RESOLUCION 5237 DE 2008

(diciembre 2)

Diario Oficial No. 47.219 de 31 de diciembre de 2008

 

Ministerio de Defensa Nacional

 

Por la cual se establece el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional.

 

El Ministro de Defensa Nacional,

 

en uso de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 2 del Decreto 3123 de 2007, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que en el Ministerio de Defensa Nacional se aplica un procedimiento para la elaboración y trámite de correspondencia y comunicaciones oficiales, así como y sistemas para la clasificación de la documentación que debe ser actualizado y como consecuencia se hace necesario establecer un Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales que unifique el procedimiento en todas sus dependencias como son el Comando General de las Fuerzas Militares, Comandos de Fuerza, Dirección General de la Policía, Unidad de Gestión General, Dirección General Marítima, Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar;

Que el Comité de Archivo como consta en el Acta número 004/MDSGDAGAG-2.5 del 1° de diciembre de 2008, recomendó la expedición del presente Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional,

RESUELVE:

CAPITULO I

Concepto y alcance

Artículo 1°. Adopción. Establecer el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales “MACO” para el Ministerio de Defensa Nacional incluidas las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.

Artículo 2°. Alcance. El Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales “MACO” de que trata la presente resolución es de obligatorio cumplimiento para todas las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, así:

1. Comando General de las Fuerzas Militares.

2. Comando del Ejército Nacional.

3. Comando Armada Nacional.

4. Comando Fuerza Aérea Colombiana.

5. Policía Nacional.

6. Unidad de Gestión General.

7. Dirección General Marítima.

8. Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar.

Artículo 3°. Contenido. El presente manual se divide en capítulos, en los cuales se dictan normas para la elaboración de la correspondencia y comunicaciones oficiales, entre las dependencias militares y no militares, entre entidades oficiales y privadas,

CAPITULO II

Correspondencia y comunicaciones oficiales

SECCION A

Generalidades

Artículo 4°. Definiciones. Para los efectos de la presente resolución se entiende por:

1. Archivo electrónico o físico: Según la dependencia tenga un medio electrónico o no para la expedición de su correspondencia o comunicaciones oficiales el archivo puede ser:

A. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente por la dependencia del Ministerio de Defensa Nacional que corresponda, acumulados en el transcurso de la gestión. v.g. el SIGOB para la Unidad de Gestión General o el ORFEO para el Ejército Nacional, o el sistema que los modifique o sustituya.

B. Archivo físico: Es el conjunto de documentos físicos, producidos y tratados archivísticamente, por la dependencia del Ministerio de Defensa Nacional que corresponda, acumulados en el transcurso de la gestión; opera para las dependencias que no tengan un sistema electrónico para el manejo de la correspondencia o comunicaciones oficiales.

2. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones como oficios, solicitudes, radiogramas, señales, memorandos, entre otros, recibidos de otra entidad o producidos en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a las dependencias de que trata la presente resolución, independientemente del medio utilizado.

3. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las dependencias de que trata la presente resolución, a título personal, citando o no el cargo del servidor público a quien se encuentran dirigidas.

Este tipo de comunicaciones no genera ningún trámite institucional y corresponden a las comunicaciones o correspondencia privada o personal.

4. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital, v.g. e.mail o correo electrónico; es producida por una dependencia de las que trata la presente resolución o recibida por estas de otra entidad, y debe ser tratada conforme a los principios y procesos de correspondencia, comunicaciones oficiales y archivísticos.

5. Documento original: Es la fuente primaria y única de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad; de este documento se desprenden las copias o fotocopias.

6. Documento Público: Es el producido o tramitado por un servidor público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

7. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual las dependencias de que trata la presente resolución dejan constancia del recibo de las comunicaciones oficiales recibidas.

En esta radicación es obligatorio como mínimo dejar constancia de la dependencia que recibe la comunicación oficial, la fecha y hora de recibo, con el fin de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

En las dependencias de que trata la presente resolución que cuenten con un sistema electrónico que permita asignar un número consecutivo a las comunicaciones oficiales recibidas, llevarán esta radicación con estas características.

8. Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las dependencias de que trata la presente resolución, ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones oficiales producidas o elaboradas, registrando datos tales como:

Nombre de la persona y/o dependencia destinataria, Nombre o Sigla de la(s) Dependencia(s) que elabora o produce la comunicación oficial, Número y fecha de la comunicación oficial, entre otros.

9. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, v.g.:

 

SERIA/SUBSERIE DOCUMENTALCODIGO
Peticiones22
Conceptos15
Tutelas1.5

 

10. Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

11. Bloque extremo: Se llama bloque extremo en un documento cuando todas las líneas parten del margen izquierdo.

12. Bloque: Se llama solo bloque en un documento, cuando las líneas de número, fecha y asunto (si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

13. Zona 1: Espacio en un documento destinado para la impresión del membrete.

14. Zona 2: Espacio en un documento destinado para la impresión de la dirección, correo electrónico, fax y teléfono, ciudad y país, de la entidad o dependencia que expide el documento y que son menciones obligatorias, según las disposiciones legales vigentes.

15. Zona 3: Espacio en un documento destinado para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibo del documento y se ubica en el espacio superior derecho del documento.

Artículo 5°. Normas generales para las comunicaciones oficiales militares o policiales. Para la elaboración de las comunicaciones oficiales militares o policiales, se deben observar las siguientes normas:

1. Redacción sencilla, terminología clara, concreta y precisa, ceñida a las sintaxis y a la ortografía del idioma español.

2. Un solo concepto por párrafo y un solo asunto por comunicación.

3. Empleo de una sola cara de papel, excepto en asuntos de justicia, para los cuales existen disposiciones especiales.

4. Letra en las comunicaciones oficiales de color negro.

5. Empleo de papel bond color blanco para el original y copias.

6. Empleo de papel tamaño oficio 21 x 32.5 centímetros y tamaño carta 2.1 x 28 centímetros.

El papel tamaño oficio se empleará en aquellos documentos tales como órdenes del día, directivas, órdenes de operaciones, actas, etc., y oficios que justifiquen la utilización de esta clase de papel.

7. Los márgenes deben guardar los siguientes espacios:

1. Margen superior tres (3) centímetros.

2. Margen inferior dos (2) centímetros.

3. Margen derecho dos (2) centímetros.

4. Margen izquierdo cuatro (4) centímetros.

8. Las comunicaciones oficiales se elaboran en original y copia: Original para el destinatario copia para la dependencia de origen.

9. Cuando se dé respuesta o se cite un documento (oficio o mensaje) debe indicarse el número –la sigla de la Dependencia de origen– código, serie o subserie según corresponda y la fecha, ejemplo:

Refiérome a su Oficio-003241-CGFM-EMCD3… (número de la serie documental)... del 25-marzo-08. Solicito aclaración a lo dispuesto por ese Comando en Radiograma N° 002351-EMCD1… (número de la serie documental)....del 22-febrero-08.

10. Carátulas documentación clasificada: De acuerdo con el Manual de Seguridad Militar o el que haga sus veces y que se encuentre vigente en cada dependencia, se deben usar las carátulas para cubrir la documentación clasificada según el color que corresponda.

SECCION B

Elaboración de comunicaciones oficiales

Artículo 6°. Elaboración de las comunicaciones oficiales. Para elaborar las comunicaciones oficiales debe tenerse en cuenta que un oficio o comunicación escrita, contiene tres elementos principales: Encabezamiento, cuerpo y final.

