CIRCULAR EXTERNA 168 DE 2004

(noviembre 19)

Diario Oficial 45.747 de 29 de noviembre de 2004

 

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

 

Para:      Administrador de Impuestos y Aduanas de Bucaramanga.

 

              Jefe División de Servicio al Comercio Exterior de la Administración de                         Impuestos y Aduanas de Bucaramanga.

 

              Usuarios de las Operaciones de Importación de la Administración de              Impuestos y Aduanas de Bucaramanga.

 

De:         Subdirectora  de Comercio Exterior (A).

 

Asunto:   Implantación Módulo Comex Importaciones del Sistema Informático Adua-                  nero.

 

Fecha:    19 de Noviembre De 2004.

 

Teniendo en cuenta que el próximo 29 de noviembre del presente año a las 09:00 a.m. horas, entrará a producción el Módulo Comex Importaciones del Sistema Informático Aduanero, de conformidad con lo previsto en la Resolución 0505 del 20 de agosto de 1999 de la DIAN, me permito precisar lo siguiente:

 

Las direcciones de acceso al módulo Comex Importaciones del Sistema Informático Aduanero serán:

 

http://importaciones 1.dian.gov.co

 

http://importaciones 2.dian.gov.co

 

http://importaciones 3.dian.gov.co

 

http://importaciones 4.dian.gov.co

 

http://importaciones 5.dian.gov.co

 

La dirección recomendada para trabajar en el CESA de la Administración es:

 

http://importaciones.dian.gov.co

 

A partir del 29 de noviembre del año 2004, la Administración de Impuestos y Aduanas de Bucaramanga,  en aras de garantizar el apoyo y soporte permanente al Módulo Comex  importaciones, deberán contar con un Grupo Mesa de Ayuda, el cual operará de la siguiente manera:

 

1. Características generales del Grupo Mesa de ayuda

 

? Ser un grupo interdisciplinario integrado por funcionarios de la correspondiente Administración de Impuestos y Aduanas y de la Subdirección de Comercio Exterior, con diferente conocimiento (Normatividad y procedimientos aduaneros, técnicos informáticos, navegación en el sistema y sus alcances).

 

? Tener una ubicación dentro del CESA con el fin de poder ser localizado con facilidad y contar con buenas condiciones logísticas y de comunicaciones.

 

? Tener la capacidad de analizar la problemática presentada y proponer estandarizar algún nuevo procedimiento para aprobación de la Administración.

 

? Tener el conocimiento para proponer trámites por fuera del Sistema Comex Importaciones, por problemas de software o de información, ajustados al manual de contingencia para aprobación de la Administración.

 

? El horario propuesto de atención del Grupo Mesa de Ayuda será:

 

  De 8:00 a. m. a 1:00 p. m.  y de 2:00 p. m.  a  5:30 p. m.

 

Nota. La Administración podrá determinar de acuerdo a las necesidades del servicio, un horario de atención diferente.

 

2. Funciones del Grupo Mesa de Ayuda

 

? Resolver cualquier inquietud que se presente respecto del módulo de importaciones del Sistema Informático, en la operación del sistema, en los procedimientos y en la norma vigente.

 

? Proponer trámites por fuera del sistema, por problemas de software o de información para aprobación de la Administración (Jefe de División Servicio de Aduanas).

 

? Canalizar, a las instancias pertinentes (Administración,  Grupo SYGA Subdirección de Comercio Exterior, OSI -División Informática Aduanera), la problemática que no pueda ser resuelta por el Grupo Mesa de Ayuda, siguiendo las líneas de soporte establecidas.

 

? Orientar permanentemente a los diferentes usuarios del Sistema Informático (internos y externos).

 

? Crear y utilizar mecanismos periódicos de evaluación y seguimiento a la problemática presentada, elaborando informes de ajustes y recogiendo y retransmitiendo inquietudes.

 

? Crear una bitácora de registro para la recopilación de problemas y soluciones, la cual debe servir como información en las evaluaciones del proceso y se den de esta forma soluciones oportunas a los usuarios.

 

? Presentar informes y estadísticas a las Directivas, sobre cifras de control, volúmenes de d atos, avance del proceso y su comportamiento.

 

3. Personal Requerido para Grupo  Mesa de Ayuda

 

CESA

 

- 1 Funcionario para soporte técnico y de comunicaciones.

 

- 1 Responsable del CESA.

 

- 1 Funcionarios de apoyo normativo y procedimental.  

 

- 1 Funcionario de soporte de la Subdirección de Comercio Exterior

 

El responsable del CESA hará las veces de Coordinador del Grupo Mesa de Ayuda.

 

4. Requerimientos técnicos y logísticos

 

? Una línea Telefónica, con disponibilidad de fax, para atención de llamadas y recepción de fax con inconsistencias en las instalaciones del  CESA.

 

? Línea magneto o extensión, para atención usuarios internos

 

? Vehículo disponible para eventuales visitas.

 

? Papelería, fotocopias, formatos para control consultas y estadísticas

 

? Dos libros  en  el CESA, uno para llevar la bitácora y otro para el registro de las solicitudes escritas y autorizaciones de trámites manuales.

 

? Una Mesa de trabajo CESA

 

? Equipos PC. conectados a la red.

 

? Carpetas con la normatividad, manuales de procedimientos, de usuario y de contingencia que utiliza cada usuario (Transportador-agentes de carga- División Comercio Exterior -Depósitos-Declarantes- Inspectores, etc.).

