RESOLUCION 3012 DE 2005

(julio 18)

Diario Oficial No. 45.984 de 29 de julio de 2005

Fiscalía General de la Nación

 

Por la cual se reglamenta el registro, la custodia y control de los títulos judiciales en la Fiscalía General de la Nación.

 

El Fiscal General de la Nación,

 

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las conferidas por los numerales 17 y 18 del artículo 11 de la Ley 938 de diciembre 30 de 2004, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que conforme a lo señalado en el artículo 249 de la Constitución Política y al artículo 11 de la Ley 270 de 1996 modificado por el artículo 1º de la Ley 585 del 2000, la Fiscalía General de la Nación forma parte de la Rama Judicial y tiene autonomía administrativa y presupuestal;

Que la Ley 66 de 1993 reglamentó el manejo y aprovechamiento de los depósitos judiciales, señalando en su artículo 7º que "El Consejo Superior de la Judicatura ejercerá el debido control sobre las autoridades judiciales con el fin de que se constituyan y decreten en debida forma los depósitos judiciales, multas y demás recursos a que se refiere la presente ley, y así mismo, para que se realicen las consignaciones correspondientes";

Que en desarrollo de lo mencionado, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura expidió el Acuerdo 1676 de 2002 "Por el cual se reglamenta el procedimiento para el manejo adecuado y eficiente de los depósitos judiciales entre el Banco Agrario de Colombia S. A., los tribunales, juzgados y dependencias encargadas de su administración";

Que igualmente, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura expidió el Acuerdo 1857 de 2003 "Por el cual se reglamentan los procedimientos internos en los tribunales, juzgados, oficinas judiciales y dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales para dar cumpl imiento al reglamento de manejo adecuado y eficiente de los mismos";

Que en los citados acuerdos, no se hizo mención en forma expresa a los despachos de las Unidades de Fiscalía;

Que las Unidades de Fiscalía a nivel nacional, vienen adelantando el registro y control de títulos judiciales y por competencia funcional ha correspondido a los fiscales delegados jefe de Unidad de Fiscalía custodiar los títulos de depósitos judiciales, autorizar el pago ordenado por el fiscal competente y propender a su devolución cuando cesen las razones que motivaron su constitución;

Que de conformidad con lo dispuesto por el numeral 17 del artículo 11 de la Ley 938 de 2004, es función del Fiscal General de la Nación, expedir reglamentos, órdenes, circulares y los manuales de organización y procedimientos, conducentes a la organización administrativa y al eficaz desempeño de las funciones de la Fiscalía General de la Nación;

Que el numeral 7 del artículo 16 de la Ley 938 de 2004, determina como función de la Oficina de Planeación la de asesorar a las diferentes dependencias en la elaboración de los manuales de procesos, procedimientos, su implementación y mejoramiento continuo;

Que el numeral 3 del artículo 18 de la Ley 938 de 2004, determina como funciones de la Oficina de Control Interno velar por el cumplimiento de las leyes, normas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Fiscalía General de la Nación y recomendar los ajustes necesarios;

Que los numerales 8, 9, 10 y 11 del artículo 27 de la Ley 938 de 2004, señalan como funciones de la Dirección Nacional de Fiscalías, diseñar programas tendientes a mejorar la gestión de los despachos de fiscalías; realizar el seguimiento de la gestión de las direcciones seccionales en lo de su competencia y tomar las medidas necesarias para su efectivo funcionamiento; coordinar con las Direcciones Nacionales del Cuerpo Técnico de Investigación y Administrativa y Financiera, las acciones tendientes al desarrollo eficaz de la función de investigación en la Fiscalía General de la Nación, y ejercer el seguimiento a la gestión de las unidades de fiscalía y tomar las medidas necesarias para su efectivo funcionamiento;

Que de conformidad con el numerales 3, 10 y 11 del artículo 31 de la Ley 938 de 2004, son funciones de la Dirección Nacional Administrativa y Financiera, dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros de la entidad, en todos los niveles; responder por la organización operativa y el control de las actividades relacionadas con la administración de los bienes patrimoniales y de aquellos bienes puestos a disposición de la entidad y garantizar su conservación, y establecer las directrices aplicables a la recolección, registro y análisis de la información administrativa y financiera de la entidad;

