RESOLUCION 1474 de 2002

(noviembre 7)

Diario Oficial No. 45.001, 17 de noviembre de 2002

 

Ministerio de Salud

 

Por la cual se definen las funciones de la Entidad Acreditadora y se adoptan los Manuales de Estándares del Sistema Unico de Acreditación.

 

El Ministro de Trabajo y Seguridad Social encargado de las funciones del Despacho del Ministro de Salud, en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el numeral 2 del artículo 173 y los artículos 185 y 186 de la Ley 100 de 1993, los artículos 4° y 7° del Decreto 1152 de 1999, el artículo 42 de la Ley 715 de 2001 y por el Título V del Decreto 2309 de 2002,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1°. Adoptar el Manual de Estándares de Acreditación de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y el Manual de Estándares de las Entidades Promotoras de Salud, Administradoras del Régimen Subsidiado, Entidades Adaptadas y Empresas de Medicina Prepagada del Sistema Unico de Acreditación, los cuales forman parte integrante de la presente resolución.

 

Artículo 2°. Funciones de la Entidad Acreditadora. La Entidad Acreditadora que seleccione el Ministerio de Salud tendrá las siguientes obligaciones:

 

1. Seleccionar y entrenar a los profesionales que cumplirán las funciones de evaluación en el Sistema Unico de Acreditación.

 

2. Estandarizar los procedimientos de evaluación.

 

3. Definir el procedimiento operativo que deben efectuar las organizaciones de Salud para presentarse al proceso de acreditación.

 

4. Conformar un grupo específico integrado por conocedores de los temas de gestión, evaluación o mejoramiento de la calidad y con experiencia como directivos de instituciones de salud del sector salud, para conferir o negar la acreditación a las entidades que se sometan a este proceso.

 

5. Crear un Comité de Apelaciones en el que tenga participación por lo menos un miembro de la institución que apela su decisión.

 

6. Revocar o suspender la acreditación otorgada, cuando se configuren los supuestos previstos para dichos eventos.

 

7. Diseñar, sistematizar y mantener actualizado un banco de datos con la información relativa a las instituciones que participen en el Sistema Unico de Acreditación.

 

8. Realizar la divulgación sobre las organizaciones que han obtenido la Acreditación.

 

9. Promover el Sistema Unico de Acreditación.

 

10. Elaborar y enviar un informe ejecutivo semestral al Ministerio de Salud y a la Superintendencia Nacional de Salud.

 

11. Las demás que se establezcan en las Bases del Concurso de Méritos que adelantará el Ministerio de Salud.

 

Artículo 3°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

 

Publíquese y cúmplase.

 

Dada en Bogotá, D. C., a 7 de noviembre de 2002.

 

El Ministro de Trabajo y Seguridad Social encargado de las funciones del Despacho del Ministro de Salud,

 

Juan Luis Londoño de la Cuesta.

 

(C.F.)

 

MANUAL DE ESTANDARES DE ACREDITACION DE INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD

 

INTRODUCCION

 

El Manual de Estándares para la Acreditación de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, presenta los lineamientos conceptuales e instrumentales que guiarán el proceso de acreditación para dichas instituciones y los estándares de acreditación.

 

BASES CONCEPTUALES DE LA ACREDITACION DE INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD

 

Garantía de la calidad

 

Se entiende por Garantía de la Calidad el conjunto de acciones que deliberada y sistemáticamente realizan los individuos, las organizaciones y la sociedad, para generar, mantener o mejorar la calidad.

 

Construir un sistema de garantía de calidad implica el conjunto de acciones sistemáticas, continuas y deliberadas, dirigidas a evitar, prevenir o resolver oportunamente situaciones que puedan afectar de manera negativa la obtención de los mayores beneficios posibles para los pacientes, con los menores riesgos. Estas acciones se relacionan con el diseño del sistema de salud, con la gestión que se lleve a cabo para que este diseño cumpla sus objetivos, con la información que se recoja para mirar su desempeño y con las acciones que se emprendan para corregir sus deficiencias.

 

El Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud es el conjunto de instituciones, normas, requisitos, mecanismos y procesos, deliberados y sistemáticos, que desarrolla el sector salud para generar, mantener y mejorar la calidad de los servicios de salud en el país.

 

Mejoramiento Continuo de la Calidad (MCC) y atención centrada en el cliente

 

El mejoramiento continuo (MCC) es una filosofía y un sistema gerencial, el cual involucra los gerentes, el primer nivel directivo y los profesionales de la salud en el mejoramiento continuo de los procesos, para alcanzar mejores resultados en la atención para sus clientes/ usuarios y sus familias. Este enfoque introduce métodos estadísticos y herramientas gerenciales que reducen el desperdicio, la duplicación y el trabajo innecesario. Cuando se aplica el MCC, la meta es identificar y exceder las expectativas y necesidades de los usuarios, de sus familias, del nivel directivo, de los profesionales de la salud y de la comunidad.

 

Para el éxito en la implementación del MCC, la organización debe orientar sus acciones hacia los clientes, a satisfacer sus necesidades y expectativas. Esta transición de los prestadores de servicios de atención hacia el enfoque de satisfacer a sus clientes, implica un compromiso continuo de la organización para hablar con ellos, entenderlos, traducir esas necesidades en productos y servicios y finalmente verificar si los resultados de la atención cumplieron con dichas expectativas.

 

Como en cualquier reorientación o readaptación de una institución, adaptarse a este enfoque implica cambios en la filosofía y cultura de la institución, en el tipo de liderazgo, en la planeación y compartir el conocimiento del negocio, en hacer cambios significantes en el trabajo diario, en los roles y apoderamiento de las personas y en las relaciones y coordinación del trabajo entre los profesionales dentro de la organización.

 

DEFINICION Y GRANDES PROPOSITOS

 

Definición

 

Por acreditación en Colombia debe entenderse:

 

"Proceso voluntario y periódico de autoevaluación interna y revisión externa de los procesos y resultados que garantizan y mejoran la calidad de la atención del cliente en una organización de salud, a través de una serie de estándares óptimos y factibles de alcanzar, previamente conocidos por las entidades evaluadas. Es realizada por personal idóneo y entrenado para tal fin, y su resultado es avalado por entidades de acreditación autorizados para dicha función".

 

Propósitos del Sistema Unico de Acreditación

 

Misión

 

"Mejorar la gestión por calidad de las organizaciones de salud mediante un proceso voluntario de autoevaluación y evaluación externa, con unos estándares óptimos factibles, para mejorar la salud de los colombianos".

 

Visión

 

"Ser el mecanismo fundamental y de mayor credibilidad para direccionar el mejoramiento de las instituciones de salud en Colombia".

 

Principios

 

El Sistema Unico de Acreditación en Salud se orienta por los siguientes principios:

 

1. Confidencialidad. La información a la cual se tenga acceso durante el proceso de acreditación, así como los datos relacionados con las instituciones a las cuales les haya sido negada la acreditación, son estrictamente confidenciales. No obstante, la calificación final de las instituciones a las cuales se les otorgue la acreditación podrá hacerse pública, previa autorización de las instituciones acreditadas.

 

2. Eficiencia. Las actuaciones y procesos que se desarrollen dentro del Sistema Unico de Acreditación procurarán la productividad y el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles con miras a la obtención de los mejores resultados posibles.

 

3. Gradualidad. El nivel de exigencia establecido mediante los estándares del Sistema Unico de Acreditaci ón será creciente en el tiempo, con el propósito de propender por el mejoramiento continuo de la calidad de los servicios de salud.

 

ESTANDARES DE ACREDITACION DE INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD

 

Tipo, amplitud y contenido

 

Tipo: Orientados inicialmente a procesos y posteriormente se involucrarán algunos estándares de resultados.

 

Amplitud: Los estándares evaluarán la organización integralmente.

 

Contenido: Está dirigido al proceso de atención de los usuarios, centro y razón de ser de una organización de servicios de salud.

 

ESTRUCTURA DE LOS ESTANDARES

 

Explicación del orden de los estándares

 

Los estándares se encuentran ordenados de la siguiente manera: una primera sección donde aparecen los Estándares del Proceso de Atención a los Usuarios y una segunda sección en la que se hallan los Estándares de Apoyo Administrativo-Gerencial a dichos procesos asistenciales.

 

El proceso asistencial cuenta con un gran módulo, uno de nominado Estándares del Proceso de Atención al Cliente – Asistencial. En este se encuentra un proceso de atención genérico de un paciente en una institución hospitalaria. Estos estándares poseen una serie de llamadas de atención para servicios particulares, como son: materno, ambulatorio, urgencias y cirugía. Estas secciones sólo incluyen las diferencias particulares que deben ser consideradas por las organizaciones que cuenten con esos servicios. Se entiende que el resto de los estándares y criterios para estos servicios son exactamente iguales a los que aparecen en el proceso de atención asistencial.

 

La segunda sección de los estándares incluye aquellos procesos administrativo– gerenciales que son críticos dentro de la organización para el apoyo de los procesos asistenciales. Esta sección se subdivide en cinco grupos grandes de estándares:

 

• Direccionamiento: es el trabajo que se ha de realizar por parte de la organización frente a su proceso de planeación estratégica y el papel de los órganos de gobernabilidad de la organización.

 

• Gerencia: es el trabajo de las unidades funcionales y organismos de gobernabilidad interna de la institución frente a las diferentes áreas y funciones clave que debe desarrollar permanentemente la institución.

 

• Recursos humanos: se enfoca en la gestión del recurso humano desde su planeación hasta su proceso de mejoramiento continuo.

 

• Sistema de información: se enfoca en la integración de todas las áreas asistenciales y administrativas frente a la información y su uso para las decisiones en cualquier nivel de la organización.

 

• Ambiente físico: incluye las decisiones y procesos que deben ser tenidos en cuenta en la organización para que la funcionalidad de la estructura colabore con el adecuado funcionamiento de los procesos asist enciales.

 

Cada una de las secciones de los estándares (tanto asistenciales como administrativos) cuenta con una sección común, el cual es el Proceso de Mejoramiento Continuo. Este proceso se encuentra reflejado en los últimos estándares, los cuales son comunes e idénticos en todas las secciones de estándares.

 

ESCALA DE CALIFICACION

 

Dimensiones a evaluar

 

Enfoque: Se refiere a las directrices, métodos y procesos que la institución utiliza para ejecutar y lograr el propósito solicitado en cada tema o variable que se va a evaluar.

 

Implementación: Se refiere a la aplicación del enfoque, a su alcance y extensión dentro de la institución

 

Resultados: Se refiere a los logros y efectos de la aplicación de los enfoques.

 

VARIABLES DE CADA DIMENSION

 

Enfoque

 

• Sistematicidad: grado en que el enfoque es definido y aplicado de manera organizada.

 

• Amplitud. Grado en que el enfoque está presente y orienta las diferentes áreas de la organización o distintos puntos del capítulo

 

• Proactividad: grado en que el enfoque es preventivo y proactivo.

 

• Ciclo de evaluación y mejoramiento: forma en que se evalúa y mejora el enfoque.

 

• Impacto: Grado de incidencia del enfoque en la implementación y en los resultados.

 

Implementación

 

• Despliegue en la institución: Grado en que se ha implementado el enfoque y es consistente en las distintas áreas de la organización o los distintos puntos del capítulo.

 

• Despliegue hacia el cliente. Grado en que se ha implementado el enfoque y es percibido por los clientes internos y/o externos, según la naturaleza y propósitos del estándar.

 

Instructivo para calificar

 

1. Repase con detenimiento el significado de los componentes: enfoque e implementación, y el de sus correspondientes variables, así como el estándar a evaluar.

 

2. Lea las oportunidades de mejoramiento y las fortalezas señaladas por la institución.

 

3. Remítase a la tabla de calificación.

 

4. Defina el grado de desarrollo de la organización:

 

• Ubíquese en la escala del numeral 3 (Organización en un grado mediano de madurez del enfoque y de la implementación), lea cada una de las variables del enfoque y de la implementación del mismo.

 

• Compare la organización con las características del numeral 3. Evalúe si corresponde a este numeral. Si corresponde a este, califíquelo como 3.

 

• Si no corresponde al numeral 3, porque considera que la organización supera las características de este numeral, desplácese hacia el numeral 4. Si está acorde con este numeral. Ponga 4.

 

• Si considera que la organización tiene un grado de madurez menor que el numeral 3 desplácese hacia el numeral 2. Si está acorde con este numeral. Ponga 2.

 

• Y así sucesivamente siga hacia arriba o hacia abajo.

 

El estándar debe calificarse teniendo en cuenta el enfoque y la implementación como un todo. No se califican por separado.

 

ESTANDARES DEL PROCESO DE ATENCION AL CLIENTE - ASISTENCIAL

 

Propósito de los estándares

 

La sección de los estándares del proceso de atención al paciente, en su forma general y los específicos para ciertos servicios, pretende señalar el camino lógico de la relación paciente-organización dentro de un proceso discreto de atención. Este camino está desarrollado mediante una serie de pasos subsecuentes y complementarios que integran, de manera coordinada, los diferentes servicios, personas y elementos clave de la atención frente al paciente y su familia.

 

La organización debe entonces garantizar que se ofrezcan servicios de calidad dentro de un ambiente de trabajo seguro.

 

Organización de los estándares

 

La organización debe tener definida una política respecto a los derechos de los clientes, acorde con el direccionamiento estratégico, los cuales son difundidos y conocidos por todos en la organización; así mismo se conoce por todos el proceso de atención desde el ingreso hasta el egreso del paciente.

 

Coherente con el proceso de atención, existen subprocesos de: admisión para la atención inicial e información al paciente; registro para la atención, donde se captura la información de identificación y del paciente y familia y se brinda información inicial de la organización frente al proceso de atención y derechos o servicios cubiertos; evaluación inicial del ingreso donde se recoge la mayor cantidad posible de información acerca de las condiciones de ingreso, y se brinda la educación acerca de las características de la enfermedad, del tratamiento y sus posibles resultados.

 

Con base en la información obtenida la entidad planea el cuidado y tratamiento del paciente, así como de su seguimiento, lo cual parte de la obtención del consentimiento informado, aceptación de participar o no en una investigación, se garantiza la privacidad y confidencialidad, asesoría farmacológica, valoración anestésica cuando es requerida y apoyo emocional y espiritual. Los resultados del tratamiento son asegurados mediante la atención por parte de un equipo interdisciplinario que brinda una buena información al paciente y su familia acerca de la enfermedad su evolución y cuidados posteriores.