1. Encabezamiento

Es la primera parte de un oficio o comunicación y está conformado por:

A. Membrete (Zona 1):

a) Es la inscripción que se emplea en las comunicaciones oficiales, en los sobres, cubiertas y carátulas de la documentación militar o policial. Consta de dos renglones escritos a tres centímetros por debajo del borde superior y centrado con relación a las márgenes izquierdo y derecho;

b. El membrete puede ser timbrado o impreso y solamente se usa en la primera hoja. En el primer caso lleva impreso, entre las dos líneas el escudo de Colombia en la papelería de la Unidad de Gestión General o el escudo del Comando General de las Fuerzas Militares, de cada una de las Fuerzas o de la Policía Nacional según el caso;

c) La impresión del membrete debe ser en el siguiente orden:

-- Para la Unidad de Gestión General:

En la primera línea: Ministerio de Defensa Nacional. En la segunda el escudo de Colombia.

-- Para las Fuerzas Militares:

En la primera línea: Fuerzas Militares de Colombia.

En la segunda línea: La identificación de la fuerza. v.g. Ejército Nacional.

En la tercera línea: El escudo

En la cuarta línea: Dependencia de origen. v.g. Ayudantía General

-- Para la Policía Nacional:

En la primera línea: Ministerio de Defensa Nacional.

En la segunda línea: Policía Nacional.

En la tercera línea: El escudo.

En la cuarta línea: Dependencia de origen;

d) La letra en el membrete timbrado debe ser ARIAL 10 en negrilla y mayúscula fija. El escudo debe ser en lo posible en blanco y negro en dimensiones de 2 cms x 2 cms.

B. Número consecutivo, sigla y/o línea de mando y Código, serie y subserie documental:

Las dependencias de que trata la presente resolución, a cada comunicación oficial le deberán asignar por medio electrónico o manual un número consecutivo antecedido de la expresión “No.”, el cual debe ser seguido de la sigla de la dependencia que emite el documento seguida de un guión y de acuerdo a su tabla de retención documental se estampa el número que le corresponda al documento en según el código, serie y subserie documental, según el caso.

El número consecutivo se escribirá de dos a tres interlíneas del margen superior.

C. Lugar y fecha:

De dos a tres espacios, se escribe el lugar (sitio geográfico) donde se encuentra la Unidad o dependencia que origina el documento, seguido de una coma se escribe o se estampa la fecha. Día en número, mes en minúscula y año en número sin separarlo con punto.

D. Datos del destinatario y lugar de destino:

Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada es decir, a un servidor público específico o a una persona natural determinada.

A partir del lugar y fecha se dejan cuatro a seis interlíneas según la extensión de la comunicación oficial.

Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas en interlineación sencilla sin sobrepasar la mitad del escrito.

Para las comunicaciones oficiales militares o policiales, puede anteponerse la letra “A” o el artículo “AL” seguida de cuatro espacios horizontales.

Los datos del destinatario y lugar de destino, se insertarán de la siguiente forma:

a) Tratamiento o título académico con mayúscula inicial y en la primera línea;

b) Nombre del destinatario en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial sin negrilla;

c) Cargo del destinatario en la tercera línea, se escribe con mayúscula inicial, si es muy extenso se puede repartir en la línea siguiente;

d) Entidad o empresa a la que pertenece el destinatario, se escribe en la línea siguiente al cargo con la denominación más ampliamente conocida. En caso de nombre completo de la empresa se escribe con mayúscula inicial;

e) Dirección o apartado del destinatario y se escribe en la línea siguiente a la entidad o empresa destinataria, dejando dos a cuatro espacios entre el número de la calle y el de la puerta y solo se usa abreviatura de número y no de las palabras calle, carrera, avenida y demás;

f) Nombre de la ciudad aún tratándose de una unidad o guarnición militar o policial, se escribe en la línea siguiente a la dirección;

g) País, si la comunicación va a dirigida al exterior se escribe el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente dependiendo de la extensión de los datos.

E. Asunto:

Es la síntesis del tema de la comunicación oficial, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

El asunto se escribe contra el margen izquierdo si se usa el estilo bloque extremo, si se escribe en estilo bloque el asunto se escribe en la parte del centro del escrito hacia la derecha, alineando con el número y la fecha.

Se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay.

MODELO 1 ENCABEZAMIENTO BLOQUE EXTREMO:

 

REPUBLICA DE COLOMBIA

No. MDNSGDA-22

Bogotá, D. C., 27 de marzo de 2008

Doctor

LUIS PEREZ JARAMILLO

Gerente General

Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía

Calle 24 N° 25-30

Bucaramanga

Asunto: Solicitud información subsidio

 

MODELO 2 ENCABEZAMIENTO BLOQUE:

 

REPUBLICA DE COLOMBIA

No. MDNSGDA-22

Bogotá, D. C., 27 de marzo de 2008

Doctor

LUIS PEREZ JARAMILLO

Gerente General

Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía

Calle 24 N° 25-30

Bucaramanga

Asunto: Solicitud información subsidio

 

2. Cuerpo o texto:

El cuerpo o texto es la parte principal del documento en el que, se expone completamente el asunto o el terna por tratar.

El cuerpo o texto puede estar precedido del saludo o vocativo que es opcional. En caso de usarse el saludo debe ser escrito a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay asunto o a dos cuando lo hay.

Para elaborar el cuerpo o texto del documento se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos:

A. Se debe escribir a una interlínea o espacio entre renglones y a dos entre párrafos.

B. Debe iniciar a cuatro o seis interlíneas o espacios de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludo y a tres interlíneas o espacios del asunto o saludo si los hay.

C. El texto debe ser redactado en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.

D. En lo posible debe tratarse un solo terna por documento y es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación y no debe tener borrones, ni repisados.

E. Si la comunicación oficial tiene más de una hoja o página deben seguir las siguientes reglas:

a) Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso solo el membrete;

b) La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas;

c) El encabezado de la segunda hoja o página en adelante se ubica entre 2 y 3 centímetros del borde superior de la hoja;

d) El encabezado de la segunda hoja o página en adelante, puede contener el nombre del destinatario o el número o referencia de la comunicación en el margen izquierdo y el número de la página en el margen derecho;

e) El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos (2) a cuatro (4) interlíneas o espacios del encabezado;

f) La última página debe contener como mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida;

g) En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo se dejan mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.

3. Final:

El final en una comunicación oficial comprende la despedida, los datos del remitente y si se requiere líneas especiales para anexo, copias y transcriptores. Eventualmente línea de mando, cuando se requiera.

 

A. Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas o espacios del texto, tanto en estilo de bloque extremo como estilo de bloque. Puede ser breve v.g. Atentamente, Cordialmente; o con frase de cortesía, v.g. Agradecemos su gentil colaboración, respetuosamente, etc.

B. Remitente: Corresponde al espacio de la comunicación oficial para incluir la firma, y datos del remitente.

El nombre del remitente se sitúa de cuatro a seis interlíneas o espacios de la despedida y se escribe en mayúscula sostenida, o con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial, sin centrar.

Si se utiliza estilo bloque extremo, estas líneas parten del margen izquierdo, en estilo bloque del centro del escrito hacia la derecha.

El funcionario responsable debe firmar encima del nombre.

C. Líneas especiales: Después del remitente pueden incluirse unas líneas adicionales, para dejar constancia de anexos, copias o identificación del transcriptor.

a) Anexo o anexos: Si se requieren, se detallan al final de la carta, a dos interlíneas o espacios del firmante y se anota la palabra Anexo o Anexos seguida de dos puntos (:) y a dos espacios se enuncia la cantidad;

b) Copia: A dos renglones o interlíneas del firmante o de la línea de anexos si la hay, contra el margen izquierdo se escribe la palabra copia si se requiera seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios indicando nombre cargo y empresa, se utiliza interlineación sencilla;

c) Identificación del transcriptor: A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial de la persona responsable de elaborar y revisar la comunicación. Se recomienda emplear letra más pequeña.