Que de conformidad con los numerales 4 y 5 del artículo 32 de la Ley 938 de 2004, son funciones de las Direcciones Seccionales Administrativas y Financieras, consolidar y evaluar la información contable, presupuestal y de tesorería, de su competencia, y la de organizar y controlar las activ idades necesarias para garantizar la conservación, buen uso y oportuno aseguramiento de los bienes que por cualquier motivo estén a disposición de la entidad, en el respectivo territorio;

Que los artículos 123 y 124 de la Constitución Política establecen que los servidores públicos deben ejercer sus funciones en la forma prevista en la Constitución, la ley o un reglamento y que la ley es la que está encargada de determinar la responsabilidad de los funcionarios y la manera de hacerla efectiva;

Que como consecuencia de lo indicado, la responsabilidad por el manejo adecuado y eficiente de los títulos judiciales puede ser penal, fiscal, disciplinaria y administrativa, encontrándose determinada en la Constitución Política, en los Códigos Penal y Unico Disciplinario, en las Leyes 610 del 2000 y 938 de 2004;

Que la Contaduría General de la Nación mediante Oficio 200015-12971 indicó que la entidad debe efectuar el registro contable, en cuentas de orden, de los títulos de depósito judicial, bajo la custodia y responsabilidad de los Fiscales Coordinadores de Unidad;

Que la Fiscalía General de la Nación requiere efectuar el registro y control de los títulos judiciales con el fin de garantizar su incorporación en los estados financieros, razón por la cual es necesario establecer e institucionalizar el procedimiento interno sobre el control, seguimiento, custodia, archivo y registro contable de los títulos de depósito judicial;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1º. Asignación de competencias en materia de títulos judiciales en el nivel central. Asignar a la Dirección Nacional Administrativa y Financiera el registro, la custodia y control de los títulos judiciales enviados por las Unidades de Fiscalías adscritas al Despacho del Fiscal General de la Nación y al Despacho del Director Nacional de Fiscalías, funciones que se ejercerán a través de la sección de títulos judiciales, la cual se creará mediante acto administrativo expedido por el señor Fiscal General de la Nación.

La Dirección Nacional Administrativa y Financiera designará el jefe de la sección de títulos judiciales en el nivel central.

Artículo 2º. Asignación de competencias en materia de títulos judiciales a nivel seccional. Asignar a las Direcciones Seccionales Administrativas y Financieras el registro, la custodia y control de los títulos judiciales enviados por aquellas unidades ubicadas en las ciudades sedes de su circunscripción territorial, que se ejercerá por el funcionario delegado para tal efecto por el Director Seccional Administrativo y Financiero, o cuando el volumen de títulos judiciales así lo demande, a través del grupo creado para el efecto, mediante acto administrativo expedido por el Director Seccional Administrativo y Financiero.

El Director Seccional Administrativo y Financiero, cuando a ello haya lugar, designará el jefe de grupo de títulos judiciales.

Artículo 3º. Funciones en materia de registro, custodia y control de títulos judiciales de los funcionarios responsables de títulos judiciales. El jefe de sección de títulos judiciales, a nivel central y, el servidor delegado para el efecto o el jefe de grupo de títulos judiciales, a nivel seccional, ejercerán las siguientes funciones:

1. Revisar los títulos judiciales enviados por las Unidades de Fiscalías constatando que la información del título coincida con la contenida en la providencia judicial que ordenó su constitución, y la registrada en el Sistema de Información Judicial de la Fiscalía, SIJUF, y, si es del caso, tramitar la corrección de las inconsistencias que se presenten, ante la respectiva unidad de fiscalía o el banco.

2. Realizar el registro de los títulos judiciales en el Sistema de Información Administrativo y Financiero, SIAF, para efectos de su registro contable a través de la interfase.

3. Custodiar los títulos de depósito judicial, que conforme lo establecido en la presente resolución, correspondan a su jurisdicción.

4. Elaborar y mantener actualizadas las tarjetas de control de firmas de los jefes de Unidad de Fiscalías y demás servidores con facultad de disposición sobre los depósitos judiciales, de su jurisdicción.

5. Verificar que las firmas contenidas en los oficios y providencias que ordenan operaciones sobre los depósitos judiciales, correspondan a los Jefes de Unidad de Fiscalías y servidores, de su jurisdicción, de acuerdo con las tarjetas de control de firmas.

6. Dar trámite con su firma y huella registradas, a las providencias y oficios suscritos por los Jefes de Unidad de Fiscalías y servidores competentes de su jurisdicción, que ordenen el pago u otras operaciones en relación con los depósitos judiciales bajo su custodia.