 

En cuanto al proceso de gestión d e la atención, se cuenta con procesos como: un sistema de información que asegura el registro de la información y el mantenimiento de la historia clínica de manera integral, única y segura, identificando e informando a los profesionales involucrados la evolución y respuesta del paciente; el cuidado y tratamiento de acuerdo con estándares, guías y procedimientos aceptados; así mismo debe existir un proceso para el manejo de las quejas para su investigación, respuesta y mejoramiento. Se debe contar con un proceso y políticas de aislamiento de pacientes en los casos que sea necesario, en condiciones dignas y que aseguren su tratamiento. El tratamiento debe ser evaluado permanentemente por la entidad y los clientes para lo cual se debe contar con procesos definidos de evaluación muestral que verifiquen el cumplimiento de estándares de atención y procedimientos adecuados para casos exitosos y para casos con resultados adversos. En la evaluación con la familia se debe contar con la posibilidad de revisar los resultados esperados contra los reales y analizar las diferencias.

 

El egreso del paciente debe ser registrado de forma tal que indique los requerimientos futuros que permitan planear los cuidados del cliente en ese momento. El plan de egreso contiene información relacionada con cuidados, medicación, alimentación, uso de equipos médicos y rehabilitación si se requiere. Así mismo, información completa del tratamiento y resultados a la EPS y a la entidad o médico que lo refirió.

 

Este proceso de atención se debe monitorear por medio de indicadores de desempeño, redundando esto en procesos de mejoramiento que son compartidos y seguidos permanentemente.

 

DERECHOS DE LOS PACIENTES Calificación de la Organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

1. Existe una declaración de los derechos y deberes de los pacientes o código de ética en la organización que aplique al proceso de atención al cliente, incorporados dentro del plan de direccio-namiento estratégico de la organización.

 

2. La organización garantiza que el personal que labora en la misma ha sido entrenado en el contenido de la declaración de los deberes y derechos de los pacientes o en el código de ética, y cuenta con herramientas para evaluar que estos comprenden y siguen sus directrices.

 

               ACCESO Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

3. Está identificado el proceso de atención del cliente desde que llega a la institución hasta su egreso y es conocido por todo el personal de atención de la organización.

 

REGISTRO E INGRESO Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

4. Existe un proceso de admisión y preparación del paciente para la atención y tratamiento.

 

4.1. Existe un proceso inicial para informar al paciente acerca de los aspectos concernientes a su estancia, atención y cuidado, así como aspectos administrativos tales como tarifas, copagos o cuotas moderadoras y documentación requerida para su ingreso.

 

4.2. Los miembros del equipo de salud coordinan al ingreso del paciente las siguientes actividades:

 

• Identificación del personal dentro de la institución que debe estar a cargo del paciente, según su enfermedad.

 

• Priorización de los pacientes que deben atenderse.

 

• Priorización de las cirugías de urgencia según el riesgo que la condición pone sobre la vida del paciente1.

 

5. Existe un proceso de registro para la atención y el tratamiento.

 

5.1. La organización garantiza un proceso para proveer información al paciente y su familia:

 

• Se provee información al paciente y su familia acerca de la organización, por lo menos en los siguientes aspectos:

 

• Información acerca de la organización:  

 

• Personal clave que puede contactar en caso de necesidades de su atención o preocupación por los niveles de calidad provistos.

 

• Rutinas referentes a horarios y restricciones de visitas y horarios de alimentación2.

 

• Plan para asegurar sus pertenencias personales3. ¨ La secuencia de eventos e indicaciones acerca del sitio y del profesional o profesionales que realizarán el tratamiento.

 

• Derechos o servicios cubiertos y no cubiertos de acuerdo con el Plan Obligatorio de Salud, planes complementarios y medicamentos.

 

5.2. Existe un protocolo o guía de recibimiento en la admisión de hospitalización, ubicación en la habitación y presentación ante los compañeros de habitación4.

 

5.3. Se obtiene consentimiento informado, si aplica en este momento5.

 

Evaluacion Inicial de necesidades al ingreso Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

6. La organización cuenta con un proceso de evaluación inicial de necesidades educativas, de información, e identificación de expectativas del paciente y su familia en el momento del ingreso. Esta evaluación está soportada por un equipo de trabajo interdisciplinario. Específicamente se pretende identificar los siguiente criterios.

 

6.1. La evaluación del conocimiento, expectativas, necesidades de información y educación del paciente y la familia frente a su enfermedad, están plenamente identificadas en colaboración con él, e incluye:  

 

Evaluacion Inicial de necesidades al ingreso Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Conocimiento del paciente acerca de su pato-logía.

 

• Forma de tratamiento de su enfermedad.

 

• Expectativas del paciente acerca del resultado de su tratamiento.

 

6.2. Existe evidencia de que la evaluación es realizada por un equipo de salud y coordinada por un médico tratante responsable. El equipo en cuestión:

 

• Está calificado para atender la patología que está atendiendo.

 

• Es rotado periódicamente de actividad

 

• Es reentrenado periódicamente en las actividades específicas que sirve.  

 

7. La organización garantiza que está en capacidad de identificar, desde el momento mismo del ingreso, si el paciente, y de acuerdo con su patología o condición sobreagregada, requiere técnicas especiales de aislamiento

 

7.1. Este aislamiento debe mantener la dignidad del paciente y no puede ser obstáculo para un proceso de atención de acuerdo con lo necesario para su enfermedad.

 

7.2. La organización, una vez identificada la necesidad del aislamiento, diseña el plan de tratamiento, ejecuta el tratamiento y evalúa su resultado de acuerdo con la decisión adoptada.

 

Planeación del cuidado y tratamiento Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

8. Existe un proceso de planeación de la atención, cuidado y tratamiento para cada paciente, el cual incluye el desarrollo, implantación y seguimiento del plan de tratamiento para la consecución de los resultados. Esta planeación incluye

 

8.1. Los procesos inherentes al cuidado y tratamiento están planeados teniendo en cuenta las Guías de Práctica Clínica y/o Medicina Basada en la Evidencia que la institución ha desarrollado, adoptado o adaptado.

 

8.2. La institución tiene claramente definido el proceso de consecución del consentimiento informado, el cual es requerido para todos los procedimientos médicos. Al momento de solicitar el consentimiento, se le provee al paciente la información acerca de los riesgos y beneficios de los procedimientos planeados, y los riesgos del no tratamiento, de manera que puedan tomar decisiones informadas.

 

8.3. Se obtiene un consentimiento especial del paciente si este va a hacer parte o se le solicita participar en un proyecto de investigación, donde se le explica el objetivo, beneficios e inconvenientes del mismo. La negativa por parte del paciente no puede ser barrera para una atención médica acorde con su patología.

 

8.4. Se obtiene un registro firmado por el paciente cuando decide conscientemente no someterse al procedimiento sugerido por el equipo o profesional tratante.

 

9. Los puntos clave del cuidado y tratamiento para procesos de atención específicos están identificados para cada paciente, los cuales apoyan la oportunidad y efectividad de las intervenciones e incluyen:

 

• Se identifican el lugar y servicios necesarios para lograr los objetivos con el paciente.

 

• Planeación de partos de emergencia y cuidados del recién nacido6.

 

• Planeación de cuidados especiales, tales como cesáreas, partos inducidos y partos instrumen-tados7.

 

• Consejería en casos de abortos espontáneos, trabajo de parto pretérmino, mortinatos, óbitos fetales, procedimientos de resucitación en recién nacidos8.

 

Planeación del cuidado y tratamiento Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Orientación a la madre acerca de las normas de seguridad y cuidado para evitar casos de confusión o extravío de recién nacidos9.

 

• Apoyo emocional al paciente y su familia relacionado con el impacto de la experiencia de la cirugía, aspectos éticos como muerte cerebral, retiro de los sistemas de soporte vital, decisiones de no tratamiento y no reanimación. Este criterio aplica sólo cuando las circunstancias anteriormente mencionadas ya están presentes o instauradas10.

 

• Rehabilitación según necesidades físicas, ocupacionales, de recreación y de comunicación (lenguaje y audición), si aplica.

 

• Soporte nutricional especial.

 

• Se proveen actividades lúdicas para infantes y adolescentes, y actividades especiales para pacientes de tercera edad11.

 

• Consejería y apoyo emocional al paciente y su familia, de acuerdo con la evolución y respuesta del paciente al tratamiento, la preparación para las consecuencias físicas, sociales y emocionales de la enfermedad, incluyendo la muerte y donación de órganos, cuando aplique.

 

• Apoyo espiritual / religioso12.

 

• En caso de que el paciente vaya a ser sometido a una intervención quirúrgica se realiza una valoración anestésica prequirúrgica13.

 

• Se verifica la identidad del paciente, la naturaleza y el sitio de la operación propuesta14.

 

10. La planeación de la atención debe garantizar, como elemento fundamental de respeto hacia el paciente, su privacidad y dignidad, lo cual incluye:

 

• Los pacientes son examinados y tienen la oportunidad de preguntar sus inquietudes en condiciones de privacidad.

 

• La privacidad es respetada mientras el paciente se baña, se desnuda o mientras es atendido por un profesional o técnico.

 

• La organización asegura que existe una política de confidencialidad frente a la información del paciente y que su presencia en la organización no será divulgada sin su consentimiento.

 

11. El plan de tratamiento debe incluir las necesidades de cuidados y asesoría farmacológica para cada paciente, lo cual incluye:

 

• Diseño del plan farmacológico de tratamiento.

 

• Todas las órdenes de farmacia son revisadas en esa dependencia antes de la entrega de los medicamentos.

 

• Mecanismos para comunicar oportunamente, al equipo de salud, las necesidades específicas de medicamentos del paciente15. Estos medicamentos hacen referencia a aquellos que el paciente normalmente consume dentro de un esquema terapéutico por patologías o condiciones diferentes al motivo actual de atención. El equipo de salud debe tener especial cuidado en incorporar estos medicamentos dentro del plan de tratamiento y consignarlos en su historia clínica.

 

• Mecanismos para proveer información al paciente o su familia sobre los medicamentos que se van a utilizar. Se presta especial atención durante la utilización de aquellos medicamen-

 

Planeación del cuidado y tratamiento Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

tos cuyos efectos colaterales o secundarios sean peligrosos o severos, para identificar signos y síntomas tempranos de estos efectos.

 

• Mecanismo para estudiar, justificar, solicitar y dispensar medicamentos no incluidos en el Plan Obligatorio de Salud.

 

12. El proceso de planeación del cuidado y tratamiento incluye la investigación diagnóstica, cuando la patología lo hace necesario.

 

12.1. La información de la planeación y la investigación diagnóstica se discute entre los miembros del equipo de salud y se comunica oportunamente al paciente y su familia. Constancia de la información brindada debe quedar escrita en la historia clínica.

 

12.2. La planeación de la investigación diagnóstica incluye16.

 

• Se cuenta con un sitio para referir las órdenes de necesidades diagnósticas, bien sea dentro de la organización u otra diferente.

 

• Existe una serie de reglas que condicionan cómo son solicitados los exámenes de diagnóstico, cómo son tomadas las muestras, cómo son transportadas las muestras y cómo son notificados los resultados.

 

• Las órdenes de exámenes de diagnóstico van acompañadas de información clínica relevante.

 

• Se instruye al paciente sobre la preparación para la toma de los exámenes.

 

• Los resultados están acompañados de una interpretación, en letra legible, con firma, sello, código del responsable, y fecha de resultados.

 

• Se provee información a los pacientes y familiares sobre los resultados de los exámenes o procedimientos diagnósticos. Se presta especial atención sobre la información brindada a los familiares cuando se trate de pacientes menores de edad, discapacitados mentales o en estado de inconsciencia.

 

• Se realizan análisis y valoraciones diagnós-ticas que sirvan como líneas de base para observar la respuesta del paciente a los tratamientos prescritos, si su patología o condición clínica lo ameritan.  

 

12.3. La organización garantiza un proceso donde se identifica y designa el personal autorizado para la solicitud de exámenes de laboratorio. Los servicios de laboratorio deben asegurar el cumplimiento de estos procesos.

 

13. Existe un proceso para informar a cada uno de los profesionales implicados en el tratamiento el papel que debe desempeñar.

 

         EJECUCION DEL TRATAMIENTO Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

14. Existen procesos desarrollados para la instauración del tratamiento.

 

14.1. La organización garantiza que el tratamiento es ejecutado por un equipo interdisciplinario de salud entrenado y con capacidad técnica y científica para cumplir con dicha función dentro de un equipo de trabajo17.

 

14.2. El paciente y su familia reciben la educación e información pertinente durante la ejecución del tratamiento, la cual incluye como mínimo:

 

• Optimo entendimiento y aceptación por parte del paciente del tratamiento y sus objetivos.

 

• El proceso natural de la enfermedad y el estado actual de la misma.

 

• Cuidados que se han de brindar en el momento de la hospitalización y necesidades después del egreso18.

 

• Promoción de la salud y prevención de la enfermedad, incluyendo prevención de infecciones.

 

• Cuidados en casa, si aplica.  

 

14.3. La educación está dada por un grupo inter-disciplinario.

 

         EJECUCION DEL TRATAMIENTO Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

15. El cuidado y tratamiento son consistentes con los estándares de práctica basados en la mejor evidencia disponible.

 

15.1. Existen procesos para implantación e integración de Guías de Práctica Clínica y/o Medicina Basada en la Evidencia en el tratamiento del paciente.

 

15.2. La organización cuenta con un sistema periódico de evaluación interna de una muestra de historias clínicas por pares para efectos de monitorización y mejoramiento de los procesos de atención o Guías de Práctica Clínica.

 

16. Existe un proceso para atender los reclamos, sugerencias o felicitaciones de los pacientes o sus familiares durante el período de hospitalización.

 

• La organización promueve un sistema para que los clientes presenten reclamos, sugerencias o felicitaciones durante el curso de su hospita lización.

 

• Todos los reclamos y sugerencias presentados por los pacientes o sus familiares, son evaluados, investigados, si aplica, y respondidos.

 

• Se informa al servicio que generó el reclamo, sugerencia o felicitación.

 

     EVALUACION DEL TRATAMIENTO Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

17. La organización garantiza un proceso para la revisión del plan individual de atención y sus resultados tomando como base la historia clínica.

 

• La evaluación sistemática y periódica de las historias clínicas permite calificar la efectividad, oportunidad y validez de la información consignada y ajustar y mejorar los procesos.

 

• La organización cuenta con un sistema periódico de evaluación interna de una muestra de historias clínicas por pares para los casos de resultados adversos o de resultados no esperados en el curso de tratamiento.

 

SALIDA Y SEGUIMIENTO Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

18. Existe para cada paciente que egresa de la organización un documento que contiene el reporte final de su estadía y los requerimientos futuros necesarios19.

 

19. Existe un proceso para identificar las necesidades y planear un continuo de cuidados al paciente después del egreso. Este estándar se aplica en aquellos casos donde el tratamiento del paciente sea de carácter ambulatorio, y cuya duración sea igual o superior a un mes.

 

19.1. Existe un plan de egreso que incluye:

 

• La explicación y determinación del nivel de conocimiento y comprensión del paciente y su familia acerca de los cuidados que debe seguir una vez egrese, incluyendo información de los medicamentos y su administración, uso de equipos médicos, alimentación y rehabilitación, si aplica.  