4. Aspectos generales

Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artículo, en la elaboración de las comunicaciones oficiales se tendrán en cuenta los siguientes aspectos generales:

A. Las palabras escritas con mayúscula sostenida no se dividen.

B. Es recomendable tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida.

C. Se debe utilizar mayúscula sostenida para resaltar algún dato sin exagerar su uso.

D. Se deben escribir con mayúscula inicial los nombres propios de las personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Los nombres genéricos (Sustantivos comunes como banco etc.) no se distinguen con mayúscula.

E. Para transcripción de un texto se deja una sangría de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a la derecha.

La transcripción del texto que se haga debe iniciar con comillas y finalizar con comillas. Se pueden incluir puntos suspensivos dentro del texto transcrito que indica que la existencia del texto en ese aparte no es necesario transcribirlo.

F. En las comunicaciones oficiales es incorrecto usar abreviaturas, y por tanto deben escribirse las palabras completas a excepción de las que forman parte del nombre o razón social de una empresa que las tenga registradas, como Cía, Ltda., etc.

G. Si en una comunicación oficial se requiere que vaya un visto bueno, el mismo se ubica contra el margen izquierdo de cuatro a seis interlíneas del firmante con la abreviatura Vo. Bo., seguida del nombre y cargo del funcionario que debe dar el visto bueno.

H. La comunicación oficial si se va a guardar en sobre rectangular se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente 3 o 4 cms arriba de la mitad se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo dejando una pestaña de un centímetro después se hace el último dobles, y se inserta en el sobre en sentido tal que quede en posición de lectura.

I. Si la comunicación oficial requiere sobre el mismo debe ir debidamente marcado. Línea de mandato:

Puede emplearse cuando el Comandante o Jefe delega su autoridad o cuando transitoriamente y en forma expresa autoriza la expedición de la comunicación oficial.

En la línea de mando se indica la autoridad de la cual emana la comunicación oficial y en cuyo nombre se firma, se escribe en mayúsculas, entres líneas iniciando en el margen izquierdo y a cuatro espacios verticales sencillos de la última línea del cuerpo, así:

1. Por delegación de autoridad:

POR ORDEN DEL

CONTRALMIRANTE ALBERTO NAVARRO PINTO

COMANDANTE ARMADA NACIONAL

Capitán de Navío FELIPE PLATA ROJAS

Jefe de Operaciones Navales

2. Por ausencia transitoria:

POR AUSENCIA DEL

CORONEL ERNESTO DIAZ NARVAEZ

COMANDANTE SEXTA BRIGADA

Coronel LUIS PEREZ PINTO

Jefe Estado Mayor

MODELO COMUNICACION OFICIAL CON ENCABEZAMIENTO, CUERPO, FINAL Y LINEAS OPCIONALES:

REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

No. MDNSGDA-22

Bogotá, D. C., 27 de marzo de 2008

Doctor

LUIS PEREZ JARAMILLO

Gerente General

Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía

Calle 24 N° 25-30

Bucaramanga

Asunto: Solicitud información subsidio

Respetado Doctor

Me permito solicitar se remita a esta oficina el listado de los servidores públicos que han obtenido subsidio por parte de esa entidad durante la vigencia 2007.

Cordial saludo,

ROCIO JARAMILLO LOPEZ

Coordinadora Prestaciones Sociales

Anexo: Listado servidores públicos

Copia: Doctora María Stella Durán

Directora administrativa

Elaboró: Karina Gutiérrez

“Eficacia y Eficiencia con Transparencia”

Avenida El Dorado CAN Carrera 54 N° 26-25

PBX 3150111

www.mindefensa.gov.co

 

CAPITULO III

Comunicaciones oficiales con entidades o dependencias que no correspondana las Fuerzas Militares o Policía Nacional

Artículo 7°. Elaboración de las comunicaciones oficiales con destino a entidades o dependencias que no correspondan a las Fuerzas Militares o la Policía Nacional. Para la elaboración de comunicaciones oficiales con destino a entidades o dependencias que no correspondan a las Fuerzas Militares o la Policía Nacional, deben observarse las siguientes reglas:

1. Las mismas normas generales establecidas para las comunicaciones oficiales entre entidades o dependencias militares o policiales, dispuestas en esta resolución.

2. El encabezamiento debe seguir las mismas reglas dispuestas para las comunicaciones oficiales en la presente resolución.

3. En el aparte correspondiente al destinatario no puede usarse la expresión Al o A.

4. Debe emplearse el saludo de cortesía que corresponda para el cuerpo diplomático, autoridades eclesiásticas o entidades civiles, tal como lo indica el Reglamento del protocolo.

A. MODELOS DE SALUDO O LINEA DE CORTESIA:

Tengo el honor de comunicarle a Ud. que...

Tengo el honor de informar a Ud. que...

Tengo el gusto de participar (comunicar) a Ud. que...

Tengo el gusto de remitir a Ud...

Tengo el gusto de avisar a Ud. que...

Con gusto le incluyo a Ud....

Siento manifestarle que...

Siento mucho tener que informar a Ud. que...

5. Debe emplearse el nombre y cargo que desempeña el destinatario.

6. En esta clase de comunicaciones oficiales tanto para iniciar el cuerpo del oficio como para terminarlo deben emplearse frases de cortesía.

A. MODELOS FRASES DE CORTESIA EN EL CUERPO DEL OFICIO O COMUNICACION OFICIAL:

a) ACUSANDO RECIBO:

Tengo el gusto de acusar recibo de su atenta nota (carta u oficio) del 15 de…

He recibido su estimada carta (oficio o nota) del 17 del presente mes (mes pasado)

Le agradezco su estimable carta del…

En atención a su comunicación de…

En respuesta a su amable carta (nota)...

En contestación a su amable carta del...

Le doy gracias por su estimada carta del...

Quedo muy agradecido por su carta de ...

Con referencia a su carta del día...

b) PIDIENDO RESPUESTA

Esperando saber de Ud...

Esperando que Ud. me haga el favor de su inmediata contestación.

Esperando su respuesta...

Mucho le agradecemos nos conteste antes del día...

Sírvase contestar tan pronto como sea posible...

Le ruego a Ud. una contestación inmediata.

c) FORMULAS PARA TERMINAR UN OFICIO O COMUNICACION OFICIAL:

De Ud. Afectísimo...

Su afmo. S.S.

Quedo a Ud. afectuosamente...

Quedamos a Uds. Afmos, Ss.Ss.

Su leal amigo...

Seguro servidor...

Con la seguridad de mi más alta consideración y aprecio…

Sírvase Ud. aceptar mi más respetuosos saludos...

Permítame ofrecerle mis más sinceros parabienes.

CAPITULO IV

Comunicaciones oficiales internas Memorandos, mensajes electrónicos, radiogramas o señales

Artículo 8°. Comunicaciones oficiales internas. Las comunicaciones oficiales internas entre oficinas o funcionarios de la misma dependencia, esto es dentro de la Unidad de Gestión General, dentro del Comando General de las Fuerzas Militares, dentro de cada uno de los Comandos de Fuerza o Policía Nacional, puede elaborarse en uno de los siguientes medios, entre otros:

1. Radiogramas, Señales, Navagramas o similares.

2. Memorandos.

Artículo 9°. Radiogramas, señales, navagramas o similares. La elaboración de radiogramas, señales, navagramas o comunicaciones similares, deberá seguir las siguientes reglas generales:

1. Los radiogramas, señales navagramas o similares, son documentos que contienen comunicaciones muy breves y se utilizan para mensajes entre las Fuerzas, Comando General y Unidad de Gestión General (se exceptúan los mensajes recibidos por télex).