Dichos trámites requerirán adicionalmente, a nivel central, la firma del Jefe de la División Financiera o del funcionario que este delegue, y a nivel seccional, del Director Seccional Administrativo y Financiero o el funcionario que este delegue.

7. Efectuar y presentar mensualmente a la Dirección Nacional Administrativa y Financiera, o a la respectiva Dirección Seccional Administrativa y Financiera, las conciliaciones de las cuentas de depósitos judiciales según las competencias otorgadas en la presente resolución.

8. Solicitar mediante oficio dirigido al Banco Agrario el no pago de los títulos de depósitos judiciales, en caso de existir circunstancias que ofrezcan duda sobre la veracidad de la orden, la autenticidad de las firmas o cualquier otra irregularidad.

9. Presentar trimestralmente al Jefe de la División Financiera del nivel central, o al Director Seccional Administrativo y Financiero del nivel seccional, según sea el caso, el inventario de títulos judiciales que reúnan los requisitos para prescripción establecidos por la ley, con el objeto de que se solicite a los Despachos Judiciales donde concluyó el proceso, que declaren la prescripción de dichos depósitos a favor de la Nación.

10. Tramitar ante el Banco Agrario la apertura de nuevas cuentas que se requieran para la constitución de los depósitos judiciales, previa autorización de la Dirección Nacional de Fiscalías, a nivel central, o de la Dirección Seccional de Fiscalías, a nivel seccional.

11.Tramitar ante el Banco Agrario la cancelación de cuentas de depósitos judiciales cuando ello se requiera, en el evento de cierre, fusión o traslado de Unidades de Fiscalías, así como el respectivo, traslado de recursos y endoso de títulos.

12. Informar periódicamente, o cuando le sea solicitado, a la Dirección Nacional Administrativa y Financiera o a la Dirección Seccional Administrativa y Financiera, según el caso, sobre los resultados de la gestión, y sugerir los correctivos o mejoras que deban adoptarse en los procedimientos para el registro, custodia y control de los depósitos judiciales a cargo de la entidad.

13. Las demás que le sean asignadas por el Director Nacional Administrativo y Financiero o el Director Seccional Administrativo y Financiero, en relación con el registro, custodia y control de los títulos judiciales.

Artículo 4º. Apoyo de la Dirección Nacional Administrativa y Financiera. Corresponde a la Dirección Nacional Administrativa y Financiera apoyar a las Direcciones Seccionales Administrativas y Financieras en la solución de los reclamos, diferencias e inquietudes que se presenten en cuanto al registro, custodia y control de los depósitos judiciales.

Artículo 5º. Apoyo a la Oficina de Planeación. Corresponde a la Oficina de Planeación, con el apoyo de las Direcciones Nacionales de Fiscalías y Administrativa y Financiera, asesorar el rediseño de los procedimientos y reglamentaciones internas para que la entidad mantenga debidamente organizado y actualizado el registro, custodia y control de los títulos judiciales y para que queden debidamente establecidas las responsabilidades de la custodia de dichos bienes en cabeza de los servidores correspondientes.

Artículo 6º. Responsabilidad de funcionarios encargados de títulos judiciales y de la Oficina de Control Interno. Corresponde a los jefes de las dependencias destinatarias de los procedimientos adoptados velar por su aplicabilidad y a la Oficina de Control Interno efectuar el seguimiento y vigilar por su cumplimiento.

Artículo 7º. Procedimiento de transferencia de títulos judiciales del área de Fiscalías al área administrativa y financiera. Los títulos de depósito judicial actualmente en custodia de las Unidades de Fiscalías adscritas al Despacho del Fiscal General de la Nación y al Despacho del Director Nacional de Fiscalías, y de las Unidades de Fiscalías ubicadas en las ciudades sede de las Direcciones Seccionales Administrativas y Financieras, pasarán a custodia de la Dirección Nacional Administrativa y Financiera y de la s respectivas Direcciones Seccionales Administrativa y Financieras, respectivamente, previo el cumplimiento del siguiente procedimiento:

a) El Director Nacional de Fiscalías, los Directores Seccionales de Fiscalías y quienes ejerzan las funciones de Jefe de Unidad de Fiscalías, deberán efectuar la conciliación bancaria entre los saldos de cada una de sus cuentas de depósitos judiciales y los títulos judiciales que se encuentren bajo su custodia;

b) Una vez se realice la conciliación a que se refiere el literal anterior, el Director Nacional de Fiscalías, los Directores Seccionales de Fiscalías y quienes ejerzan las funciones de Jefe de Unidad de Fiscalías deberán adelantar los procesos de depuración de la información de cada título y su registro en el Sistema de Información Judicial, SIJUF, precisando el proceso al que pertenece, la fiscalía a órdenes de la cual se constituyó, el nombre e identificación del sindicado o depositario y el concepto por el cual se constituyó.