 

• Comunicación de toda la información relevante a la Empresa Promotora de Salud, Administradora de Régimen Subsidiado, o las que se asimilen, para la autorización y planificación de la integralidad y continuidad del seguimiento.

 

• Planes documentados y de referencia para el seguimiento y tratamiento, que incluyen:

 

• Lugar, fecha y razones de referencia.

 

• Personas que se deben contactar, si aplica.

 

• Reporte de los resultados del cuidado y tratamiento, si aplica.  

 

SALIDA Y SEGUIMIENTO Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

19.2. Las necesidades del continuo de cuidado al egreso reflejan la situación del cuadro clínico actual y de las nuevas necesidades expresadas por el paciente.  

 

20. La organización cuenta con un proceso para contribuir y evaluar la adherencia del paciente a su tratamiento.

 

21. El médico u organización que refirió al paciente es informado acerca del tratamiento y hospitalización del paciente referido.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

22. Existe un plan para mejorar la calidad del proceso de cuidado y tratamiento.

 

22.1. El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.  

 

22.2. El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del equipo de salud, el paciente y su familia.  

 

22.3. La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.  

 

22.4. El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el equipo de salud e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares profesionales aceptados

 

23. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

 23.1. Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y el equipo de salud.  

 

• Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.  

 

23.2. Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

• Seguridad

 

• Continuidad

 

• Coordinación

 

• Competencia

 

• Aceptabilidad

 

• Efectividad

 

• Pertinencia  

 

• Eficiencia

 

• Accesibilidad

 

• Oportunidad

 

24. Existe un proceso de monitorización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

25. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

25.1 Los resultados son comunicados al equipo de salud, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

25.2. Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

ESTANDARES DE DIRECCIONAMIENTO

 

Propósito de los estándares

 

Los órganos de direccionamiento de la organización deben estar en permanente capacidad de desarrollar, implementar y desplegar una serie de competencias organizacionales que orienten a la institución hacia la calidad. De esta manera se promueve que estos órganos de gobierno estén involucrados explícitamente en la continua orientación de la institución hacia procesos de mejoramiento y contribuir en el despliegue de esa orientación ha cia los diferentes niveles de decisión.

 

Organización de los estándares

 

Este capítulo define los parámetros del direccionamiento estratégico para la organización, la forma como se precisan la misión y la visión que determinan el rumbo, de una forma ética y en función de su razón de ser, de sus colaboradores y de la comunidad para la que trabaja; cómo define los principios y valores que orientan los comportamientos de la cultura deseable en la organización; cómo la alta dirección de la institución asume el papel de liderazgo para encauzar y difundir estos lineamientos y convertirlos en un plan estratégico, construido con todas las áreas, en forma priorizada, racional y viable.

 

Además, si está definido adecuadamente el proceso de selección y vinculación del gerente, los directivos y el equipo de trabajo asistencial; cómo estos asesoran a la junta directiva en casos necesarios y cómo se prevé la actualización de la junta directiva; cómo esta garantiza los recursos y participa en la educación y monitorización de la calidad y el mejoramiento, así como en el reclutamiento y continuidad de personal clave.

 

En la evaluación de calidad del direccionamiento estratégico se tienen establecidos indicadores construidos con las áreas de manera priorizada por el riesgo, el volumen, su incidencia sobre factores clave de calidad y de su medición se desarrollan procesos de mejoramiento que son compartidos y monitorizados permanentemente.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

1. Los órganos directivos de la organización facilitan y se involucran en el desarro llo del proceso de direccionamiento estratégico de la organización.

 

2. La organización desarrolla un análisis estratégico donde incluye por lo menos la lectura del entorno, la voz del cliente interno, las necesidades del paciente y su familia en el proceso de atención y ejercicios de referenciación con su competencia.

 

2. Existe un proceso periódico y sistemático para definir y replantear los valores, misión y visión de la organización de acuerdo con los cambios del entorno. Esta definición contempla por lo menos los siguientes criterios.

 

• La relación de la organización con la comunidad que sirve.

 

• Su responsabilidad frente a sus trabajadores, el paciente y su familia.

 

• Aspectos que guían la ética de la organización.  

 

• La misión define claramente el propósito de la organización y sus relaciones con la comunidad que sirve.

 

• La visión enfoca a la organización en el desarrollo de sus servicios.

 

4. Existe un proceso que a partir del direcciona-miento estratégico construye un plan estratégico de la organización.

 

• Los objetivos contenidos en el plan son priorizados y ejecutados y forman las bases para su posterior planeación, implemen-tación y evaluación.  

 

• La organización garantiza que las diferentes unidades funcionales están involucradas en la formulación del plan y cada una de estas desarrolla su propio plan en coherencia con el de la organización y del proceso de atención al cliente.

 

5. Los líderes están involucrados y son responsables de la difusión y seguimiento del plan de direccionamiento estratégico de la organización.

 

6. Existe un proceso para establecer los parámetros dentro de los cuales los planes son ejecutados. El proceso garantiza la viabilidad financiera de la organización a través de la confirmación de la disponibilidad de recursos para soportar los actuales y futuros servicios y programas de la organización.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

7. Existe un proceso para evaluar integralmente la gestión en salud para los clientes que, con base en procesos de auditoría de la calidad en la organización, le haga seguimiento a unos indicadores trazadores; esto implica seguir factores como:

 

• Oportunidad de la atención por tipos de servicios.

 

• Utilización de servicios por afiliado (por ejemplo, tratando de incentivar la consulta y desincentivar la hospitalización).

 

• Satisfacción global del cliente con la atención recibida.

 

• Calidad de la atención.

 

8. Existe un proceso para establecer parámetros de orientación al personal, la cual está alineada con el direccionamiento estratégico de la organización.

 

• Existe un proceso por medio del cual el personal de la institución sustenta su gestión ante la junta directiva o comités especiales creados para tal fin.

 

9. Existe una política clara por medio de la cual se define cuándo y cómo los directores de las unidades funcionales asesoran a la junta directiva en caso de ser necesario.

 

9.1. El proceso incluye:  

 

• Elaboración de conceptos o documentos técnicos.

 

• Entrega de informes sobre solicitudes específicas.  

 

9.2. El asesoramiento involucra las políticas o decisiones concernientes a los procesos de atención a los clientes.

 

10. Existe un proceso para la educación continuada de los miembros de la junta directiva.

 

• Todos los integrantes de la junta directiva reciben orientación de la organización y sus funciones y de los procesos de direccio-namiento en salud, así mismo, de cómo realizar reuniones exitosas. Esta orientación está soportada con educación continuada en el tiempo.

 

• Especial énfasis debe ser puesto en la filosofía, políticas y procesos inherentes a la atención de los clientes y sus familias.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

11. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos del direccionamiento

 

11.1. El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.  

 

11.2. El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del equipo de salud, el paciente y su familia.  

 

11.3. La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.  

 

11.4. El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el equipo de salud e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

12. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

12.1. Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia, el equipo de salud y los trabajadores.  

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.  

 

12.2. Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:  

 

• Seguridad

 

• Continuidad

 

• Coordinación

 

• Competencia

 

• Aceptabilidad

 

• Efectividad

 

• Pertinencia  

 

• Eficiencia

 

• Accesibilidad

 

• Oportunidad

 

13. Existe un proceso de monitorización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

14. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

14.1 Los resultados son comunicados al equipo de salud, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

14.2. Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

ESTANDARES DE GERENCIA

 

Propósito de los estándares

 

El proceso de atención al cliente y su familia, así como los procesos que involucran a los clientes internos, deben estar soportados por una serie de decisiones estratégicas que orienten el adecuado desarrollo y desempeño de cada uno de estos. Es responsabilidad de la gerencia de la organización, garantizar espacios, recursos y mecanismos para desarrollar este tipo de decisiones y lograr mantenerlos en el día a día de los procesos organizacionales. La presente sección desarrolla una serie de elementos básicos y fundamentales que soportan la adecuada toma de decisiones.

 

Organización de los estándares

 

Respecto de la cultura organizacional, cada unidad tiene identificados sus clientes internos y externos y un proceso para identificar y responder a sus necesidades y expectativas. La alta gerencia apoya la monitorización y mejoramiento de calidad mediante la interacción y acompañamiento y reconocimiento a grupos de trabajo de las unidades, así como para la remoción de obstáculos al mejoramiento.

 

También define la manera como la organización afronta los derechos de los clientes en aspectos como la dignidad, privacidad, seguridad, particu laridades del cliente y derecho a decidir su participación en procedimientos experimentales. Así mismo, la forma como se previene y controla el comportamiento agresivo o abusos con clientes acompañantes o trabajadores. Cómo se revisan las implicaciones de los proyectos de investigación en aspectos tales como estándares éticos, diseño, beneficios, riesgos e impacto.

 

Define cómo para la construcción del plan estratégico se desarrolla un proceso interno y externo de identificación y tratamiento de las variables que inciden en la organización, así mismo cómo se implementa dicho plan estratégico y se despliega en las áreas de manera coherente con los grandes propósitos de la organización y se definen políticas respecto del tipo y amplitud de los cuidados y servicios que se han de proveer.

 

Orienta también la asignación adecuada de los recursos de acuerdo con el plan, los cuales se miden y controlan, en función de los procesos, del mejoramiento de la calidad. Se define su monitoreo y las responsabilidades en los diferentes niveles de la organización. Se determina también el monitoreo del proceso de gerencia en forma priorizada respecto del cuidado y tratamiento de acuerdo con el riesgo, el volumen, su incidencia sobre factores clave de calidad y de su medición. Se desarrollan procesos de mejoramiento que son compartidos y monitorizados permanentemente.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

1. Cada unidad funcional de la organización tiene identificados sus clientes y proveedores, internos y externos.

 

2. Cada unidad cuenta con un proceso para identificar las necesidades y expectativas de sus clientes (internos y externos), así como el proceso para responder a dichas necesidades. El proceso considera:

 

• Una metodología para la identificación de las necesidades.

 

• Un grupo o equipo para planear y dar respuesta a las necesidades.

 

• La descripción del proceso de atención al cliente y sus necesidades específicas por tipo de cliente y para cada una de las fases del proceso.

 

3. Existe un proceso por parte de la alta gerencia que garantice una serie de recursos para apoyar todas las labores de monitorización y mejoramiento de la calidad. El soporte es demostrado a través de:

 

• Promover la interacción de la alta gerencia con grupos de trabajo en las unidades.

 

• Un sistema de tutoría o acompañamiento y retroalimentación.

 

Identificación y remoción de barreras para el mejoramiento.

 

• Reconocimiento a la labor de las unidades funcionales de la organización.

 

4. La organización garantiza un proceso estructurado para el desarrollo de metas y objetivos para cada unidad funcional, acordes con su tipo de cliente y/o las fases del proceso de atención en las cuales su soporte es necesario.

 

Las metas y objetivos:  

 

• Son consistentes con los valores, misión y visión de la organización.

 

• Proveen orientación para el proceso de atención del cliente.

 

• Son consistentes con el proceso de atención del cliente y su familia.

 

5. Los objetivos y metas definidos por cada unidad funcional cuentan con un sistema para su monitorización, su estandarización y método de seguimiento. La monitorización incluye:

 

• Las actividades específicas de monitoreo y mejoramiento.

 

• La evaluación del logro de las metas y obje-tivos.

 

6. Existe un proceso en la organización para identificar, garantizar y cumplir con el respeto a los derechos de los clientes o el código de ética establecido por la organización. El respeto por el cliente incluye:

 

• Dignidad personal.

 

• Privacidad.

 

• Seguridad.

 

7. Existe un proceso organizacional para prevenir y controlar el comportamiento agresivo y abusos de clientes y trabajadores de la organización hacia otros clientes, familias, visitantes y trabajadores. El proceso contempla

 

• Una política clara emanada de la alta gerencia, que defina las normas de comportamiento frente a los clientes y compañeros de trabajo

 

• Un proceso para asistir a aquellos que han sido, o son, víctimas de abuso o comportamientos agresivos dentro de los procesos de atención.

 

• Educación a los trabajadores y clientes que presentaron conductas de abuso o comportamientos agresivos hacia otras personas.

 

• Información y educación a los clientes y sus familias para reportar y solucionar este tipo de conductas.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

8. Existen procesos para desarrollar políticas organizacionales que definen el tipo y amplitud de los servicios que se han de proveer.

 

9. Existe un proceso para la asignación de recursos humanos, financieros y físicos de acuerdo con la planeación de la organización y de cada unidad funcional. Lo anterior es logrado a través de:

 

• Revisión de prioridades en el plan.

 

• Evaluación de la calidad provista a los clientes durante el proceso de atención.

 

• Evaluación de los recursos disponibles.  

 

10. Existe un proceso para la protección y control de los recursos. Lo anterior se logra a través de:  

 

• Medición de la productividad.

 

• Costeo.

 

• Monitorización de los presupuestos.

 

• Manejo de inventarios.

 

• Manejo de seguros.

 

• Fomento de la cultura del buen uso de los recursos.

 

• Auditoría de procesos.

 

• Seguimiento de contingencias cubiertas por ATEP y SOAT.

 

• Auditoría y seguimiento del pago de incapa-cidades.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

11. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de la gerencia

 

11.1. El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.  

 

11.2. El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del equipo de salud, el paciente y su familia.  

 

11.3. La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.  

 

11.4. El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el equipo de salud e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados

 

12. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

12.1. Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia, el equipo de salud y los trabajadores  

 

• Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.  

 

12.2. Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:  

 

• Seguridad

 

• Continuidad

 

• Coordinación

 

• Competencia

 

• Aceptabilidad

 

• Efectividad

 

• Pertinencia  

 

• Eficiencia

 

• Accesibilidad

 

• Oportunidad

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

13. Existe un proceso de monitorización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

14. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

14.1 Los resultados son comunicados al equipo de salud, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica. 14.2. Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

ESTANDARES DE GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

 

Propósito de los estándares

 

El esquema de trabajo organizacional, basado en filosofías de Mejoramiento Continuo de la Calidad, debe tener presente que los trabajadores de la organización cumplen un papel preponderante como clientes internos de sus procesos o dependencias funcionales. De la manera como se enfoque la participación de estos clientes dentro de la toma de decisiones, su implementación y retroalimentación (oír la voz del cliente interno), así será el grado de cambio dentro de cada una de estas organizaciones. Una organización podrá lograr el mejoramiento continuo de sus procesos sólo en la medida en que reconozca y acepte la promoción de una cultura participativa dentro de sus trabajadores.

 

Organización de los estándares

 

La organización debe tener procesos claros acerca de los clientes internos relacionados con el cumplimento de condiciones básicas, sistemas de evaluación, así como de selección, vinculación, capacitación, promoción y retiro. Además, debe contarse con una planeación del recurso humano que atienda el cumplimiento del plan estratégico o de cambios importantes en la organización con el apoyo de recursos financieros y tecnológicos.