2. Pueden tramitarse por medios alámbricos, radiotelegráficos, radiotelefónicos o cualquier otro medio de transmisión.

3. Los medios eléctricos o electrónicos sólo deben emplearse cuando el contenido de los mensajes requiere ser conocido con prontitud por el destinatario y/o existe una distancia considerable entre la estación transmisora y la receptora.

4. Para obtener brevedad en los mensajes se debe expresar el asunto en forma exacta eliminando toda palabra innecesaria y empleando dentro lo posible las abreviaturas reglamentarias. En síntesis debe ser lo más corto posible pero claro.

5. En los mensajes las frases y oraciones que expresan una idea completa se separan con una X. Solamente se usarán signos ortográficos cuando la claridad del mensaje así lo requiera.

6. Las cifras se escriben en letras y no en números. Los signos de pesas, medidas y monedas se escriben en letras.

7. En los mensajes no se deben emplear los términos Sí - No - Hoy - Mañana - Ayer. Para evitar confusión o dudas, debe anotarse la fecha indicando Día-Mes-Año. Ejemplo: 25ENERO-87.

Asimismo, sinónimos de Sí y No.

8. En la elaboración del radiograma, señal, navagrama o similar debe tenerse en cuenta: A. El texto debe ir en mayúsculas.

B. Espacio para seguridad y procedencia.

C. Espacio para registro de la oficina respectiva.

D. Espacio para el centro de mensajes: medio de transmisión, Número de identificación, grupo de palabras, operador, estaciones, etc.

E. La palabra DE: debe seguirse con las siglas o nombres del comandante o entidad que origina el mensaje.

F. La palabra PARA: se sigue con las siglas o abreviaturas del comando, dependencia o entidad a la cual va dirigido.

G. Clasificación de seguridad, de acuerdo con el Manual de Contrainteligencia.

H. Los mensajes que se envían por medios eléctricos o electrónicos con clasificación de seguridad, se transmiten en claves o mensajes cifrados.

I. La procedencia del mensaje la determina el originador y debe emplear las siguientes letras:

N - Mensajes que pueden trasmitirlos dentro las 24 horas siguientes.

R - Mensajes de rutina sin ninguna procedencia.

P - Mensajes que deben ser transmitidos o entregados con prioridad sobre otros de más baja procedencia (Es la más alta procedencia para asuntos administrativos).

OP - Prioridad de operación u operación inmediata. Se transmiten o se entregan con prioridad sobre los demás, se refieren a movimientos de unidades a flote, movimientos de tropa dentro de las siguientes veinticuatro horas.

U - Urgente. Es la más alta prioridad para asuntos operacionales que no entrañen operaciones de guerra o combate.

OC - Contacto con el enemigo.

Artículo 10. Memorando. Es una comunicación oficial escrita de carácter interno en cada una de las dependencias a que se refiere la presente resolución, esto es entre otros dentro de la Unidad de Gestión General, dentro del Comando General de las Fuerzas Militares, dentro de cada uno de los Comandos de Fuerza, o dentro de la Policía Nacional entre otros, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las oficinas o servidores públicos de la misma dependencia.

Artículo 11. Reglas generales para la elaboración de un memorando. Para la elaboración de un memorando deben seguirse las siguientes reglas:

1. Puede elaborarse en los cualquiera de los siguientes estilos:

A. Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.

B. Bloque: Las líneas de número, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

2. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo.

3. Los márgenes de un memorando serán:

Superior: 3 cm

Inferior: 2 cm

Lateral izquierdo: 4 cm

Lateral derecho: 2 cm.

4. Se elaborarán en original y máximo dos copias de acuerdo a las necesidades.

Artículo 12. Partes de un memorando. Las partes de un memorando son encabezamiento, cuerpo y final.

1. Encabezamiento

Es la primera parte de un memorando y está conformado por:

A. Membrete (Zona 1):

a) Es la inscripción que se emplea en memorandos, consta de dos renglones escritos entre tres (3) y cuatro (4) centímetros por debajo del borde superior, sus medidas son de catorce (14) centímetros y centrado con relación a las márgenes izquierdo y derecho;

b) El membrete puede ser timbrado o impreso y solamente se usa en la primera hoja. En el primer caso lleva impreso, entre las dos líneas entre otros el escudo de Colombia en la papelería de la Unidad de Gestión General o el escudo del Comando General de las Fuerzas Militares o cada una de las Fuerzas o de la Policía Nacional según el caso;

c) La letra en el membrete timbrado debe ser ARIAL 10 en negrilla y mayúscula fija. El escudo debe ser en lo posible en blanco y negro en dimensiones de 2 cms x 2 cms.

B. Espacio para recibido (Zona 2)

Como en las comunicaciones oficiales de que trata la presente resolución, en el memorando debe dejarse el espacio superior derecho en blanco, con el fin de que el destinario estampe la constancia y fecha de recibido del documento.

C. Número consecutivo, sigla o Línea de Mando y serie y subserie documental:

Las dependencias de que trata la presente resolución, a cada memorando le deberán asignar por medio electrónico o manual un número consecutivo.

El número consecutivo puede ser antecedido de la Línea de Mando o sigla de la dependencia y el código, y se escribe a dos o tres interlíneas de la palabra MEMORANDO.

Ejemplo: 123, o

MDN-123

D. Lugar y fecha:

De dos a tres interlíneas del número (o referencia), se escribe el lugar (sitio geográfico) donde se encuentra la Unidad o dependencia que origina el documento, seguido de una coma se escribe o se estampa la fecha. Día en número, mes en minúscula y año en número sin separarlo con punto.

E. Datos del destinatario del remitente, y asunto:

a) A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición “PARA” en mayúscula sostenida seguido de dos puntos (:), al frente a seis espacios se anotan los datos del destinatario como mayúscula inicial;

b) A dos interlíneas de la palabra “PARA” se ubica la preposición “DE” en mayúscula sostenida, seguido de dos puntos (:), al frente a ocho espacios se anotan los datos del remitente con mayúscula inicial;

c) A dos interlíneas de la palabra “DE” se ubica el vocablo “ASUNTO” en mayúscula sostenida, seguido de dos puntos (:), al frente a dos espacios se anotan la síntesis del contenido del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial;

d) Los datos del destinatario y remitente pueden ser incluidos así:

-- Tratamiento, nombre y cargo del destinatario y nombre y cargo del remitente, este último separado por coma:

Para: Doctor Pedro Suárez, Director Asuntos Legales

De: Juana Martínez, Coordinadora Grupo Procesos

Asunto: Solicitud listado procesos

-- Tratamiento, nombre y cargo del destinatario este último separado por coma, y cargo del remitente:

Para: Doctor Pedro Suárez, Director Asuntos Legales

De: Coordinadora Grupo Procesos

Asunto: Solicitud listado procesos

-- Cargo y dependencia o cargo del destinatario y del remitente:

Para: Director Asuntos Legales

De: Coordinadora Grupo Procesos

Asunto: Solicitud listado procesos;

e) La firma del remitente se coloca al final del texto, sobre su nombre y cargo escritos con mayúscula inicial;

f) En los datos del encabezamiento se puede hacer uso de abreviaturas cuando un renglón es insuficiente.