Los títulos judiciales sobre los cuales no sea posible identificar el proceso a que corresponden, la Unidad de Fiscalía en cuya cuenta se encuentren consignados deberá registrarlos en el módulo respectivo del SIJUF y mediante acta se dejarán bajo custodia del fiscal que ejerza las funciones de Jefe de la Unidad de Fiscalías correspondiente, para que se continúe el proceso de depuración;

c) La Dirección Nacional Administrativa y Financiera y las Direcciones Seccionales Administrativas y Financieras, previó el cumplimiento de los pasos anteriores, recibirán única y exclusivamente los títulos judiciales que reúnan los siguientes requisitos:

? Que el proceso dentro del cual se constituyó el título se encuentre activo o que el proceso haya terminado de manera definitiva en la Fiscalía y no haya transcurrido el término que señala la ley para la prescripción del título judicial a favor del Tesoro. En este último caso deberá encontrarse correctamente registrada en el SIJUF la providencia que puso fin al proceso con su respectiva ejecutoria para controlar el término de prescripción.

? Que el título judicial se encuentre consignado en la cuenta correspondiente a la Unidad de Fiscalía a que pertenece el proceso dentro del cual se constituyó;

d) Las Direcciones Nacional y Seccionales de Fiscalías, una vez depurado el inventario de todos los títulos judiciales constituidos a favor de sus respectivas Unidades de Fiscalía, y consolidada la información completa hasta el momento de la entrega, lo remitirán a las Direcciones Nacional y Seccionales Administrativas y Financieras, según el caso;

e) Antes de proceder a la entrega de títulos judiciales, al área administrativa y financiera, corresponde a las Direcciones Nacional y Seccionales de Fiscalías, y a los Jefes de Unidad de Fiscalías, levantar un inventario de los depósitos judiciales consignados a órdenes de los despachos judiciales adscritos a cada Dirección que, al momento de entrar en vigencia la presente resolución, reúnan los requisitos establecidos en la ley para su prescripción a favor de la Nación.

Una vez elaborado el inventario de que trata el inciso anterior, el Jefe de Unidad solicitará a los despachos donde concluyó el proceso, la declaratoria de prescripción de los títulos relacionados en el inventario a su cargo. Dicha solicitud será realizada por los Directores Nacional y Seccionales de Fiscalía, en los eventos en que los despachos respectivos hayan sido suprimidos.

Parágrafo 1º. Cuando el título judicial hubiese sido devuelto al beneficiario y este no lo haya reclamado, la Unidad de Fiscalías entregará al Area Administrativa y Financiera la copia del acta de entrega u oficio que ordenó el pago, para efectos de controlar el término de prescripción.

Parágrafo 2º. La Dirección Nacional de Fiscalías en coordinación con la Dirección -Nacional Administrativa y Financiera, establecerá la fecha a partir de la cual las Unidades Nacionales y las Direcciones Seccionales de Fiscalías aplicarán los procedimientos a que hace alusión la presente resolución

Artículo 8°. Registro de títulos judiciales en el SIJUF. Corresponde a las Direcciones Nacional y Seccionales de Fiscalías, del fiscal que ejerza las funciones de Jefe de la Unidad y de los Fiscales, el registro en el sistema SIJUF de los títulos judiciales que se constituyan a órdenes de los despachos de fiscalías de la Fiscalía General de la Nación.

Artículo 9º. La Dirección Nacional Administrativa y Financiera en coordinación con la con la Dirección Nacional de Fiscalías, establecerá la fecha y orden a partir de la cual las Direcciones Seccionales Administrativas y Financieras asumirán el registro, custodia y control de los títulos que en la actualidad se encuentran en poder de las Unidades de Fiscalías.

Artículo 10. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y revoca todas aquellas resoluciones y demás actos administrativos que le sean contrarios.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 18 de julio de 2005.

El Fiscal General de la Nación,

Luis Camilo Osorio Isaza.