 

Se asegura la calificación y competencia del personal médico asistencial y del personal, mediante la documentación de los requisitos de competencia, calificaciones de cada cargo, así como el proceso de inducción, entrenamiento y capacitación que incluyen las responsabilidades del cargo acordes con su relación sistémica hacia la organización y el cumplimiento de los grandes propósitos. De la evaluación permanente se retroalimenta para el mejoramiento. Respecto a la práctica profesional, se evalúa su actualización y certificación especializada y sus aportes de valor agregado.

 

Existe un proceso definido del manejo de las relaciones con los empleados enmarcadas en el diálogo, se evalúa sistemáticamente su satisfacción y se cuenta con procesos de salud ocupacional y seguridad industrial. Además, se mide con indicadores la gestión del recurso humano, los factores de calidad del proceso de atención de manera priorizada por el riesgo, el volumen, su incidencia sobre factores clave de calidad y de su medición se desarrollan procesos de mejoramiento que son compartidos y monitorizados permanentemente.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

1. Existen procesos para identificar y responder a las necesidades identificadas de los clientes internos de la organización.

 

1.1. Estos procesos incluyen:  

 

• Legislación relevante.

 

• Aspectos relacionados con la calidad de vida en el trabajo.

 

• Análisis de puestos de trabajo y definición de escala salarial.

 

• Reclutamiento, selección, vinculación, re-tención, promoción, seguimiento y retiro de personal.

 

• Evaluación de desempeño.

 

• Evaluación periódica de expectativas y necesidades que ayuden a dirigir el clima organiza-cional.

 

• Políticas de compensación.

 

• Estímulos e incentivos.

 

• Bienestar laboral.

 

• Necesidades de comunicación organizacional.

 

1.2 Los procesos descritos son consistentes con los valores, misión y visión de la organización.

 

1.3 Los procesos mencionados en el estándar debe incluir aquellos aspectos directamente relacionados con los procesos inherentes a la atención al cliente durante cada paso o fase de su atención.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

2. Existe un proceso para la planeación del recurso humano.

 

2.1 El proceso descrito considera los cambios que ocurren en su ambiente, tales como:  

 

• Cambios en la misión de la organización.  

 

• Cambios en el plan estratégico.

 

• Cambios en la estructura organizacional.

 

• Cambios en la planta física.

 

• Cambios en la complejidad de los servicios.

 

• Disponibilidad de recursos.

 

• Legislación relevante.

 

• Tecnología disponible.   

 

2.2. La asignación de personal a todo nivel de la organización apoya la prestación de los servicios y está diseñado de acuerdo con:   

 

• Requisitos y perfil del cargo.

 

• Identificación de los patrones de carga laboral del empleo.

 

• Reubicación y promoción del personal en el evento de que una situación así lo requiera.

 

2.3. La planeación del recurso humano en la organización está basada en las necesidades de los clientes, sus derechos o el Código de Etica organizacional y del diseño del proceso de atención.

 

3. Existe un proceso para garantizar que el personal de la institución, profesional y no profesional, tenga la suficiente calificación y competencia para el trabajo a desarrollar. Estas calificaciones y competencias también aplican para aquel personal (profesional y no profesional) que sea contratado a través de terceras personas y es responsabilidad de la organización contratante la verificación de dichas competencias.

 

3.1. Las calificaciones y competencias están definidas para cada puesto de trabajo.  

 

• Las calificaciones incluyen la educación y la experiencia requerida para asumir las tareas y responsabilidades del puesto y se relacionan con:  

 

• Experiencia.

 

• Licenciamiento o certificación, si aplica.  

 

3.2. Las competencias definidas para el personal deben reflejar las expectativas del puesto de trabajo e incluyen:  

 

• Conocimiento y habilidades.

 

• Relaciones interpersonales.

 

• Habilidades de liderazgo y administrativas.

 

• Conocimiento de estrategias para el mejoramiento de la calidad.  

 

4. La organización cuenta con un sistema de identificación de necesidades de educación continuada, el cual es planeado a partir de las necesidades identificadas en sus clientes internos y los servicios instalados o por instalar dentro de la institución.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

4.1. La educación continuada y actividades de en-trenamiento promueven la competencia del personal  

 

• Se provee información acerca del ambiente de trabajo y sus responsabilidades e incluyen:  

 

• Valores.

 

• Misión y visión.

 

• Plan estratégico.

 

• Regulaciones, estatutos, políticas, normas y procesos.

 

• Servicios disponibles.

 

• Objetivos y metas de la organización

 

• Estructura organizacional.

 

• Expectativas del desemp eño.

 

• Legislación relevante.

 

• Requisitos de actividades de salud ocupacional, seguridad y control de infecciones.

 

• Estrategias para mejorar la calidad del cuidado y servicio.  

 

• Existe un proceso de educación integral y permanente para el personal de acuerdo con necesidades identificadas en la organización.  

 

4.2. La educación continuada refuerza los conceptos, procedimientos y políticas relacionados con el proceso de atención al cliente y su familia.

 

5. La organización garantiza la evaluación de desempeño de todos los trabajadores, profesionales y no profesionales, asistenciales y administrativos.

 

• El desempeño es revisado y documentado durante el período de prueba.

 

• El mejoramiento de desempeño es revisado y documentado periódicamente o de acuerdo con los requerimientos legales o de la empresa.

 

• Se provee retroalimentación al personal evaluado.

 

6. Se adelantan procesos que garantizan el cumplimiento de la responsabilidad encomendada a los trabajadores. Los procesos se relacionan con:

 

• El entrenamiento o certificación periódica del personal de la organización en aspectos o temas definidos como prioritarios, tanto para el área asistencial como para el área administrativa.

 

• Investigación científica.

 

• Entrenamiento de estudiantes, si aplica.

 

• Conciliación de protocolos médicos.

 

• Comunicación de cambios legislativos referentes a práctica profesional.

 

• Evaluación periódica de las condiciones de trabajo.

 

• Se realiza un plan para mejorar las condiciones de trabajo de los empleados.  

 

< span style='font-weight:normal'>• La atención al cliente y su familia.

 

7. Existe un proceso de comunicación y diálogo permanente con el personal y los acuerdos son incorporados en la política de recursos humanos de la organización.  

 

8. Existe un mecanismo seguro para mantener la confidencialidad de los registros del personal de la organización. Lo anterior incluye:

 

• Acceso a los registros.

 

• Consentimiento de los trabajadores para acceder a sus registros. Este consentimiento no aplica para la ejecución de actividades cotidianas de la gerencia del recurso humano propias de la organización.  

 

9. Existen procesos que garantizan la salud ocupacional y seguridad industrial para los trabajadores de la organización.

 

9.1. Estos procesos son consistentes con la legislación o estándares de prácticas aceptados.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

9.2. Se adelantan programas de entrenamiento en prevención de riesgos y promoción de la salud.

 

10. La organización cuenta con un proceso para evaluar periódicamente la satisfacción de los empleados.  

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

11. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de la gerencia del recurso humano

 

11.1. El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.  

 

11.2. El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del equipo de salud, el paciente, su familia y los trabajadores en general.  

 

11.3. La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.  

 

11.4. El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el equipo de salud e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados

 

12. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

 12.1. Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia, el equipo de salud y los trabajadores.  

 

• Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.  

 

12.2. Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:  

 

• Seguridad

 

• Continuidad

 

• Coordinación

 

• Competencia

 

• Aceptabilidad

 

• Efectividad

 

• Pertinencia  

 

• Eficiencia

 

• Accesibilidad

 

• Oportunidad

 

13. Existe un proceso de monitorización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.  

 

14. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

14.1 Los resultados son comunicados al equipo de salud, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

14.2. Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

ESTANDARES DE GERENCIA DEL AMBIENTE FISICO

 

Propósito de los estándares

 

La provisión de servicios, así como el desarrollo inherente a los procesos, se desarrolla dentro de un ambiente que impone una serie de riesgos con igual o mayor número de consecuencias adversas al bienestar de los clientes y empleados de la organización. La gerencia del ambiente físico pretende generar una serie de procesos o políticas encaminados a establecer unos mecanismos operativos de prevención y manejo de esos potenciales riesgos con el fin de garantizar la seguridad y calidad del entorno donde se desarrollan los procesos organizacionales.

 

Organización de los estándares

 

Coherente con los grandes propósitos, la entidad debe contar con una política y procesos de gerencia del ambiente físico que contemple los recursos físicos, el mantenimiento de la seguridad y la preparación para emergencias y desastres.

 

Se cuenta con procesos para el control de infecciones de acuerdo con la legislación y estándares de manejo de pacientes, recolección, análisis y reporte de infecciones o enfermedades de transmisión, así como de la detección y manejo cuando es intrahospitalaria; el empleo adecuado de los equipos e insumos acorde con la legislación y procedimientos internos. De igual manera, el manejo y disposición de los desechos en forma segura.

 

Se debe contar con procesos definidos para el control y manejo de emergencias y desastres debidamente documentados y articulados con entidades coordinadoras, se contempla la realización de ejercicios periódicos para revisar protocolos y mantener una disciplina y organización de responsabilidades del personal en temas tales como incendios, donde se cuenta con prácticas de prevención y capacitación como para el manejo de las situaciones de emergencia, la activación de alarmas, el manejo de pacientes y su reubicación adecuada, sistemas de evacuación y desactivación de sistemas inflamables; proceso de recepción de personas involucradas en emergencia o desastre, áreas dispuestas, registro e ingreso de los pacientes, proceso de triage, señalización y protocolos de egresos para estas situaciones. Se debe contar también con un proceso para el manejo de pacientes extraviados dentro de la entidad, identificación de las personas con posibilidad de extravío, protocolo de búsqueda e información a la familia y policía.

 

Además, se miden con indicadores la gerencia del ambiente físico, los factores de calidad del proceso de atención de manera priorizada por el riesgo, el volumen, su incidencia sobre factores clave de calidad y de su medición se desarrollan procesos de mejoramiento que son compartidos y monitorizados permanentemente.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

1. La organización garantiza procesos para identificar y responder las necesidades relacionadas con el ambiente físico generadas de los procesos de atención de los clientes externos e internos de la institución.

 

1.1. Lo anterior incluye:  

 

• La gerencia de los riesgos físicos.

 

• Mantenimiento de la seguridad industrial.

 

• Preparación para emergencia y desastres.

 

• La existencia de un plan de readecuación del ambiente físico según necesidades.  

 

1.2. Los procesos son consistentes con los valores, misión y visión de la organización.  

 

1.3. Está diseñado y difundido un plan que desarrolla el método o programa que se utilizará para ejecutar las acciones que garantizan la protección de los pacientes durante su proceso de atención y de los trabajadores.

 

2. La organización cuenta con procesos diseñados y operacionalizados, los cuales garantizan la prevención y control de las infecciones durante el proceso de atención del cliente. Los procesos son basados en guías o estándares, que incluyen:

 

2.1. Para los clientes:  

 

• Admisión y transporte de los pacientes con infección.

 

• Implementación de técnicas de aislamiento.  

 

• Garantía del uso de técnicas asépticas para la prepara ción de medicamentos intravenosos, quimioterapia o nutrición parenteral.  

 

2.2. Existe un proceso de recolección, tabulación, análisis y reporte de las infecciones noso-comiales y enfermedades transmisibles e infecciosas:  

 

• Definición de cuándo se considera una infección intrahospitalaria.

 

• Definición de mecanismos de reportes y protocolos de investigación en casos de infección intrahospitalaria.

 

• Reporte de las infecciones intrahospitalarias.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Reporte de los resultados a la gerencia u otros grupos relevantes dentro de la organización.

 

2.3. El plan de prevención y control de infecciones cuenta con metas precisas que son medidas en el tiempo.  

 

2.4. El plan está incorporado en el plan de direccionamiento estratégico de la organización.  

 

2.5. Están identificadas las responsabilidades para la prevención de infecciones.

 

2.6. El personal de la organización recibe entrenamiento en la prevención y control de infec-ciones.  

 

2.7. Existen sistemas de ventilación para prevenir la diseminación de contaminantes, si aplica.

 

2.8. Existen procesos para el manejo de desechos (físicos, químicos, biomédicos, etc).

 

3. < /span>Existen procesos para el manejo seguro del espacio físico, equipos médicos e insumos. Los procesos garantizan el manejo seguro tanto para los trabajadores como para los clientes durante su proceso de atención.

 

• Diseño y despliegue de una cultura institucional para el buen manejo del espacio físico, equipos médicos e insumos.

 

• Investigación de incidentes y accidentes serios e implementación de estrategias para prevenir su recurrencia.

 

• Provisión de energía de emergencia e insumos básicos de todo tipo utilizados durante la atención.  

 

• Programaciones de limpieza.

 

4. La organización garantiza procesos para el manejo seguro de desechos. El proceso considera:

 

• Identificación, clasificación y separación de desechos en la fuente.

 

• No reutilización de materiales.

 

• Definición y aplicación de un plan de manejo, almacenamiento y desecho de material peligroso o infeccioso (líquido, sólido o gaseoso), según su clasificación.

 

• Impacto ambiental.

 

• Reciclaje y comercialización de materiales.

 

• El potencial impacto de su inadecuado manejo sobre los eventos adversos en el cliente.

 

5. Existen procesos diseñados que garanticen que la organización cuenta con un plan para los casos de emergencias y desastres (internos o externos).

 

5.1 Existe un plan organizacional que incluye:  

 

• Análisis de vulnerabilidad institucional actualizado.

 

• Integración del plan con los planes de emergencias y desastres de las agencias gubernamentales o privadas responsables.

 

• Conexión a la red de urgencias.

 

• Desarrollo y revisión permanente de los planes para preparación en casos de emergencias y desastres.

 

5.2. Existen planes individuales de las unidades funcionales que soportan el plan organi-zacional y describen cómo la unidad se integra al plan organizacional.  

 

5.3. Se adelantan ejercicios periódicos de aplicación del plan de emergencias y desastres.  Estos ejercicios permitirán:  

 

• Revisar los protocolos de desastres con todo el personal de la organización.

 

• Actualizar periódicamente al personal sobre los protocolos.

 

• Documentar la participación y conocimiento sobre los protocolos.

 

• Designar personal para reportar los ejercicios y asegurar que las recomendaciones se están llevando a cabo.  

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

5.4. La coordinación institucional del plan de emergencias y desastres contempla las siguientes actividades:  

 

• Establecimiento de un centro dentro de la organización para facilitar y coordinar las actividades de respuesta.

 

• Localización y llamada del personal disponible que no está trabajando en esos momentos.

 

• La identificación del personal que está a cargo de los servicios.

 

• Asignación de responsabilidades espe cíficas para emergencias particulares.

 

• Proveer un sistema de comunicaciones en caso de fallo del sistema telefónico de la organización.