 

5.  Procedimiento para servicio de atención de la mesa de Ayuda

 

La atención de los usuarios internos y externos se dará en dos formas:

 

? Personalizada en el CESA dentro de los horarios establecidos.

 

? Telefónica en las líneas habilitadas por la División de Servicio de aduanas dentro de los mismos horarios en que funcione el Grupo Mesa de Ayuda.

 

El Grupo Mesa de Ayuda, en cada caso, recepcionará las solicitudes presentadas por los usuarios, diligenciando el "Formato de atención SYGA". Una vez analizado el tema en cuestión y de acuerdo a la complejidad, lo resolverá inmediatamente o dentro del menor tiempo posible, informando de ello al solicitante.  

 

Cuando la respuesta no sea inmediata, el Grupo Mesa de Ayuda acudirá a las instancias superiores, que tengan que ver con el particular y tomará los datos del usuario con el fin de poder enviar la respuesta en un momento posterior.

 

Para casos especiales que no pueda resolver el Grupo Mesa de Ayuda, un comité conformado al interior de cada Administración decidirá en cada caso el procedimiento a seguir, sea este trámite por el Sistema Comex Importaciones o contingencia manual. En este último caso la autorización  deberá ir firmada por el Jefe de la División de Servicio de aduanas o el Coordinador de CESA respectivo.

 

6. Comité de implantación  Comex Importaciones

 

Deberá crearse la figura de Comité implantación Comex Importaciones, el cual tendrá como función principal analizar los casos pendientes del Grupo Mesa de Ayuda y definir el procedimiento a seguir en cada uno de los casos. El Comité estará conformado por los siguientes integrantes:

 

? Jefe de División de Servicio de Aduanas o su delegado.

 

? Coordinador de CESA.

 

? Funcionarios del Grupo Mesa de Ayuda.

 

? Otros: Jefes de división que se requieran dependiendo del caso.

 

7. Tiempo de vigencia  

 

De acuerdo con la experiencia y grado actual de desarrollo de la aplicación se hace un  estimativo que el Grupo Mesa de Ayuda deben prestar el servicio por el término de quince (15) días inicialmente, a partir de la hora cero, y una vez cumplido, el CESA debe asumir tales funciones en los términos y horarios que la Administración de Impuestos y Aduanas disponga.

 

8. Seguimiento-Reportes

 

Semanalmente el Grupo Mesa de Ayuda consolidará la información de las consultas de los usuarios y presentará un reporte al Jefe de División de Servicio al Comercio Exterior de la respectiva administración, para que este a su vez lo reporte ante las instancias pertinentes y se analicen los principales problemas y las soluciones dadas. Del mismo informe se decidirá la permanencia del Grupo Mesa de Ayuda.

 

Reportes sugeridos:

 

? Número de consultas por tipo de medio.

 

? Número de consultas por tipo de usuario.

 

? Número de consultas de acuerdo a la oportunidad de respuesta.

 

? Reporte por clasificación del problema:         -PROCEDIMIENTO

 

                                                      - FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

 

                                                      - TECNICO

 

                                                      - OTROS

 

Se ha establecido como principio general que a partir del 29 de noviembre del año 2004, a las 09:00 a. m. horas,  todas  las operaciones de importación previstas en la Resolución 0505 del 20 de agosto de 1999 de la DIAN, se deberán realizar por el Sistema Comex Importaciones. Los trámites que se presenten en forma manual con posterioridad a la fecha del inicio de la implantación del Sistema Comex Importaciones y que correspondan a operaciones contempladas en él, serán rechazadas por el funcionario competente  de  la División de Servicio al Comercio Exterior.

 

Las operaciones que se hayan iniciado manualmente con anterioridad a la hora cero se tramitarán y terminarán en forma manual. La numeración de dichos trámites seguirá con numeración manual y se continuará con el  consecutivo respectivo.

 

La numeración de: Manifiestos de Carga, Planillas de Envío, Planillas de Recepción,  Aceptaciones de la Declaración de Importación, Actas de Inspección, Actas de Aprehensión, Levantes, etc., empezarán con un consecutivo a partir del 01, de acuerdo con la codificación prevista para cada uno de ellos, para las operaciones que se realicen en la jurisdicción de la Administración de Impuestos y Aduanas de Bucaramanga con vigencia 2004.  

 

9. Uso instalaciones CESA

 

En atención a posibles fallas que en materia de comunicaciones se presenten en la jurisdicción de la Administración de Impuestos y Aduanas de Bucaramanga y con el objeto de garantizar el éxito de la entrada a producción del componente de importaciones del Sistema Informático Aduanero, la Administración en mención, por intermedio de su Coordinador del CESA, podrá autorizar la utilización de los equipos disponibles en sus instalaciones de acuerdo con los turnos que se establezcan a aquellos usuarios aduaneros que lo soliciten en razón a que en sus propias instalaciones la plataforma tecnológica y de comunicaciones presenta dificultades, independientemente de otras autorizaciones contempladas en el Manual de Contingencias.

 

Los usuarios deberán presentar la solicitud de autorización de utilización de los servicios en el CESA con la antelación necesaria para prevenir vencimientos de términos y para que este programe sus turnos de atención.

 

Los usuarios aduaneros que a la fecha de puesta en operación del sistema informático no tengan la platafo rma tecnológica necesaria deben comprometerse a realizar la actualización tecnológica con el fin de cumplir con los requisitos mínimos exigidos por la DIAN.

 

Cordialmente,

 

 

La Subdirectora de Comercio Exterior (A),

Jacqueline Gómez Cuervo.