CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2011

(febrero 1°)

Diario Oficial No. 47.972 de 3 de febrero de 2011

 

Superintendencia Nacional de Salud

 

CIRCULAR ÚNICA

 

Para: Sujetos Vigilados y Usuarios de la Superintendencia Nacional de Salud.
De: Superintendente Nacional de Salud.
Asunto: Adiciones, modificaciones y exclusiones de la Circular 47 de 2007 modificada por las circulares 48, 49, 50, 51, 52 de 2008; 57, 58 de 2009; 059, 060, 061 y 062 de 2010, relacionadas con la firma digital.
Fecha: 1° de febrero de 2011.

 

La Superintendencia Nacional de Salud, teniendo en cuenta que la Ley 527 de 1999, “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”, establece que la misma será aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, entendiendo por tal, la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.

Conforme a la misma ley, se define la firma digital como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizado un procedimiento matemático conocido, vinculada a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.

En relación con la firma, el artículo 7° ibídem, establece que “Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado”.

El parágrafo del artículo 28 ibídem, prevé que el uso de la firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de la firma manuscrita, si aquella incorpora los siguientes atributos:

1. Es única a la persona que la usa.

2. Es susceptible de ser verificada.

3. Está bajo el control de la persona que la usa.

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si estos son cambiados, la firma digital es invalidada.

5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

Acorde con lo anterior, la Superintendencia Nacional de Salud, teniendo en cuenta que se hace necesario implementar una mayor seguridad en la información reportada por los sujetos vigilados por esta Superintendencia, en aras de garantizar la confiabilidad y calidad de los datos, atendiendo a las características de la firma digital, a saber: (i) Identidad y capacidad de las partes que tratan entre sí sin conocerse, (ii) Integridad de la transacción, (iii) Irrefutabilidad de los compromisos adquiridos, (iv) Confidencialidad de los contenidos de los archivos, y (v) Uso de certificados digitales teniendo en cuenta que estos tienen el mismo valor probatorio y fuerza obligatoria de una firma manuscrita, se permite emitir las siguientes instrucciones a sus vigilados en lo referente al uso de la firma digital:

• A partir del reporte de información con corte a diciembre de 2010 se deben firmar cada uno de los archivos a remitir en el periodo correspondiente.

• Al efectuar el cambio anterior, se hace innecesario reportar el archivo 000 previsto en la Circular Única, por lo cual se elimina este archivo.

• Corolario de lo anterior, se deben transmitir únicamente los archivos de datos firmados con los certificados digitales exigidos en la Circular (Representante Legal, Contador, Revisor Fiscal, de acuerdo a como aplique para cada archivo a reportar).

Consecuencia de lo anterior, se efectúan los siguientes cambios en los anexos técnicos de la Circular Única:

I. ADICIONES

Modificar la Circular Externa número 047 de 2007 modificada por las circulares 48, 49, 50, 51 y 52 de 2008; 57, 58, de 2009; 59, 60, 061 y 062 de 2010 en los términos y condiciones especificadas en esta circular. Las adiciones se incorporarán a su texto al momento de su publicación así:

TÍTULO XI ANEXOS TÉCNICOS

CAPÍTULO REVISORES FISCALES

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS:

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el representante legal.

CAPÍTULO ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO

(Modificado por la Circular Externa número 057 de octubre 28 de 2009).

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal, Contador, Revisor Fiscal, excepto los archivos tipo 033, 035 y 198 que solo se firman por el Representante Legal.

CAPÍTULO ENTIDADES ADAPTADAS AL SISTEMA

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal, excepto los archivos tipo 036, 198 y 199 que solo se firman por el Representante Legal.

CAPÍTULO ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal, excepto los archivos tipo 038, 039 y 198 que sólo se firman por el Representante Legal.

CAPÍTULO SERVICIO DE AMBULANCIA PREPAGADA

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal, excepto el archivo tipo 042 que sólo se firma por el Representante Legal.