 

• Recolectar y difundir la información necesaria.

 

• Relaciones con las agencias de emergencias y desastres.  

 

5.5. La institución garantiza la información y educación a los pacientes y sus familiares para

su preparación en casos de emergencias y desastres.

 

6. Existe un proceso para la recepción de grupos de personas involucradas en una emergencia o desastre. El proceso incluye:

 

• Diseño de un área para la recepción del per-sonal.

 

• Registro de los nombres y números de identificación de los clientes al momento del ingreso.

 

• Aplicación de un sistema de triage.

 

• Señalización del área acomodada para atender al grupo de pacientes.

 

• Activación de protocolos de salida a los pacientes hospitalizados que puedan ser egresados para acomodar a los nuevos ingresos.

 

7. Existe un proceso para prevención y respuesta a incendios.

 

7.1. El proceso está asesorado por guías del departamento de bomberos.  

 

7.2. El proceso está acorde con los códigos aprobados e incluyen entre otros:  

 

• Seguridad  

 

• Prevención de incendios.  

 

• Educación a los empleados de la organización sobre los planes de incendios, localización y uso de equipos de supresión de incendios y métodos de evacuación.  

 

• Emergencia  

 

• Activación de alarmas y notificación de la emergencia a los empleados y clientes de la organización, así como al departamento de bomberos.

 

• Evacuación de los clientes en riesgo.

 

• Instrucciones en el uso de sistemas de comunicación y utilización de ascensores.

 

• Sistemas de evacuación.

 

• Señalización de sistemas de evacuación.  

 

• Procesos de desconexión de gases o sustancias inflamables en los servicios.  

 

7.3. La institución garantiza la información y educación a los pacientes y sus familiares para su preparación en casos de incendios.

 

8. Existen procesos para evacuación y reubi-cación de clientes. El proceso incluye:

 

• Identificación de clientes que deben ser reubicados.

 

• Comunicación de esta situación a las familias.

 

• Sistema de transporte de los clientes.

 

• Arreglos de sitios alternos para la reubi-cación del cliente, incluyendo al personal de atención.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

9. La organización garantiza que existe un proceso para el manejo de situaciones donde se pierda un cliente durante su proceso de atención intrahospitalaria. El proceso incluye:

 

• Identificación de clientes que tienen la posibilidad de deambular y perderse dentro de la institución.

 

• Un sistema de comunicación dentro de la organización para la identificación del cliente.

 

• Designar a un responsable de la búsqueda.  

 

• Protocolo de búsqueda en todas las áreas de la organización.

 

• Contacto con la policía y la familia del cliente.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

10. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de la gerencia del ambiente físico

 

10.1. El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en

la organización y tiene asignado un responsable.  

 

10.2. El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del equipo de salud, el paciente, su familia y los trabajadores de la organización  

 

10.3. La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.  

 

10.4. El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el equipo de salud e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados

 

12. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

12.1. Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia, el equipo de salud y los trabajadores.  

 

• Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.  

 

12.2. Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:  

 

• Seguridad

 

• Continuidad

 

• Coordinación

 

• Competencia

 

• Aceptabilidad

 

• Efectividad

 

• Pertinencia  

 

• Eficiencia

 

• Accesibilidad

 

• Oportunidad  

 

13. Existe un proceso de monitorización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

14. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

14.1 Los resultados son comunicados al equipo de salud, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

14.2. Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

ESTANDARES DE GERENCIA DE LA INFORMACION

 

Propósito de los estándares

 

La sección de los estándares de la gerencia de la información pretende señalar los elementos sustanciales de la organización para el diseño y puesta en marcha de un proceso coherente de gerencia de la información y de los recursos utilizados para su adecuado desarrollo. Implica el facilitar las decisiones de los trabajadores de la organización (en todo nivel), basados en la integración de la información clínica y administrativa originada por los procesos. La gerencia de la información debe garantizar la estructura y coherencia de la información para generar habilidades de respuesta a los requerimientos de los clientes, sus familias y trabajadores.

 

Organización de los estándares

 

Los procesos de este tema son diseñados a partir de los requerimientos de información de la organización en factores como procesos de atención y necesidades de los clientes, planeación, direccionamiento y mejoramiento de la organización, gestión de recursos, productividad. Se define un plan de gerencia de la información que garantiza su gestión priorizada desde la estandarización, captura, análisis, transmisión y difusión, seguridad con niveles de acceso y almacenamiento. La organización hace seguimiento de las variaciones de desempeños de equipos y procesos.

 

La orga nización promueve la cultura de toma de decisiones sobre hechos y datos, y promueve su acceso de acuerdo con necesidades, para el análisis agregado y desagregado que permita monitorear y referenciar de manera sistemática. Además, se mide con indicadores la gerencia de la información, los factores de calidad del proceso de atención de manera priorizada por el riesgo, el volumen, su incidencia sobre factores clave de calidad y de su medición se desarrollan procesos de mejoramiento que son compartidos y monitorizados permanentemente.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

1. Los procesos de la gerencia de la información están diseñados para identificar las necesidades de información al interior de cada una de las unidades funcionales, en especial de aquellas necesidades directamente relacionadas con el proceso de atención a un cliente.

 

1.1. Las necesidades que están identificadas in-cluyen:  

 

• Los procesos de atención a los clientes.

 

• Planeación de la organización.

 

• Asignación de recursos.

 

• Productividad.

 

• Educación del personal.

 

• Investigación.

 

• Necesidades del cliente y la comunidad.

 

• Direccionamiento organizacional.

 

• Mejoramiento de la calidad.

 

• Coordinación de servicios frente a la atención del cliente.  

 

1.2. Existe un plan de gerencia de la información. El plan incluye:  

 

• La identificación de las necesidades de información.

 

• Captura de los datos.

 

• Análisis de la información.

 

• Transmisión de la información.

 

• Estandarización de la información

 

• Uso de la tecnología.

 

• Un proceso de implementación basada en prioridades.

 

• Almacenamiento, conservación y depuración de la información.

 

• Seguridad y confidencialidad de la información.

 

• Sistema de evaluación del plan.  

 

• Sistema de mejoramiento  

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

1.3. Se cuenta con un plan que garantice el uso de nuevas tecnologías para el manejo de la información.

 

2. Existe un proceso para identificar y responder a las necesidades de información de todos los clientes organizacionales (profesionales y no profesionales).

 

2.1. Los procesos contemplan la recolección sistemática y permanente de la información necesa ria y relevante que permita a la dirección la toma oportuna y efectiva de decisiones.

 

2.2. Existe un proceso periódico para priorizar y recoger las necesidades, opiniones y niveles de satisfacción de los clientes del sistema.

 

2.3. Cualquier disfunción en el sistema es recolectada, analizada y resuelta.  

 

2.4. La información soporta la gestión de los procesos relacionados con el cliente y los generales de la organización.

 

3. La organización realiza una investigación exhaustiva cuando el análisis periódico de la información detecta variaciones no esperadas en el desempeño de los procesos o equipos, y se generan acciones preventivas y correctivas.

 

3.1. La organización garantiza el diseño y seguimiento de protocolos por cumplir en caso de variaciones observadas.

 

4. Existe un proceso para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

 

4.1. La seguridad debe prevenir:  

 

• Acceso no autorizado.

 

• Pérdida de información.

 

• Manipulación.

 

• Mal uso de los equipos y de la información, para fines distintos de los legalmente contemplados dentro de la organización.

 

• Deterioro físico de los archivos.

 

5. Existe un proceso para transmitir los datos y la información.

 

5.1. La transmisión debe garantizar la:   

 

• Oportunidad.

 

• Facilidad de acceso.

 

• Confiabilidad y validez de la información.

 

• Confidencialidad y seguridad.

 

6. Existe un proceso para proveer los datos en medio electrónico o en papel.

 

7. Existe un proceso para consolidar la información asistencial y administrativa. La información asistencial es aquella generada de los procesos de atención a los pacientes y su familia.

 

7.1. Este proceso soporta la toma de decisiones relacionadas con los clientes, las administrativas y las de mejoramiento de la calidad.

 

7.2. La información consolidada está disponible para la comparación frente a mejores prácticas.   

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

8. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de la gerencia de la información.

 

8.1. El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.  

 

8.2. El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del equipo de salud, el paciente, su familia y los trabajadores de la organización  

 

8.3. La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.  

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

8.4. El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el equipo de salud e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados

 

9. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

9.1. Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia, el equipo de salud y los trabajadores.  

 

• Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.  

 

9.2. Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:  

 

• Seguridad

 

• Continuidad

 

• Coordinación

 

• Competencia

 

• Aceptabilidad

 

• Efectividad

 

• Pertinencia  

 

• Eficiencia

 

• Accesibilidad

 

• Oportunidad

 

10. Existe un proceso de monitorización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

11. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

11.1 Los resultados son comunicados al equipo de salud, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

11.2. Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

GLOSARIO

 

Para efectos del presente manual se adoptan las siguientes definiciones:

 

Accesibilidad. Se habla de accesibilidad cuando es fácil de iniciarse y de mantenerse. Esta depende de los proveedores que la hacen más o menos fácil de alcanzar y de usar, pero también depende de la habilidad de los clientes potenciales para vencer los obstáculos financieros, espaciales, sociales y psicológicos que se interponen entre ellos y la recepción de la atención. En acreditación es importante darle una dimensión adicional al término Acceso, ampliando su concepto a la capacidad de la organización de involucrar los derechos de los usuarios dentro de su sistema de direccionamiento político frente al paciente y su familia.

 

Aceptabilidad. Aspecto relacionado con la satisfacción de los usuarios (y que depende de aspectos culturales), respecto de la valoración que estos realizan acerca del costo, la calidad, la seguridad, la actitud del proveedor. Los resultados, la conveniencia u otros aspectos relevantes relacionados con una prestación sanitaria determinada.

 

Aislamiento, técnicas de Confinamiento involuntario de un paciente en una habitación, de la que no se le permite salir durante un espacio de tiempo determinado. El aislamiento no incluye el confinamiento involuntario por mandato legal sin propósitos clínicos, como confinar a una persona que se enfrenta a cargos criminales o que está cumpliendo una sentencia, a una habitación cerrada con llave.

 

Ambiente físico. Medio en el que se desarrollan los seres humanos y que potencialmente puede condicionar su crecimiento, desarrollo, supervivencia y comportamientos. Comprende todos los aspectos externos al organismo humano de tipo físico, químico o biológico, que ejercen alguna influencia sobre su salud, y respecto del cual tiene limitada capacidad de control.

 

Auditoría de Calidad. Es el mecanismo sistemático y continuo de evaluación del cumplimiento de estándares de calidad complementarios a los que se determinan como básicos en el Sistema único de Habilitación. Los procesos de auditoría serán obligatorios para las entidades departamentales, distritales y municipales de salud, las instituciones prestadoras de servicios de salud, las entidades promotoras de salud, las administradoras del régimen subsidiado, las entidades adaptadas y las empresas de medicina prepagada. La Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud implica:

 

1. La realización de actividades de evaluación y seguimiento de procesos definidos como prioritarios.

 

2. La comparación entre la Calidad Observada y la Calidad Esperada, la cual debe estar previamente definida mediante guías y normas técnicas, científicas y administrativas.

 

3. La adopción por parte de las instituciones de medidas tendientes a corregir las desviaciones detectadas con respecto a los parámetros previamente establecidos.

 

Autocontrol. Cada miembro de la entidad planea, ejecuta, verifica y ajusta los pro cedimientos en los cuales participa, para que estos sean realizados de acuerdo con los estándares de calidad definidos por la normatividad vigente y por la organización.

 

Benchmarking (referenciación competitiva). Es el proceso de compararse y evaluarse continuamente con otras organizaciones consideradas como las mejores para lograr información sobre filosofías, estrategia, procesos, medidas que le pueden ayudar a su organización a tomar acciones para mejorar su desempeño.

 

Bienestar laboral. Concepto relacionado con la calidad del ambiente de trabajo, que se refiere a una sensación individual medible a través de una valoración subjetiva por parte del trabajador construida por la incidencia de los factores físicos de su entorno, los sentimientos de autoestima y la sensación de pertenencia a una comunidad mediante la integración social en la organización.

 

Certificación. Proceso mediante el cual un cuerpo autorizado, ya sea un organismo gubernamental o no gubernamental, evalúa y reconoce que una persona o institución cumple con unos criterios preestablecidos. La certificación se refiere por lo general, a personas, y la acreditación, a instituciones. En salud es más conocida la certificación de profesionales como especialistas, en el cual el colegio profesional, sociedad o grupo de especialistas certifican que el profesional tiene capacidades mayores que las que permitieron su licenciamiento y cumple con los requisitos para actuar.

 

Cliente. Cualquier individuo, familia, grupo y/o comunidad (interno o externo a la organización) que recibe cuidados y tratamientos o servicios de la organización. En el contexto de este manual de estándares se homologará la palabra cliente externo al de paciente.

 

Código de Etica. Conjunto de estándares para la construcción y funcionamiento de los principios de la moral aplicados a las acciones humanas.

 

Confiabilidad. Factor fundamental que hace referencia a que el cliente pueda estar seguro del buen desempeño y respuesta de un proveedor de productos o servicios para cumplir sus cometidos.

 

Confidencialidad. Respeto a los derechos del paciente para controlar la distribución y difusión de los datos de su enfermedad1. Limitación al acceso, a los datos y la información a los individuos que tengan necesidad, motivo y esté autorizado su acceso.

 

Consentimiento informado. Es el consentimiento otorgado por una persona responsable de ella misma, para participar en un tratamiento, investigación, programa de inmunización, régimen, etc., tras haber sido informada del propósito, métodos, procedimientos, ventajas y riesgos inherentes. Este último factor es fundamental para que un sujeto otorgue su consentimiento informado.

 

Continuidad. Componente de la calidad de la asistencia al paciente que consiste en la coordinación de la asistencia misma necesaria entre diferentes médicos y centros sanitarios y a lo largo del tiempo.

 

Control. Conjunto de operaciones encaminadas a verificar y comprobar el funcionamiento, productividad, de algún proceso de acuerdo con unas directrices y planes establecidos.

 

Declaración de Derechos y Deberes. Política emanada de la alta gerencia, diseñada en conjunto con los empleados de la organización, donde se estipula claramente la responsabilidad social de la organización frente a los derechos que legal y humanamente tienen los pacientes, así como los deberes que estos deben cumplir acorde con los lineamientos legales del sistema. Sirve de directriz para el comportamiento de los funcionarios de la organización frente a los pacientes que debe atender.

 

Desastre. Suceso natural u ocasionado por el hombre que perturba el entorno de la asistencia, tales como daños ocasionados a terrenos y edificios del hospital como tormentas, tornados, huracanes o terremotos. También sucesos que afectan a la asistencia al paciente y al tratamiento, como la pérdida de suministros (luz, agua y teléfono) debido a inundaciones, disturbios, accidentes o emergencias dentro del hospital o en la comunidad circundante.