 

MODELO 1 ENCABEZAMIENTO DEL MEMORANDO BLOQUE EXTREMO:

REPUBLICA DE COLOMBIA

MEMORANDO

MDSGDA-123

Bogotá, D. C., 27 de marzo de 2008

Para: Doctor Pedro Suárez, Director Asuntos Legales

De: Juana Martínez, Coordinadora Grupo Procesos

Asunto: Solicitud listado procesos

 

MODELO 2 ENCABEZAMIENTO BLOQUE:

REPUBLICA DE COLOMBIA

MEMORANDO

MDSGDA-123

Bogotá, D. C., 27 de marzo de 2008

Para: Doctor Pedro Suárez, Director Asuntos Legales

De: Juana Martínez, Coordinadora Grupo Procesos

Asunto: Solicitud listado procesos

 

2. Cuerpo o texto:

A. El cuerpo o texto es la parte principal del memorando en el que se expone completamente el asunto o el tema por tratar.

B. Se inicia de tres a cuatro interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo.

C. Se deja una interlínea entre renglones y dos entre párrafos.

D. Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. Se expresa en primera persona del singular o del plural.

E. En lo posible debe tratarse un tema por memorando.

F. Debe utilizarse tratamiento de Usted.

G. Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni puntuación y no debe tener borrones, ni repisados.

H. Si el memorando tiene más de una hoja o página deben seguir las siguientes reglas:

a) Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso solo el membrete;

b) La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas;

c) El encabezado de la segunda hoja o página en adelante se ubica entre 2 y 3 centímetros del borde superior de la hoja;

d) El encabezado de la segunda hoja o página en adelante, puede contener el nombre del destinatario o el número o referencia de la comunicación en el margen izquierdo y el número de la página en el margen derecho;

e) El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos (2) a tres (3) cms del borde superior o a dos (2) interlíneas del membrete;

f) La última página debe contener como mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida;

g) En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo se dejan mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.

3. Final:

El final en un memorando comprende la despedida, los datos del remitente y si se requiere líneas especiales para anexo, copias y transcriptores. Eventualmente línea de mando.

A. Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas o espacios del texto, al lado izquierdo, tanto en estilo de bloque extremo como estilo de bloque. Puede ser breve v.g. Atentamente, Cordialmente; o con frase de cortesía, v.g. Agradecemos su gentil colaboración, y termina en punto.

B. Remitente: Corresponde al espacio de la comunicación oficial para incluir la firma, y datos del remitente.

El nombre del remitente se sitúa de cuatro a seis interlíneas o espacios de la despedida y se escribe con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial, sin centrar.

Si se utiliza estilo bloque extremo, estas líneas parten del margen izquierdo, en estilo bloque del centro del escrito hacia la derecha.

El funcionario responsable debe firmar encima del nombre.

C. Líneas especiales: Después del remitente pueden incluirse unas líneas adicionales, para dejar constancia de anexos, copias o identificación del transcriptor.

a) Anexo o anexos: Si se requieren, se detallan al final de la carta, a dos interlíneas o espacios del firmante y se anota la palabra Anexo o Anexos seguida de dos puntos (:) y a dos espacios se enuncia la cantidad;

b) Copia: A dos renglones o interlíneas del firmante o de la línea de anexos si la hay, contra el margen izquierdo se escribe la palabra copia si se requiera seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios indicando nombre cargo y entidad o empresa, se utiliza interlineación sencilla;

c) Identificación del transcriptor: A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial de la persona responsable de elaborar y revisar la comunicación. Se recomienda emplear letra más pequeña.

MODELO MEMORANDO CON ENCABEZAMIENTO, CUERPO Y FINAL

REPUBLICA DE COLOMBIA

MEMORANDO

MDNSGDA-123

Bogotá, D. C., 27 de marzo de 2008

Para: Doctor Pedro Suárez, Director Asuntos Legales

De: Juana Martínez, Coordinadora Grupo Procesos

Asunto: Solicitud listado procesos

Con el fin de actualizar los datos de los procesos que se adelantan en esta Coordinación me permito solicitar se remita el listado de los procesos que se registran en esa Dirección como vigentes.

Cordialmente

Juana Martínez

Coordinadora Grupo Procesos

CAPITULO V

Trámite de las comunicaciones oficiales

Artículo 13. Generalidades del trámite de las comunicaciones oficiales. En el trámite de la correspondencia y comunicaciones oficiales se tendrán en cuenta las siguientes generalidades:

1. Trámite de las comunicaciones oficiales, es el proceso que sigue un documento o comunicación oficial a través de las dependencias responsables de su gestión (numeración, registro, distribución y orden de acción respectiva).

2. Para efectos de trámite, las comunicaciones oficiales se dividen en comunicación recibida y comunicación producida o salida.

Tanto la primera como la segunda puede ser interna o externa, según proceda de entidades superiores o subalternos directos del mismo comando ubicadas en la misma instalación o localidad, o de comandos o entidades diferentes o del mismo comando pero ubicadas en distinta localidad.

Artículo 14. Comunicación oficial recibida. En el trámite de las comunicaciones oficiales recibidas se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

1. Las comunicaciones oficiales recibidas generalmente deben sujetarse al siguiente proceso:

A. Selección

B. Apertura

C. Registro

D. Distribución

E. Control.

2. Selección: Consiste en separar la correspondencia que debe abrirse, es decir las comunicaciones oficiales, de la que debe entregarse sin abrir o sea la dirigida a título personal o con clasificación de seguridad.

Cuando un documento llega con nombre propio se entrega al destinatario, y si al abrirlo resulta ser una comunicación oficial, debe devolverse para su registro.

La documentación con clasificación de seguridad se registra pero no se abre. Sigue las normas del Manual de Contrainteligencia.

3. Apertura: Es el hecho de abrir los sobres y efectuar una nueva selección a fin de separar la correspondencia que tiene clasificación de precedencia, de la que tiene clasificación de seguridad y la de rutina, y comprobar a la vez existencia de anexos y elementos adjuntos enunciados en cada momento. En caso de faltar algún documento relacionado se recibe, se deja constancia del faltante y se da inmediato aviso al jefe de la dependencia, quien debe tomar la acción correspondiente.

A. La documentación con clasificación de precedencia debe pasar a registro antes que la rutina, dándole prelación a todo el trámite.

B. La documentación con clasificación de seguridad pasa a la persona encargada de su trámite (oficial de custodia), quien para el efecto se rige por el Manual de Contrainteligencia.

C. La documentación rutinaria continúa su trámite normal.

4. Registro: Incluye dos acciones:

A. Estampar sobre el documento el sello de registro y distribución.

MODELO DE REGISTRO DE COMUNICACION OFICIAL RECIBIDA

 

B. Hacer las anotaciones correspondientes en el libro, legajo de registro de comunicaciones oficiales recibidas o en el sistema.

MODELO DE REGISTRO DIARIO DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

(MEMBRETE CORRESPONDIENTE)

FECHA____________________

REGISTRO DIARIO DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

 

N° de la comunicación oficialSigla o línea de mando dependencia originadoraClasificación decimal código serie y subserieAsuntoDestinatarioFirma
      

 

5. Distribución y control: La distribución según la dependencia tendrá el siguiente trámite:

A. Las comunicaciones oficiales deben ser recibidas en las áreas de gestión documental o dependencias que hagan sus veces, y una vez que haya cumplido los pasos anteriores de selección, apertura y registro se procede a la distribución.

B. Para las dependencias militares el área de gestión documental o la que haga sus veces la remitirá al despacho del Ayudante General y para las demás dependencias se remitirá a las oficinas responsables del trámite del documento.