CAPÍTULO REGÍMENES DE EXCEPCIÓN Y ESPECIALES

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal, excepto los archivos tipo 054, 198 y 199 que sólo se firman por el Representante Legal.

CAPÍTULO GENERADORES DE RECURSOS

ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS A REPORTAR POR PARTE DE LAS ENTIDADES QUE EXPLOTEN, ADMINISTREN U OPEREN EL JUEGO DE LOTERÍA TRADICIONAL

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS A REPORTAR POR PARTE DE LOS CONCESIONARIOS DE APUESTAS PERMANENTES

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS A REPORTAR POR PARTE DE OPERADORES DE JUEGOS DIFERENTES A LOTERÍAS Y APUESTAS PERMANENTES

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS A REPORTAR POR PARTE DE LAS EMPRESAS TERRITORIALES PARA LA SALUD, ETESA.

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

BEBIDAS ALCOHÓLICAS

PRODUCTORES DE LICORES, VINOS, APERITIVOS Y SIMILARES

(Cuadro Modificado por Circulares Externas 052 de 2008, 057 de 2009 y 059 de 2010

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

PRODUCTORES DE CERVEZAS Y SIFONES

(Cuadro Modificado por Circular 059 de febrero 03 de 2010)

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

FONDO CUENTA IMPUESTO AL CONSUMO DE PRODUCTOS EXTRANJEROS

(Cuadro Modificado por Circular 059 de febrero 03 de 2010)

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

CAPÍTULO INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal, cuando le aplique.

IPS NATURALEZA PÚBLICA

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

CAPÍTULO ENTIDADES TERRITORIALES

SECRETARÍAS DE SALUD DEPARTAMENTAL

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

INFORMACIÓN DE RENTAS CEDIDAS - SECRETARÍAS DE HACIENDA DEPARTAMENTALES Y SECRETARÍA DE HACIENDA DISTRITAL DE BOGOTÁ

(Subtítulo modificado por la Circular Externa 062 de 2010)

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

INFORMACIÓN QUE DEBEN REPORTAR LAS SECRETARÍAS DE SALUD DEPARTAMENTALES, DIRECCIONES TERRITORIALES DE SALUD, INSTITUTOS SECCIONALES DE SALUD, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DE SALUD, FONDOS DEPARTAMENTALES DE SALUD, SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD DE BOGOTÁ

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

INFORMACIÓN QUE DEBEN REPORTAR LAS SECRETARÍAS DE SALUD MUNICIPALES

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

CAPÍTULO FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTÍA (FOSYGA)

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

CAPÍTULO COMPAÑÍAS DE SEGUROS AUTORIZADAS PARA OPERAR EL RAMO DE SOAT

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

CAPÍTULO INDUMIL

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

CAPÍTULO CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR QUE NO ADMINISTRAN RÉGIMEN SUBSIDIADO

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

CAPÍTULO MEDIDAS ESPECIALES

INTERVENCIÓN FORZOSA ADMINISTRATIVA PARA ADMINISTRAR E INTERVENCIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

INTERVENCIÓN FORZOSA ADMINISTRATIVA PARA LIQUIDAR Y LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA

ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se excluye el archivo tipo 000. Se deben firmar digitalmente todos los archivos por el Representante Legal.

TRANSITORIEDAD:

Dado el impacto que pueda generar la presentación y funcionalidad del nuevo sistema y teniendo en cuenta que el periodo a reportar, esto es, el de diciembre de 2010, es el de mayor número de vigilados y el de mayor número de archivos a transmitir, la Superintendencia Nacional de Salud prorroga el plazo fijado en la Circular Única, por una única vez, hasta el 8 de marzo de 2011, sin que dicho plazo se considere modificación del término legalmente establecido para el efecto en las próximas transmisiones.

1° de febrero de 2011.

El Superintendente Nacional de Salud,

Conrado Adolfo Gómez Vélez.