 

Desechos. Cualquier producto deficiente, inservible o inutilizado que su poseedor destina al abandono o del que quiere desprenderse.

 

Direccionamiento Estratégico. Es un concepto amplio que significa focalizar esfuerzos y lograr solidaridad hacia propósitos comunes. No es un sistema gerencial ni un instrumento específico. Busca orientar la organización hacia el futuro y hacia el mercado (entorno), para garantizar su supervivencia a largo plazo. Es un proceso o método mediante el cual la dirección involucra la planificación, la toma de decisiones y el establecimiento de los procedimientos para ejecutar las decisiones así como hacer que las demás personas de la organización hagan las tareas encomendadas y supervisadas.

 

Efectividad. El grado en que la asistencia médica se presta de forma correcta, según el estado actual del conocimiento, para alcanzar el resultado proyectado o deseado por el paciente.

 

Efectos colaterales o secundarios. Resultados paralelos y generalmente de menor importancia de un proceso o acción.

 

Eficiencia. Indicadores y resultados que miden el nivel de recursos empleados en un proceso para atender los requisitos de los clientes. Relación entre los resultados (resultados de la asistencia) y los recursos utilizados para prestar la asistencia al paciente.

 

Equipo de Salud. Grupo de personas del sector salud que realizan diferentes aportes con una metodología compartida, de cara a un objetivo común centrado en el diagnóstico, tratamiento o rehabilitación de la salud, así como las actividades de promoción de la salud y prevención de la enfermedad; donde cada miembro tiene claramente asumidas sus propias funciones y los intereses comunes, y todos los miembros comparten la responsabilidad de los resultados.

 

Equipo Administrativo. Grupo de personas dedicadas a acciones de guía, coordinación y dirección de una institución, orientadas hacia la mejora de sus objetivos y el cumplimiento de sus fines.

 

Estándar. Nivel alcanzable y deseable del desempeño contra el cual puede ser comparado el desempeño actual.

 

Estrategia. Acción de largo y mediano plazo necesaria para alcanzar la visión. Camino que ha de seguir por la organización para garantizar su supervivencia en el largo plazo. Medios o caminos escogidos (necesarios) para alcanzar posiciones futuras favorables (metas) con relación a otros competidores en determinado mercado.

 

Exámenes Diagnóstico. Es la suma del número de pruebas y sus técnicas realizadas en las instituciones prestadoras de servicios de salud, con el fin de contribuir a la investigación y esclarecimiento de las características y circunstancias del estado de salud de los usuarios y sus patologías (incluye exámenes de laboratorio clínico, patológico, inmunológico, genético, biológico, electrofisiológico, oftalmológico, auditivo, etc.; así como también pruebas imagenológicas invasivas y no invasivas.

 

Ficha Técnica. Documento de carácter técnico que soporta y estandariza al interior de la organización los aspectos básicos de cada uno de los indicadores. Esta Ficha Técnica incluye la conceptualización y referencia bibliográfica importante del indicador incluyendo sus ventajas y limitaciones, el uso que la organización pretende darle, la forma de estandarización, la cual comprende las fuentes de recolección de la información, los responsables de la misma, los datos necesarios para conformar el numerador y el denominador y la fórmula de construcción del indicador. Adicionalmente se incluye en la Ficha Técnica la periodicidad de medición.

 

Guías de Práctica Clínica. Las guías de manejo clínico basadas en evidencia científica son recomendaciones desarrolladas de manera sistemática que buscan ayudar al médico y al paciente en decisiones sobre el cuidado apropiado en salud en circunstancias clínicas específicas. Las guías de manejo clínico han sido promovidas como una estrategia para apoyar las decisiones clínicas, buscando mejorar la efectividad y optimizar costos de los servicios de salud. Promueven una apreciación mas explícita de los determinantes de la toma de decisiones clínicas y facilitan la estandarización y evaluación de la calidad de la práctica médica mediante parámetros confiables y científicamente sólidos.

 

Historia Clínica Unica. Es la historia clínica de los tratamientos ambulatorios archivada en el mismo lugar de la historia clínica de tratamientos intrahospitalarios hechos al paciente y que es de fácil acceso y consecución. También incluye los resultados de los exámenes clínicos, radiológicos y de laboratorio realizados al paciente.

 

Incidente. Suceso que surge en el desarrollo de otro.

 

Infecciones nosocomiales (u hospitalaria). Todas las infecciones que se presentan en el hospital, excepto los casos en los que el paciente ingresa con la infección activa o en período de incubación. Infecciones adquiridas en el hospital que no se ponen de manifiesto hasta después del alta. Infecciones entre el personal sanitario.

 

Insumos. Son los recursos humanos, financieros, de infraestructura, materiales, etc., que utilizan una institución para producir servicios.

 

Integralidad. Papel de coordinación de una organización para que un paciente use una serie de prestadores cuyo trabajo en conjunto sea complementario dentro de un mismo proceso de atención en un punto del tiempo o a lo largo del mismo.

 

Monitoreo. Se refiere a la vigilancia constante y la medición sistemática de un fenómeno, se utiliza para detectar tempranamente cualquier alejamiento del buen manejo o estándar del proceso y su corrección inmediata. Se utilizan criterios explícitos para temas considerados como importantes, esenciales o básicos, manejados en condiciones específicas.

 

Oportunidad. Dimensión de la actuación referente a la manera en que se presta la asistencia o se realiza una intervención en el paciente en el momento más beneficioso o necesario.

 

Pares, revisión por. Evaluación de la actuación de un profesional realizada por un compañero de profesión.

 

Personal. Funcionarios que laboran en o para la organización. Incluye a los profesionales de la salud, a los profesionales de áreas diferentes de la salud y a los demás trabajadores no profesionales de cualquier nivel.

 

Pertinencia. Cualidad de lo que exactamente conviene o corresponde al objetivo que se trate.

 

Plan de Egreso. Documento que contiene el reporte final de la estadía del paciente, los requerimientos futuros necesarios, el proceso para identificar las necesidades; y la estrategia para el continuo de cuidados al usuario después de su egreso.

 

Prevención y Control de Infecciones. Programa de asistencia en salud de la organización incluyendo normas y procedimientos para la supervisión, prevención y control de la infección. Todos los servicios de asistencia y ayuda al paciente están incluidos en él.

 

Proceso. El concepto de proceso puede ser entendido como el conjunto de causas que provocan un o unos efectos. Es una serie de acciones, sucesos, mecanismos, o pasos interrelacionados y orientados hacia un objetivo. También puede ser definido como la secuencia de tareas organizadas, repetitivas que producen un resultado (producto/bien/o servicio) predeterminado, y tienen un solo responsable. En este documento se entenderá por proceso una forma de articular el conjunto de actividades, prácticas, comportamientos, procedimientos, sistemas y mecanismos repetitivos con los cuales opera una organización.

 

Productividad. Es la relación entre la cantidad de un bien o servicio y la cantidad de factores que han servido para producirlo. La productividad se relaciona con la capacidad de los recursos para producir o no los servicios necesarios.

 

Producto. (1) Es la combinación de bienes y/o servicios que se ofrece al mercado para su adquisición, uso o consumo y que satisface una necesidad o un deseo. Así los productos en salud pueden verse representados en una glicemia, una curva de glicemia, una apendicectomía, una curación de una herida, la atención de un parto, un día de hospitalización o una comida. La definición de cada uno de los productos lleva implícita un costeo y una fijación de precio, pues cada producto se debe manejar como un ente independiente. Habitualmente suele distinguirse entre productos intermedios y finales. Los productos intermedios (outputs) se refieren a las diversas actividades que (de forma diferenciada según la naturaleza del producto) se integran en el proceso global de producción componiendo el producto final; mientras que los productos finales (Outcomes) se refieren a la integralidad de tales bienes o servicios, que constituyen en cada caso los objetos básicos (unitariamente facturables) de la actividad considerada.

 

Promoción. Cualquier cambio real en la posición o status dentro de la empresa que suponga un ascenso. Impulso a una determinada acción, y especialmente a una empresa, producto o servicio.

 

Reclutamiento. Conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar puestos de trabajo dentro de la organización. Es por tanto una actividad positiva de invitación, de incremento de input.

 

Resultado (Outcomes). Efecto y consecuencia de la actuación (o no actuación) de una función o proceso(s).

 

Resultados Adversos. Efectos o consecuencias no esperados y no deseables de un proceso de atención a un usuario, el cual no es dependiente de la historia natural de la enfermedad.

 

Salud Ocupacional. Se interesa de la salud de los individuos o los grupos en relación con su trabajo y su ambiente laboral. Incluye la capacidad de los individuos para adaptarse a su actividad laboral y, a su vez, la adaptación del ambiente laboral a los individuos que en él trabajan.

 

Seguridad. Es el conjunto de elementos estructurales, procesos, instrumentos y metodologías, basadas en evidencia científicamente probada, que propenden minimizar el riesgo de sufrir un evento adverso en el proceso de atención de salud o de mitigar sus consecuencias.

 

Seguridad Industrial. Conjunto de medidas técnicas, educacionales, médicas, sociológicas empleadas para prevenir accidentes, eliminar las condiciones inseguras del ambiente e instruir o convencer a las personas sobre la implantación de medidas preventivas. Su empleo es indispensable para el desarrollo satisfactorio del trabajo.

 

Selección. Elecci ón del candidato adecuado para el cargo adecuado o, más ampliamente entre los candidatos reclutados, aquellos más adecuados a los cargos existentes en la empresa con miras a mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño del personal.

 

Triage. Es un término de origen francés que significa clasificar para definir prioridades; se aplica en la medicina de desastres para establecer no cuáles pacientes están más graves, sino para establecer el orden en el cual deben ser manejadas (rescate, estabilización, remisión, tratamiento).

 

Unidad Funcional. Conjunto organizado de factores o recursos productivos que interactúan de una manera armónica, se encuentran bajo el control de un centro de decisión único y están dedicados a la obtención de productos o resultados concretos.

 

Validez (de datos). Verificación de la corrección de los datos, refleja una situación verdadera. También se refiere a la característica de un instrumento de medir lo que se propone medir.

 

Vinculación. Establecer una unión o un vínculo entre dos partes o personas (el trabajador potencial y el empleador).

 

MANUAL DE ESTANDARES DE ACREDITACION DE LAS ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD, ADMINISTRADORAS DEL REGIMEN SUBSIDIADO, ENTIDADES ADAPTADAS Y EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA

 

El manual de estándares para la acreditación para EPS, ARS, entidades adaptadas y empresas de medicina prepagada, el cual, como su nombre lo indica, presenta los lineamientos conceptuales e instrumentales que guiaran el proceso de acreditación para dichas instituciones. Se constituye este manual en pieza fundamental para las instituciones que pretendan adelantar procesos de mejoramiento continuo de calidad, a los evaluadores del proceso y los profesionales en salud en general.

 

BASES CONCEPTUALES DE LA ACREDITACION

 

Es importante, antes de comenzar el desarrollo de este documento, definir algunos términos y conceptos que utilizaremos permanentemente, con el fin de homologar significados y de esta forma seguir los planteamientos y procesos aquí desarrollados.

 

Garantía de la calidad

 

Se entiende por Garantía de la Calidad el conjunto de acciones que deliberada y sistemáticamente realizan los individuos, las organizaciones y la sociedad, para generar, mantener o mejorar la calidad.

 

Construir un sistema de garantía de calidad implica el conjunto de acciones sistemáticas, continuas y deliberadas, dirigidas a evitar, prevenir o resolver oportunamente situaciones que puedan afectar de manera negativa la obtención de los mayores beneficios posibles para los pacientes, con los menores riesgos. Estas acciones se relacionan con el diseño del sistema de salud, con la gestión que se lleve a cabo para que este diseño cumpla sus objetivos, con la información que se recoja para mirar su desempeño y con las acciones que se emprendan para corregir sus deficiencias.

 

El Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud es el conjunto de instituciones, normas, requisitos, mecanismos y procesos, deliberados y sistemáticos, que desarrolla el sector salud para generar, mantener y mejorar la calidad de los servicios de salud en el país.

 

Mejoramiento continuo de la calidad (mcc) y atención centrada en el cliente.

 

El mejoramiento continúo (MCC) es una filosofía y un sistema gerencial, el cual involucra los gerentes, el primer nivel directivo y los profesionales de la salud en el mejoramiento continúo de los procesos, para alcanzar mejores resultados en la atención para sus clientes/ usuarios y sus familias. Este enfoque introduce métodos estadísticos y herramientas gerenciales que reducen el desperdicio, la duplicación y el trabajo innecesario. Cuando se aplica el MCC, la meta es identificar y exceder las expectativas y necesidades de los usuarios, de sus familias, del nivel directivo, de los profesionales de la salud y de la comunidad.

 

Para el éxito en la implementación del MCC, la organización debe orientar sus acciones hacia los clientes, a satisfacer sus necesidades y expectativas. Esta transición de los prestadores de servicios de atención hacia el enfoque de satisfacer a sus clientes, implica un compromiso continúo de la organización para hablar con ellos, entenderlos, traducir esas necesidades en productos y servicios y finalmente verificar si los resultados de la atención cumplieron con dichas expectativas.

 

Como en cualquier reorientación o readaptación de una institución, adaptarse a este enfoque implica cambios en la filosofía y cultura de la institución, en el tipo de liderazgo, en la planeación y compartir el conocimiento del negocio, en hacer cambios significantes en el trabajo diario, en los roles y apoderamiento de las personas y en las relaciones y coordinación del trabajo entre los profesionales dentro de la organización .

 

DEFINICION Y GRANDES PROPOSITOS

 

Definición

 

La definición de acreditación adoptada para Colombia es:

 

"Proceso voluntario y periódico de autoevaluación interna y revisión externa de los procesos y resultados que garantizan y mejoran la calidad de la atención del cliente en una organización de salud, a través de una serie de estándares óptimos y factibles de alcanzar, previamente conocidos por las entidades evaluadas. Es realizada por personal idóneo y entrenado para tal fin, y su resultado es avalado por entidades de acreditación autorizados para dicha función".

 

Propósitos del sistema de acreditación

 

Misión

 

" Mejorar la gestión por calidad de las organizaciones de salud mediante un proceso voluntario de autoevaluación y evaluación externa, con unos estándares óptimos factibles, para mejorar la salud de los colombianos".

 

Visión

 

"Ser el mecanismo fundamental y de mayor credibilidad para direccionar el mejoramiento de las instituciones de salud en Colombia".

 

Principios

 

El Sistema Unico de Acreditación en Salud se orienta por los siguientes principios:

 

Confidencialidad. La información a la cual se tenga acceso durante el proceso de acreditación, así como los datos relacionados con las instituciones a las cuales les haya sido negada la acreditación, son estrictamente confidenciales. No obstante, la calificación final de las instituciones a las cuales se les otorgue la acreditación podrá hacerse pública, previa autorización de las instituciones acreditadas.