C. El ayudante o el responsable de la Oficina que reciba el documento, hará una nueva selección con el objeto de separar:

a) La documentación que por su trascendencia requiere ser conocida por el superior;

b) La que por su propia importancia no requiere llegar a conocimiento de aquel en forma directa, y debe ser remitida para trámite a un grupo interno de trabajo o a una dependencia subalterna y así sucesivamente.

Cuando exista sistema en la dependencia, las comunicaciones oficiales deben ser distribuidas por el sistema.

D. La distribución física consiste en hacer registro en el libro de Entrega de Comunicaciones Oficiales y llevar el documento a la dependencia que debe ejecutar la acción y obtener la firma, hora y fecha de recibo.

E. Apoyos: Los apoyos constituyen la forma de tramitar por escrito en forma rápida una comunicación oficial interna utilizando el mismo documento o en una hoja anexa y se utilizará en las dependencias que tengan previsto este procedimiento. Los apoyos se emplean para trámite de comunicaciones oficiales internas de un comando a otro y para tramitar solicitudes de carácter personal, que normalmente tienen una leyenda invariable.

MODELO PARA APOYO Y TRAMITE DE SOLICITUDES DE PERSONAL

COMANDO BATALLON DE INGENIEROS N° 3 “CODAZZI”.

Bogotá,

No.______________ BR3-BICOD-S1-008

APOYADA : SI.

OBSERVACIONES: Pase con apoyo al señor Brigadier General Comandante de la Tercera Brigada, que hace el señor Sargento Primero JOSE VICENTE SUAREZ ROJAS, por considerar justos los motivos expuestos.

Teniente Coronel JOSE JOAQUIN MORENO CRUZ

Comandante del Batallón de Ingenieros “Codazzi”

Una comunicación oficial interna que contenga una solicitud o informe que vaya dirigida al señor Ministro de Defensa Nacional cuyo peticionario lo origina en la unidad fundamental, el Comandante de esta lo recibe y dirige el Pase al comandante de la unidad táctica y así sucesivamente, unidad operativa, fuerza, Comando General Fuerzas Militares, Ministerio de Defensa Nacional.

Artículo 15. Comunicación oficial enviada o producida. En el trámite de las comunicaciones oficiales producidas o enviadas, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

1. Está sujeta al siguiente proceso: Registro, despacho y archivo.

2. Registro: Incluye tres acciones:

A. Estampar en el documento y la copia el número de registro (consecutivo) y fecha, o elaborarlo dentro del sistema si se posee.

B. Hacer las anotaciones correspondientes en el libro o legajo de registro de correspondencia producida, o en el sistema según el caso.

MODELO DE REGISTRO DIARIO DE COMUNICACION OFICIAL ENVIADA

O PRODUCIDA

(MEMBRETE CORRESPONDIENTE)

FECHA __________________

REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA SALIDA

 

N° de la comunicación oficialSigla y/o línea de mando dependencia originadoraClasificación decimal serie, subserie y códigoAsuntoDestinatarioFirma
      

 

 

C. La oficina de origen elabora los sobres, que los documentos requieran, comprobando que se incluyan los documentos adicionales respectivos que cita la relación de Anexos del documento.

D. Despacho: Incluye tres acciones:

a) Selección de la comunicación oficial de acuerdo con el medio de envío (correo aéreo, correo ordinario, mensajeros, etc.) y anotaciones respectivas en el Libro o Legajo de Entrega de Correspondencia o Planilla de Correo, según el caso.

MODELO DE PLANILLA DE ENTREGA DE COMUNICACIONES OFICIALES

ENTREGA DE COMUNICACIONES OFICIALES

 

N° OficioClasificaciónProcedenciaDestinoRecibi NombreFirmasFechaHora
        
        
        
        
        
        
        
        

 

MODELO DE PLANILLA PARA LA DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA POR CORREO

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL

Fecha: ___________________________ Planilla N° _____________________

Correspondencia despachada por correo: ______________________ Aéreo

Ordinario

Mensajero

Estafeta

Certificado

 

N° de OrdenN° de RegistroDestinatarioLugarGramosValor
      

 

b) Distribución de la copia del oficio y antecedentes a la oficina que originó el oficio;

c) Archivo de la copia del oficio con todos sus antecedentes.

Artículo 16. Trámite de las comunicaciones oficiales con clasificación de seguridad. De acuerdo con las normas que sobre el particular establece el Manual de Contrainteligencia.

Artículo 17. Sobres. La oficina de origen elabora los sobres que las comunicaciones oficiales requieran con los parámetros establecidos como remitente, número de comunicación serie, subserie y código, siglas o línea de mando y los datos completos del destinatario, comprobando que se incluyan los documentos relacionados en el anexo.

Artículo 18. Partes del sobre. El sobre tiene las siguientes partes:

1. Membrete: Se hace en la llamada Zona 1 que es el espacio destinado para el nombre de la dependencia. Ocupa los dos primeros tercios, desde el borde izquierdo del sobre y entre 3 y 4 cm verticales desde el borde superior.

Se escribe la sigla o línea de mando de la dependencia que origina la comunicación.

2. Remitente: Se hace en la llamada zona 2 inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a la dependencia que origina el documento, debe registrarse además cargo o título, dirección, teléfono y ciudad. Ocupa entre 1.5 cm y 2 cm, desde el borde inferior del sobre y horizontalmente puede abarcar todo el ancho.

3. Destinatario: nombre de la persona, entidad o institución a quien va dirigido el contenido del sobre, debe registrarse además cargo o título, dirección, teléfono y ciudad y se hace en la parte central del sobre.

4. Espacio libre para el correo: Es la llamada Zona 3 y se ubica en el espacio superior derecho que se deja libre para el uso de correo.

Artículo 19. Tipos de sobre. Los siguientes son los tipos de sobre según su uso:

1. El sobre de acuerdo con su aplicación institucional se clasifica en:

A. Sobre oficio (con ventanilla o sin ventanilla)

B. Sobre para tarjeta

C. Sobre de manila.

2. De acuerdo con su destino las oficinas productoras indicarán el servicio según sea, así:

A. Local

B. Nacional

C. Internacional.

MODELO DE SOBRE DILIGENCIADO

 

CAPITULO VI

Sellos

SECCION A

Generalidades

Artículo 20. Definición. Sello es el elemento empleado para satisfacer las exigencias de clasificación de seguridad y precedencia.

Artículo 21. Empleo y especificación. El uso de sellos cuando así esté ordenado, se debe ceñir a los siguientes aspectos:

1. Emplearse tinta de color negro en las almohadillas para los sellos en general.

2. Para sellos de clasificación de seguridad debe emplearse tinta de color rojo o de acuerdo a lo establecido en los manuales de contrainteligencia.

SECCION B

Denominación y uso

Artículo 22. Denominación y uso. En las comunicaciones oficiales militares se usan los siguientes sellos:

1. SELLOS DE CLASIFICACION DE SEGURIDAD: Se usan para imprimir en los documentos la clasificación de seguridad que les corresponda de acuerdo con su contenido y de conformidad con el Manual de Contrainteligencia.

Se estampa en color rojo o en el color dispuesto en los respectivos manuales de contrainteligencia centrado en las márgenes superior e inferior de cada una de las hojas, y en los sobres, así:

 

2. SELLOS DE PRECEDENCIA

Se emplea para imprimir en forma resaltante, la prioridad de tramitación de las comunicaciones oficiales de acuerdo con el contenido de estas.

Esta clase de sellos se usa solo para precedencia de operaciones inmediatas o urgentes.

Se estampa a la altura y lado izquierdo del membrete, en los sobres y comunicaciones oficiales que lo requieran.

 

Artículo 23. Definición. Acta es una comunicación oficial en la cual se deja constancia y se hace una relación de lo tratado en una reunión, los aspectos revisados en una visita de inspección, así como de la entrega de un cargo o elementos.

Artículo 24. Elaboración. Las actas deben ser elaboradas conforme a las siguientes reglas:

1. En tamaño oficio.

2. Son partes generales del acta:

A. Encabezado: el mismo utilizado para la elaboración de las comunicaciones oficiales.

B. Denominación del documento y número: después del título a tres (3) interlíneas se ubica la palabra ACTA en mayúscula sostenida centrada y a continuación el número que le corresponda.

 

C. Ciudad y Fecha: contra el margen izquierdo a tres (3) interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota, ciudad donde se realiza la reunión y la fecha completa (día, mes, año) separados con coma (,).

D. Hora: Contra el margen izquierdo de 1.5 a 2 interlíneas de la fecha, se digita la palabra HORA en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la hora de inicio y de finalización de la reunión.

E. Lugar: Contra el margen izquierdo de 1.5 a 2 interlíneas de la hora, se anota la palabra LUGAR en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión.

F. Asistentes: Contra el margen izquierdo de 1.5 a 2 interlíneas se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión.

G. Invitados: A continuación de la lista de asistentes, de 1.5 a 2 interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben en mayúscula inicial a interlineación sencilla.

H. Orden del día: Contra el margen izquierdo, a tres (3) interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA seguida de dos puntos (:). De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.

I. Desarrollo: Contra el margen izquierdo a tres (3) interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida, se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo y con escritura en negrilla si se desea resaltar.

A dos (2) interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones, y doble entre párrafos.

J. Firmas, nombres y cargos: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro (4) a seis (6) renglones a partir de la última línea del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

3. Toda acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intranscendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones adoptadas. Las discrepancias se consignarán por solicitud expresa.

4. Se escribe el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario registrar el nombre de quienes se adhieren a ella.

5. Cuando hay lugar a votación, se registra el número de votos a favor, en contra o en blanco.

6. Para las páginas subsiguientes, se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.

7. El encabezado se sitúa entre 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión y año. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe número de la página, sin precederlo del símbolo número (#) ni la abreviatura (No.).

8. Para las dependencias militares:

A. Las actas de entrega de cargo se regirán por la forma indicada o si alguno de los apartes contemplados en el formato no contiene asuntos por relacionar, se escribirá el título y se colocará la palabra Omitido.

B. Cuando se trata de la entrega de una unidad, departamento de estado mayor, plana mayor u otras organizaciones, se elaborará un Anexo demarcado con letras mayúsculas (“A”, “B”, “C”) para cada una de las dependencias subordinadas y si estas tienen subdivisiones, para cada una se empleará un apéndice demarcado con número arábigo.

C. Reunidos todos los anexos, se elaborará un acta general de acuerdo con lo indicado en la que se relacionará cada una de las dependencias subordinadas, indicando el Anexo que la contempla.

D. El acta será firmada por quien entrega y por quien recibe y llevará el visto bueno de la autoridad inmediatamente superior y la del interventor cuando sea el caso.

E. Los anexos y los apéndices serán firmados únicamente por el responsable de la dependencia.

F. Tal como se ha indicado en toda acta debe indicarse el encabezamiento, el número que corresponde a cada copia y el número total de copias en que fue elaborada el acta y al final la distribución que se le dio, dejando constancia de la entrega. La máxima autoridad que figura en el acta, no firmará esta, hasta cuando esté totalmente organizada, para facilitar la confrontación exacta de lo allí relacionado haciéndose responsable con su firma de que todos los detalles formales se hayan cumplido.

G. Antes de pasar un acta para la última firma o sea de la autoridad que da el visto bueno, debe estar debidamente organizada en sentido que estén legajados en forma separada los originales y cada una de las copias en que fue elaborada.

MODELO PARA ACTA DE ENTREGA EN DEPENDENCIAS MILITARES MEMBRETE

ACTA No.

REGISTRADA AL FOLIO_______

COPIA No._______ DE______ COPIAS

LUGAR Y FECHA:

INTERVIENEN:

ASUNTO:

I. FUNDAMENTO LEGAL

II. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

III. MISION Y FUNCIONES QUE NORMALMENTE DESEMPEÑA

a. Misión

b. Funciones

IV. ORGANIZACION

V. PERSONAL

VI. DOCUMENTACION

VII. SITUACION FISCAL

VIII. INVENTARIOS FISCALES

IX. TRABAJOS EN DESARROLLO

X. TRABAJOS PENDIENTES

XI. CONSTANCIAS DEL SALIENTE

XII. CONSTANCIAS DEL ENTRANTE

XIII. CONSTANCIAS DEL INTERVENTOR

–––––––––––––––– –––––––––––––

ENTRANTE SALIENTE

Vo. Bo. ––––––––––––––––––––––

INTERVENTOR

DISTRIBUCION:

NOTA:

EN EL PUNTO “IV ORGANIZACION” se hace relación de los anexos y apéndices del acta.

MODELO DE ANEXO PARA ACTA DE ENTREGA EN DEPENDENCIAS MILITARES

MEMBRETE

ANEXO “B” AL ACTA No.

LUGAR Y FECHA:

ASUNTO:

I. FUNDAMENTO LEGAL

II. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

III. MISION Y FUNCIONES QUE NORMALMENTE DESEMPEÑA

a. Misión

b. Funciones

IV. ORGANIZACION

V. PERSONAL

VI. DOCUMENTACION

VII. SITUACION FISCAL

VIII. INVENTARIOS FISCALES

IX. TRABAJOS EN DESARROLLO

X. TRABAJOS PENDIENTES

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA

MODELO APENDICE DE ANEXO A UN ACTA EN DEPENDENCIAS MILITARES

MEMBRETE

APENDICE__________

DEL ANEXO_________

ACTA No._________/88

LUGAR Y FECHA:

ASUNTO:

I. FUNDAMENTO LEGAL

II. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

III. MISION Y FUNCIONES QUE NORMALMENTE DESEMPEÑA

a. Misión

b. Funciones

 

IV. ORGANIZACION

V. PERSONAL

VI. DOCUMENTACION

VII. SITUACION FISCAL

VIII. INVENTARIOS FISCALES

IX. TRABAJOS EN DESARROLLO

X. TRABAJOS PENDIENTES

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA

MODELO DE ACTA GENERAL

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

UNIDAD DE GESTION GENERAL

Libertad y Orden

COMITE TECNICO DE ARCHIVO

ACTA N° 001 / MDSGDAGAG - 2.5

ASUNTO: Acta Comité Técnico de Archivo

LUGAR Y FECHA: Bogotá, D. C., 27 de mayo de 2008

ASISTENTES: JORGE ENRIQUE VASQUEZ,

Secretario General - Presidente.

WILLIAM ROJAS TORRES,

Coordinador Archivo General. - Secretario.

CARLOS JOSE PARDO MEDINA,

Director Asuntos Legales

DORA PATRICIA SANCHEZ BAYONA,

Coordinadora Prestaciones

INVITADOS: MARIA MORENO SUAREZ,

Oficina Control Interno

JOSE CARDENAS TORRES,

Director Administrativo

AUSENTES: MARTHA LUCIA NOVOA,

Jefe Oficina Informática

ORDEN DEL DIA:

1o. Verificación de quórum

2o. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior

3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental

DESARROLLO:

1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.