 

Eficiencia. Las actuaciones y procesos que se desarrollen dentro del Sistema Unico de Acreditación procurarán la productividad y el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles con miras a la obtención de los mejores resultados posibles.

 

Gradualidad. El nivel de exigencia establecido mediante los estándares del Sistema Unico de Acreditación será creciente en el tiempo, con el propósito de propender por el mejoramiento continuo de la calidad de los servicios de salud.

 

ESTANDARES DE ACREDITACION DE ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD, ADMINISTRADORAS DEL REGIMEN SUBSIDIADO, ENTIDADES ADAPTADAS Y ENTIDADES DE MEDICINA PREPAGADA

 

Tipo, amplitud y contenido

 

Tipo de estándares: Orientados inicialmente a procesos y posteriormente se involucrarán algunos estándares de resultados.

 

Amplitud de los estándares: Los estándares evaluarán integralmente la organización.

 

Contenido de los estándares: Está dirigido al proceso de atención de los clientes, centro y razón de ser de una organización de servicios de salud.

 

ESTRUCTURA DE LOS ESTANDARES

 

Los procesos objeto de la acreditación.

 

Es importante mencionar, antes de presentar los estándares, y dada algunas particularidades que diferencian entre si a las Empresas Promotoras de Salud, las Administradoras de Régimen Subsidiado, Entidades Adaptadas y Empresas de Medicina Prepagada, se hará referencia explícita cuando un estándar no aplique a una de estas organizaciones o cuando se redacte un estándar específico para alguna de estas. Lo anterior no significa que el resto de estándares de una determinada sección dejen de aplicar en los casos anteriormente mencionados

 

Afiliación y Activación de Derechos: se analizan tres grandes tópicos

 

El primer tópico es la Información que la EPS brinda al ciudadano como pilar fundamental para la toma acertada de las decisiones del mismo. Esta información debe incluir, como mínimo:

 

El segundo tópico son las actividades de Registro y Afiliación del ciudadano que ha decidido, con base en la información suministrada por la EPS, afiliarse a una determinada organización.

 

El tercer tópico es el Recaudo, donde es importante que la organización describa cuáles son las actividades de educación al empleador y cotizante para identificar y corregir los riesgos potenciales de una no atención al cliente debido a una inadecuada liquidación de aportes.

 

Planeación de la Atención. Esta planeación de actividades se realiza de acuerdo con información captada del propio cliente y genera:

 

• Identificación de grupos de riesgo.

 

• Perfiles de esos grupos.

 

• Planeación a futuro de actividades de promoción y prevención.

 

• Identificación y planeación de actividades de educación, promoción y prevención.

 

Red de servicios, la cual provee el soporte al cliente para la resolución de sus necesidades.

 

Contacto del cliente con los prestadores

 

Acciones permanentes en el tiempo

 

Direccionamiento: es el trabajo que se ha de realizar por parte de la organización frente a su proceso de planeación estratégica y el papel de los órganos de gobernabilidad de la organización.

 

Gerencia: es el trabajo de las unidades funcionales y organismos de gobernabilidad interna de la institución frente a las diferentes áreas y funciones clave que debe desarrollar permanentemente la institución.

 

Recursos humanos: se enfoca en la gestión del recurso humano desde su planeación hasta su proceso de mejoramiento continuo.

 

Sistema de información: se enfoca en la integración de todas las áreas asistenciales y administrativas frente a la información y su uso para las decisiones en cualquier nivel de la organización.

 

Ambiente físico: incluye las decisiones y procesos que deben ser tenidos en cuenta en la organización para que la funcionalidad de la estructura colabore con el adecuado funcionamiento de los procesos asistenciales.

 

Cada uno de los estándares mencionados anteriormente cuenta con una particularidad en común: el Proceso de Mejoramiento Continuo. Este proceso se encuentra reflejado en los últimos estándares, los cuales son comunes a todas las secciones de estándares e idénticos. Este proceso, que parte desde su planeación misma, pasando por las labores de monitorización, identificación de prioridades y su puesta en marcha, con su correspondiente evaluación de resultados y comunicación de los mismos, hace parte integral del núcleo a donde quiere apuntar el Sistema Unico de Acreditación, esto es, que la organización no se c onforme con demostrar que cuenta con un proceso plasmado en documentos técnicos, sino que a partir de ese planteamiento inicial se desarrollen unos enfoques y se cuente con evidencia y soportes que permitan a la propia organización y al público en general constatar su compromiso con las labores de calidad.

 

ESCALA DE CALIFICACION

 

Dimensiones a evaluar

 

ENFOQUE: Se refiere a las directrices, métodos y procesos que la institución utiliza para ejecutar y lograr el propósito solicitado en cada tema o variable que se va a evaluar.

 

IMPLEMENTACION: Se refiere a la aplicación del enfoque, a su alcance y extensión dentro de la institución.

 

RESULTADOS: Se refiere a los logros y efectos de la aplicación de los enfoques.

 

VARIABLES DE CADA DIMENSION

 

Enfoque

 

• Sistematicidad: grado en que el enfoque es definido y aplicado de manera organizada.

 

• Amplitud: Grado en que el enfoque está presente y orienta las diferentes áreas de la organización o distintos puntos del capítulo

 

• Proactividad: grado en que el enfoque es preventivo y proactivo.

 

• Ciclo de evaluación y mejoramiento: forma en que se evalúa y mejora el enfoque.

 

• Impacto: Grado de incidencia del enfoque en la implementación y en los resultados.

 

Implementación

 

• Despliegue en la institución: Grado en que se ha implementado el enfoque y es consistente en las distintas áreas de la organización o los distintos puntos del capítulo.

 

• Despliegue hacia el cliente. Grado en que se ha implementado el enfoque y es percibido por los clientes internos y/o externos, según la naturaleza y propósitos del estándar.

 

INSTRUCTIVO PARA CALIFICAR

 

1. Repase con detenimiento el significado de los componentes: enfoque e implementación, y el de sus correspondientes variables, así como el estándar por evaluar.

 

2. Lea las oportunidades de mejoramiento y las fortalezas señaladas por la Institución.

 

3. Remítase a la tabla de calificación.

 

4. Defina el grado de desarrollo de la organización:

 

• Ubíquese en la escala del numeral 3 (Organización en un grado mediano de madurez del enfoque y de la implementación), lea cada una de las variables del enfoque y de la implementación del mismo.

 

• Compare la organización con las características del numeral 3. Evalúe si corresponde a este numeral. Si corresponde a este, califíquelo como 3.

 

• Si no corresponde al numeral 3, porque considera que la organización supera las características de este numeral, desplácese hacia el numeral 4. Si está acorde con este numeral, ponga 4.

 

• Si considera que la organización tiene un grado de madurez menor que el numeral 3, desplácese hacia el numeral 2. Si está acorde con este numeral, ponga 2.

 

• Y así sucesivamente siga hacia arriba o hacia abajo.

 

El estándar debe calificarse teniendo en cuenta el enfoque y la implementación como un todo. No se califican por separado.

 

PROCESO DE AFILIACION Y ACTIVACION DE DERECHOS

 

Propósito

 

La libertad de los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud para elegir la EPS (ARS) encargada de ofrecer los servicios de salud requeridos, pretende garantizar la eficiencia del sistema y favorecer el acceso a los servicios de salud al incentivar la competencia por calidad, esto debido a que el afiliado al tener la posibilidad de trasladarse, las EPS (ARS) se ven forzadas a planear sus servicios de salud con base en las necesidades de sus afiliados, garantizando oportunidad y calidad técnica en los servicios , para retener a la población.

 

Por este motivo, la capacidad de las personas para ejercer su derecho de libre elección se convierte en pieza fundamental del sistema de calidad enfocado al cliente, y el acceso a la información necesaria para ejercer este derecho debe ser promovido por las EPS (ARS) por medios claramente entendibles de acuerdo con el perfil de los diferentes tipos de personas potenciales afiliados, garantizando amplia cobertura.

 

El proceso de afiliación a una EPS (ARS), que consta del proceso comercial y el proceso de registro, es el primer contacto del potencial afiliado con la organización, donde debe recibir una información básica en cuanto a deberes y derechos, conformación de la red de prestadores y forma de operar el sistema (acceder a los servicios), de manera que la elección de EPS (ARS) se ajuste a sus necesidades particulares.

 

Así mismo, la viabilidad financiera del sistema depende en gran medida del uso adecuado de los servicios disponibles, la oportunidad y honestidad en los aportes y la conformación adecuada de grupos familiares, por lo que se hace indispensable que el potencial afiliado conozca sus deberes y posibles sanciones a que se enfrenta en caso de un mal uso de los servicios, así como el derecho de servir de veedor a los aportes que realiza su empleador o entidad pensionadora para garantizar el derecho a utilización de servicios.

 

Este proceso, a su turno, debe garantizar que una vez registrado como afiliado tiene asegurado el cubrimiento de sus riesgos en salud, acorde con sus derechos definidos en la ley.

 

                                Calificación de la organización

 

Estándar I.1.A. La organización garantiza la provisión de información a cada potencial afiliado sobre los deberes que tendrá como afiliado de forma tal que:

 

• Las sanciones por utilizar información falsa o por facilitar la suplantación en la utilización de servicios

 

• La forma y contenido de la información debe contemplar el ser fácilmente entendible al usuario de acuerdo con su nivel de comprensión o educación.

 

I.1.B. La organización garantiza la provisión de información a cada potencial afiliado sobre los derechos que tendría como afiliado de forma tal que:

 

• Tenga concordancia con los contenidos legales vigentes del sistema y explique los derechos adicionales que le brinda esta institución.

 

• Incluya explicación sobre la red de atención contratada y los derechos no implican obligaciones infinitas.

 

• La forma y contenido de la información debe contemplar el ser fácilmente entendible al usuario de acuerdo con su nivel de comprensión o educación.

 

Estándar I.1.C. La organización provee información al cliente sobre su responsabilidad en la conformación del grupo familiar y los criterios que deben cumplir sus familiares para ser beneficiarios. El afiliado comprende sus derechos y las sanciones a que se expone por una conformación irregular. 20 Para el caso específico de las ARS Existe un proceso para verificar e informar al ente territorial en caso de conformaciones familiares inadecuadas o familias fraccionadas.

 

Estándar I.1.D. La organización cuenta con un proceso para proveer información a los afiliados sobre cotizaciones, este proceso:21

 

• A todos los afiliados se les informa sobre las consecuencias, sanciones, multas o causales de no atención derivadas de una falla en la cotización inherente al afiliado o al patrono.

 

• Se evalúa para conocer el nivel de la comprensión y la utilidad de la información entregada tanto a pensionados como independientes y empleados dependientes.

 

• A los empleadores, cuando es pertinente, se les da información sobre sus obligaciones y derechos, y sobre los lugares y métodos en donde conseguir apoyo adicional.

 

Estándar I.1.E. El usuario cuenta con la información acerca de la conformación de la red de prestadores tanto en su ciudad como en otras regiones del país. Lo anterior incluye:

 

• El sistema de acceso a los servicios (puerta de entrada urgencias, consultas) y sus posibilidades de elección.

 

• Los servicios que brinda cada uno de estos prestadores según sus niveles de complejidad.

 

• La localización de cada uno de los prestadores.

 

                                Calificación de la organización

 

Estándar I.1.F. la organización cuenta con un proceso para proveer al usuario con información sobre el uso de servicios. Lo anterior incluye:

 

• Cuál es el proceso administrativo de solicitud y obtención de citas.

 

• Cómo es el proceso para la obtención de medicamentos.  

 

• Cómo se realiza el acceso a los servicios en regiones donde la EPS no tenga red de prestadores.

 

• Cómo se tramitan las licencias de maternidad e incapacidades.

 

Estándar I.1.G. La organización provee información al usuario sobre los servicios institu-cionales, lo cual incluye:

 

• Localización geográfica de sus oficinas.

 

• Personal clave de contacto según la necesidad a tratar (incluyendo teléfonos, fax, e-mail, direcciones correo).

 

• Horarios de atención.

 

Estándar I.1.H. La EPS garantiza que el usuario entienda y conozca los valores mínimos y máximos de los copagos y cuotas mode-radoras y los servicios que son sujetos a dichos pagos.

 

Estándar I.1.I. La organización provee información básica al usuario referente a los planes de beneficios, incluyendo:

 

• Exclusiones al POS.

 

• Los períodos de carencia.

 

• Los períodos mínimos de cotización.

 

• Los medicamentos incluidos.

 

• El manejo de las prestaciones económicas.

 

Estándar I.1.J. La organización provee al usuario información acerca de cómo realizar una queja, el personal clave que se ha de contactar, los tiempos de resolución y la forma de responder.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar I.1.K. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de afiliación y activación de derechos.

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con los trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar I.1.L. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores.

 

• Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.

 

Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar I.1.M. Existe un proceso de monito-rización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

Estándar I.1.N. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destin atarios mencionados.

 

REGISTRO Y AFILIACIÓN

 

Propósito

 

El proceso de registro (como parte de la afiliación a la EPS) es el mecanismo por el cual la información básica del nuevo afiliado y su grupo familiar se ingresa a las bases de datos de la organización. La información capturada debe cumplir los requisitos legales y debe permitir a la organización la adecuada identificación de los usuarios del sistema y sus respectivos beneficios, de manera que al momento de hacer uso de los mismos no se presenten limitaciones de acceso por deficiencias en las bases de datos que impidan realizar una correcta validación de derechos.

 

En su función de administrador de recursos del sistema general de seguridad social, la EPS debe garantizar que la calidad de la información de los afiliados y sus beneficiarios, le permita realizar adecuadamente el proceso de compensación con el Fondo de Solidaridad y Garantía y obtener la UPC que garantiza la atención de los afiliados que se encuentren al día en sus pagos. En el caso de las ARS, la buena calidad de la información es indispensable para la formalización de contratos con los entes territoriales y la carnetización de los beneficiarios.

 

Simultáneamente, la información capturada debe permitir el conocimiento del perfil de la población usuaria, sus riesgos de salud y los requerimientos básicos de salud, con el cual se pueda llevar a cabo el proceso de planeación de la red de prestadores y de la atención, y el desarrollo de actividades de promoción y prevención.

 

                                Calificación de la organización

 

Estándar I.2.A. La EPS cuenta con procesos estandarizados para identificar y evaluar periódicamente las causas relacionadas con la negación o rechazo de la solicitud de servicios de los usuarios por mal procesamiento del registro de la afiliación.

 

Estándar I.2.B. La EPS cuenta con procesos estandarizados para identificar y evaluar periódicamente las causas de desafiliación y traslados de los usuarios.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar I.2.C. Existe un plan para mejorar

la calidad de los procesos de registro y afi-liación.