2o. Se dio lectura al acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.

3o. Fue presentado el concepto técnico y la tabla de retención documental de la Armada Nacional.

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 10 de junio de 2008, a partir de las 9:00 horas, en el Archivo General Min-Defensa.

 

Autógrafo

JORGE ENRIQUE VASQUEZ

Presidente

 

Autógrafo

WILLIAM ROJAS TORRES

Secretario

 

Elaboró: TA07 María Ramírez

Digitó: AS05 Raúl Pérez

Revisó: MY Paulo Gómez

“Eficacia y Eficiencia con Transparencia”

Carrera 6 A N° 51A-96

Teléfonos 5705036-2493667/FAX 5705037

www.mindefensa.gov.co

e-mail:archivo@mindefensa.gov.co

CAPITULO VIII

Circular

Artículo 25. Definición. La Circular es una comunicación oficial de carácter general informativa o normativa, se utiliza para dar a conocer actividades internas, normas generales, políticas y asuntos de interés común de la entidad, unidad o dependencia; se elabora en papel tamaño carta, con membrete; serán firmadas por el Ministro de Defensa, Comandante General de las Fuerzas Militares, Comandantes de Fuerza, Director General de la Policía Nacional de Colombia, Viceministros, Secretario General, Directores o Servidores Públicos del Ministerio de Defensa Nacional que para el cumplimiento de sus funciones requieran de este tipo de comunicación, según corresponda.

Artículo 26. Partes de la circular:

1. Encabezado: el mismo utilizado para la elaboración de las comunicaciones oficiales. La circular no lleva saludo.

A partir del margen superior de dos a tres interlíneas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.

2. Número: Puede ser la consecutiva para todas las comunicaciones oficiales o una numeración que se asigne independiente para circular. Al número consecutivo pueden seguirle las siglas o números que identifican la dependencia productora, guión (-), y por último se coloca el código de la subserie.

3. Destinatario: A tres (3) interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado se escribe el destinatario (s) en mayúscula sostenida.

4. Asunto: Es opcional y constituye la síntesis del tema de que trata la circular, se expresa mínimo en cuatro palabras y se escribe a tres (3) renglones del grupo destinatario. Se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:).

5. Texto: Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario cuando no hay asunto o de este si lo hay. Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y tratando sólo un asunto por circular.

6. Despedida: Se escribe a dos interlíneas del texto contra el margen izquierdo, puede usarse una expresión breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.).

Atentamente,

Cordialmente,

Sinceramente,

Respetuosamente,

7. Remitente: El nombre del remitente se sitúa de cuatro a seis interlíneas después de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se escribe a una interlínea del nombre con mayúscula inicial sin centrar.

MODELO DE CIRCULAR

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICIA NACIONAL

SECRETARIA PRIVADA

CIRCULAR

No. 005 -MD-PONAL-OFPLA-86.7

Bogotá, D. C., 8 de junio de 2008

PARA: COMANDOS DE DEPARTAMENTO

Asunto: Programa de Gestión Documental

En cumplimiento a lo dispuesto en el Acuerdo 016 de 2005, por el cual se aprobaron las Tablas de Retención Documental de la Policía Nacional, invitamos a una serie de reuniones periódicas a los Jefes de Archivo de los departamentos.

Dichas reuniones se realizarán en las instalaciones del Archivo General, ubicado en la carrera 40 N° 40-91 Bogotá, D. C. Allí se plantearán los lineamientos generales para la realización y presentación de Tablas de Retención Documental.

Cordial Saludo,

Coronel CARLOS ANTONIO PALACIOS CORREDOR

Secretario Privado

Anexo: Cronograma de reuniones en un (1) folio.

Elaboró: TA07 María Ramírez

Digitó: AS05 Saúl Pérez

Revisó: MY Paulo Gómez

e-mail:jefatdipon@policia.gov.co

Carrera 59 No. 26-21 CAN Teléfonos 3159200 / 3159591

CAPITULO IX

Directiva

Artículo 27. Definición. Es un acto administrativo emitido por la entidad o dependencia, para fijar pautas, directrices, lineamientos u objetivos de carácter operativo o administrativo, mediante la asignación precisa de responsabilidades y recursos, que faciliten el cumplimiento del Plan Estratégico Institucional y demás normas del orden constitucional, legal o reglamentario. Con base en la directiva, las Unidades subordinadas deben cumplir las órdenes emitidas en la misma.

Artículo 28. Clases de directiva:

1. Directiva Permanente: Su vigencia comprende un período de tiempo indefinido que se determina a partir de la correspondiente fecha de expedición o de cualquier otra que se señale como iniciación de su vigencia. Las directivas permanentes pueden ser modificadas o derogadas mediante otro acto administrativo, de acuerdo a la evaluación de los resultados obtenidos con su aplicación.

2. Directiva Transitoria: Cuando el tiempo de su vigencia es determinado entre dos fechas precisas. Se refiere a instrucciones para dar respuesta a situaciones de carácter temporal; comprende directrices para conducir actividades antes, durante y después del hecho que la originó.

MODELO DE DIRECTIVA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

COPIA No.______ DE _____ COPIAS

COMANDO

LUGAR

FECHA_____ HORA

CLAVE (CODIGO)

No.______/ (Número consecutivo, sigla o línea de mando, serie y subserie y código cuando proceda)

DIRECTIVA (Permanente o Transitoria)

ASUNTO: (Contenido breve de la directiva)

AL: Señor

1. OBJETIVO Y ALCANCE

a. Finalidad

Puede contener uno o varios ordinales

(1)

(2)

(3)

b. Referencias

En este parágrafo se hace alusión a órdenes verbales, documentos, guías de planeamiento y directivas generados en comandos superiores que tienen relación o han ocasionado la elaboración de la directiva en cuestión, para que los comandos que la reciben tengan información pertinente.

c. Vigencia

Si es PERMANENTE se anota a partir del______ o “a partir de la fecha de su expedición”.

Si es TRANSITORIA se anota del ______ al _______

1. INFORMACION

Contiene la descripción de actividades, hechos o aspectos relacionados con el contenido de la directiva, se omite información sobre los documentos citados en la referencia. Cuando las circunstancias así lo determinen, puede subdividirse en ANTECEDENTES Y GENERALIDADES.

2. EJECUCION

a. Misión General

Contiene la descripción de la misión general que debe cumplir el comando que emite la directiva.

b. Misiones particulares

Contiene la misión de cada uno de los comandos u organismos implicados.

(2) JEMC

(3) EJC

(4) ARC

(5) FAC

(6) PONAL

c. Instrucciones generales de coordinación.

Incluye instrucciones complementarias necesarias para la ejecución de la misión, así como los criterios que limitan o enmarcan el alcance de la ejecución.

3. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS

Se insertan normas e instrucciones sobre presupuestos y utilización o empleo de los servicios técnicos y administrativos.

––––––––––––––––

Comandante

ANEXOS:

DISTRIBUCION:

AUTENTICA: ___________

CAPITULO X

Abreviaturas o siglas

Artículo 29. Abreviaturas o siglas. Las abreviaturas o siglas del Ministerio de Defensa, Comando General, de los Comandos de Fuerza y de la Policía Nacional, serán las que sean adoptadas de acuerdo al procedimiento fijado para ello, con el objeto de facilitar el cambio de las siglas cuando las necesidades lo requieran, sin tener que editar un nuevo Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales por desactualización de estas.

CAPITULO XI

Vigencia

Artículo 30. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 2 de diciembre de 2008.

El Ministro de Defensa Nacional,

Juan Manuel Santos C.