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el de los trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar I.2.D. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

  Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores.

 

• Esa prioridad podría estar asignada de a cuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo. Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar I.2.E. Existe un proceso de monitorización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

Estándar I.2.F. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

RECAUDO

 

Para EPS:

 

El proceso de autoliquidación de aportes es el mecanismo por el cual el cotizante independiente, el empleador o la entidad pensionadora realizan los aportes o cotizaciones de ley a través de la EPS, reportan las novedades administrativas (incapacidades, licencias, retiros, etc. y actualizan la información básica del afiliado).

 

El adecuado manejo de los formatos (magnéticos o físicos) por parte de los cotizantes y la EPS garantiza que se identifiquen correctamente los derechos de cada afiliado y no se limite el acceso a los servicios por error en la información.

 

De acuerdo con las revisiones efectuadas en varias EPS, los errores en el diligenciamiento de formatos de autoliquidación son la primera causa de negación equivocada de servicios por fallas administrativas. Por este motivo, los esfuerzos realizados en materia de capacitación a los cotizantes benefician directamente el acceso de los usuarios al servicio.

 

Debido a que las EPS deben suspender servicios programados en caso de mora de los aportes y cancelar la afiliación al completar seis meses de mora, con implicaciones sobre la antigüedad en el sistema, la mora en la realización de aportes puede representar riesgos importantes para los afiliados al limitar su acceso y oportunidad de servicios. Por este motivo, las EPS deben contar con procesos estandarizados de seguimiento de los aportes y de reporte de la mora al usuario, y en los casos pertinentes al empleador, de tal manera que este pueda exigir a su empleador la realización de aportes en forma oportuna.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar I.3.A. La EPS evalúa y ajusta sus procesos de capacitación al empleador y cotizante, y para identificar y corregir los riesgos potenciales de una no atención al usuario debido a una inadecuada liquidación de aportes. Así mismo, tiene controles para evitar fraudes o pagos incompletos22.

 

Estándar I.3.B. La EPS cuenta con procesos estandarizados para adelantar actividades de concertación, capacitación y seguimiento de las entidades recaudadoras, y para identificar y corregir los riesgos potenciales de una no atención al usuario debido a una inadecuada liquidación de aportes.23

 

Estándar I.3.C. La EPS cuenta con procesos para proveer información y evaluar su impacto a empleados y empleadores sobre los procesos de autoliquidación, lugares de recaudo y explicación de trámites que se han de seguir. Así mismo, para promover la legalidad de los aportes y las sanciones en caso de fraude.24

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar I.3.D. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de recaudo.

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el los trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar I.3.E. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores.

 

• Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.

 

Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:  

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar I.3.F. Existe un proceso de monitorización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar I.3.G. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

                Para ARS:

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar I.3.H. La ARS verifica, cuantifica y aplica correctivos en los casos que su sistema de información no provea los recursos necesarios, en el tiempo requerido, para el adecuado cobro de los aportes a los entes territoriales con los cuales tiene firmados contratos de afiliación.

 

Los estándares mencionados en la sección específica para EPS desde el I.3.D hasta el I.3.G también aplican para las ARS.

 

PLANEACION DE LA ATENCION

 

Propósito

 

Dentro de las funciones de las EPS - ARS se encuentran la promoción de la salud y el manejo del riesgo de enfermar de sus afiliados, y la organización de la prestación de servicios de salud. Para ello requieren conocer las características de su población y perfil de uso de servicios, de forma que la red de prestadores responda a estos objetivos.

 

Existen enfermedades crónicas, así como riesgos de enfermedades futuras que son susceptibles de manejar y que si no tienen un adecuado manejo pueden acarre ar complicaciones importantes. Así mismo, condiciones como el embarazo o características como edad y género conllevan mayores riesgos de enfermar. Una EPS (ARS) que tiene información acerca de las características de su población y conoce sus necesidades puede intervenir para disminuir estos riesgos, al identificar los afiliados que requieren actividades preventivas y de educación, y facilitar el acceso a los diferentes programas.

 

La participación activa de los prestadores es fundamental en el logro de este objetivo, por lo tanto, la coordinación que realice la EPS para mantener informados y motivados a los profesionales vinculados a los diferentes programas, debe garantizar el impacto esperado.

 

Por este motivo, dentro del sistema de calidad debe establecerse un seguimiento estricto de las actividades de planeación, implementación y mejoramiento de los programas de salud, de manera que su estructura y operación respondan en forma permanente a las necesidades identificadas.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar II.1. La EPS recolecta y procesa, para todo afiliado o beneficiario de su organización, una información básica sobre el estado de salud al momento de la afiliación o durante su contacto posterior con la EPS, tomando como fuente misma al usuario.

 

Estándar II.2. La información recolectada anteriormente lleva a la descripción e identificación de grupos de riesgo poblacionales. Las personas o núcleos familiares incluidos en esos grupos comparten una serie de características comunes en estados de salud o factores de riesgo sobre su salud que generan procesos y programas especiales de atención.

 

Estándar II.3. La EPS planea y conforma su red con base en los hallazgos de los análisis de riesgo de su población (es decir más allá del número de afiliados y su localización) y establece mecanismos que permiten planear de manera uniforme e integral los programas y actividades de Educación, Promoción y Prevención.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar II.4. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de afiliación y activación de planeación de la atención.

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el, los trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar II.5. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores.

 

• Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:  

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.

 

• Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.  

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar II.6. Existe un proceso de monitorización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

Estándar II.7. Los resultados de las actividades

del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

RED DE SERVICIOS

 

Propósito

 

La libertad de elección del prestador por parte del usuario es un estímulo para la eficiencia del sistema de salud como un todo, al fomentar la calidad, sin embargo, la complejidad técnica de los servicios que se ofrecen dificulta que el usuario común tenga la capacidad de elegir bajo este criterio.

 

Por esta dificultad técnica en el análisis de la calidad, la legislación colombiana delegó en las EPS (ARS) la responsabilidad de conformar una red de acuerdo con criterios técnicos, sobre los cuales el afiliado puede elegir el prestador que se acomode a sus necesidades.

 

Así, la EPS (ARS) debe conformar una red suficiente e idónea para los servicios ofrecidos de manera que garan tice a sus afiliados adecuada calidad, facilidad de acceso y oportunidad de los servicios que recibe. Para ello, debe contar con procesos de selección que evalúen las condiciones técnicas de los profesionales que inscribe, las características personales que se adapten a las políticas de la organización y actitud de servicio; así mismo, debe llevar a cabo procesos de inducción, capacitación y monitoreo de la calidad de servicio prestada por esta red y realizar los correctivos requeridos.

 

La motivación de los profesionales que prestan sus servicios a través de la EPS (ARS) y la identidad con las políticas de calidad de la organización son factor clave en la satisfacción de los afiliados al recibir el servicio, por lo tanto, se debe contar con programas de trabajo conjunto con los prestadores que permitan identificar dificultades para ser corregidas.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar III.A. La organización cuenta con un proceso que permanentemente permite planear y redimensionar las necesidades de su red (cantidad, tamaño y características) de prestadores de acuerdo con:

 

• El número de afiliados (demanda potencial).

 

• Las necesidades de los usuarios, de acuerdo con los servicios contenidos en el POS y de acuerdo con la información recolectada según el estándar II.1 y los grupos de riesgo identificados en el estándar II.2.

 

• La localización geográfica de sus usuarios.

 

Estándar III.B. La EPS selecciona sus prestadores de acuerdo con una serie de criterios explícitos diseñados para tal fin, entre los que se cuentan:

 

• Para las organizaciones de salud: Un proceso que garantiza que no se contrata a ningún prestador que no cumpla con las condiciones de habilitación.

 

• Para los profesionales independientes: Un proceso para verificar la información en términos de tiempos de entrenamiento, experiencia laboral y títulos o btenidos.  

 

• Indicadores de desempeño o calidad técnica.

 

Estándar III.C. Al momento de la contratación de los prestadores de servicios se identifican los siguientes criterios. Estos deben ser garantizados en caso de que la contratación se haga con entidades de una red propia.

 

• Condiciones de la atención en salud, se conciertan los protocolos de manejos (sí existen) y los procesos de autorización de servicios, las formas de facturación y las condiciones de auditoría.

 

• Se hace un proceso de análisis y concertación sobre la tecnología a emplear y se evalúa

la pertinencia y el costo efectividad de la misma.

 

• Los sistemas de evaluación de desempeño de los prestadores, entre los cuales se debe incluir la calidad técnica del servicio y la satisfacción del usuario. Las demás formas de evaluación de desempeño serán definidas y concertadas entre las dos partes.

 

• Deberes y derechos de los prestadores hacia la EPS.

 

• Proceso para protestar una decisión o solicitar una segunda opinión.

 

Estándar III.D. La EPS debe garantizar a sus prestadores, una vez contratados, un proceso de inducción y mantenimiento de información sobre tópicos relacionados con:

 

• Qué se espera de los prestadores durante el proceso de atención al usuario.

 

• Cuál es la filosofía de la EPS frente al usuario.

 

• Los procesos organizacionales y/o planes de desarrollo de la EPS que soportan e impactan sobre la atención de los usuarios.

 

• Los derechos y deberes de los usuarios y el proceso que se ha de seguir en caso de no autorizar servicios.

 

 

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar III.E. Existen planes de calidad entre las EPS y las IPS frente a los servicios a brindar a los usuarios. Estos planes deberán:

 

• Estar acordados por las dos partes y descritos dentro del contrato.

 

• Contar con estándares mínimos de calidad para brindar por parte de los prestadores y de verificación por parte de las EPS frente a los servicios que se van a contratar.

 

Estándar III.F. La EPS cuenta con un sistema periódico de monitoreo de la satisfacción del usuario frente a:

 

• El grado de satisfacción del usuario con los servicios recibidos de parte de los prestadores.

 

• El grado de satisfacción del usuario con los servicios recibidos del personal de la EPS.

 

• El grado de satisfacción de los prestadores con la EPS.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar III.G. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de la red de servicios.

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadore s de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el, los trabajadores e incluye una ficha técnica.

Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar III.H. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores.  

 

Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.

 

• Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:  

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar III.I. Existe un proceso de monitorización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar III.J. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

CONTACTO CON PRESTADORES

 

Propósito

 

El artículo 49 de la Constitución Política de Colombia garantiza a todas las personas el acceso a los servicios de promoción, protección y recuperación de la salud y entrega al Estado la responsabilidad de organizar, dirigir y reglamentar la prestación de servicios de salud, conforme a principios de eficiencia, universalidad y solidaridad.

 

Es así como el Estado delega en las EPS-ARS la organización de la prestación de los servicios contenidos en el Plan Obligatorio de Salud con cargo a la unidad de pago por capitación. Corresponde entonces a las EPS (ARS) garantizar el acceso a los servicios de salud contenidos en dicho plan, con criterios de eficiencia (calidad y costo) y efectividad (impacto en las condiciones de salud).

 

La Gerencia de Utilizaciones (salud administrada) implica contar con un sistema de autorización de servicios apoyado en información, que sin limitar el acceso a los servicios garantice su racionalidad y efectividad. Su implementación debe guardar el equilibrio necesario para satisfacer las necesidades de sus afiliados y simultáneamente orientar el correcto uso de los beneficios de acuerdo con la reglamentación vigente.

 

Dada la complejidad de las variables existentes en el proceso de autorizaciones, el perfil y entrenamiento de los funcionarios encargados de autorizar los servicios deben garantizar capacidad de análisis, solución de problemas y actitud de servicio, de manera que el usuario comprenda claramente las razones que llevan a una negación o a una autorización parcial.

 

SOLICITUD DE SERVICIOS Y VALIDACION DE DERECHOS

 

Propósito

 

La organización de servicios de salud, con criterios de eficiencia y las restricciones contenidas en la reglamentación vigente, obligan a las EPS (ARS) a que en el momento en que el usuario solicite servicios de salud, realicen procesos de validación de derechos de acuerdo con la antigüedad en el sistema; condición de pensionado, trabajador cotizante o beneficiario; oportunidad en los pagos de aportes al sistema o servicios incluidos en el Plan Obligatorio de Salud.

 

Sin embargo, este proceso de validación no se debe limitar al acceso a los servicios de usuarios con derechos y en caso de existir limitaciones legales para la atención se debe brindar información y orientación al usuario sobre la mejor forma de recibir la atención requerida o solucionar los problemas existentes.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar IV.1.A. La organización cuenta con un proceso sistemático para tramitar y dar respuesta a las solicitudes de servicios de los usuarios. Este sistema:

 

• Debe tener un responsable definido

 

• Debe contemplar atención las 24 horas y permitir que se hagan solicitudes por diferentes medios según el tipo de usuarios (de manera presencial o a distancia).

 

Estándar IV.1.B. La institución cuenta con un sistema de información formal que permita:

 

• Identificar los usuarios de la EPS, los beneficios a los que tiene derecho, sus restricciones de uso de servicio.

 

• Tendencias de uso de servicios por usuario.

 

Estándar IV.1.C. La organización cuenta con un proceso para la toma de decisiones de las autorizaciones, el cual:

 

• Tiene en cuenta los acuerdos realizados en el momento de contratar con los prestadores, y además incluye una serie de algoritmos basados en evidencia clínica para las entidades y casos más frecuentes, que ayudan a la decisión de acuerdo con la presentación del paciente.

 

• Personal específicamente entrenado en el proceso.

 

• Proceso para informar al paciente la decisión tomada y para explicar otras opciones existentes dadas las condiciones del mismo.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Segundas instancias para dirimir casos complicados o de difícil decisión.

 

Estándar IV.1.E. La organización cuenta con

un proceso para identificar los usuarios

que tienen restricciones al uso de servicios, incluye:25

 

• Las causas relacionadas con actividades No – POS.

 

• Períodos Mínimos de Carencia.

 

• No pago de cotizaciones.

 

• Períodos de traslado.

 

• Beneficiarios adicionales que generen restricción.

 

Estándar IV.1.F. La organización cuenta con un sistema de revisión y seguimiento de servicios negados a los usuarios, por causa de negación.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar IV.1.G. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de solicitud de servicios y validacion de derechos

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el los trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar IV.1.H. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores.  Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto vo lumen.

 

• Alto costo.

 

• Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar IV.1.I. Existe un proceso de monito-rización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar IV.1.J. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de c anales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

MONITORIZACION DEL CONTACTO DEL USUARIO

CON LOS PRESTADORES.

 

Propósito

 

La oportunidad y facilidad de acceso a los servicios, en especial los de primer nivel de atención (o puerta de entrada), han sido identificadas como aspectos prioritarios para el usuario. Así mismo, la calidez y el respeto de los prestadores son factores de alto impacto en la satisfacción de los usuarios.

 

Siendo las EPS (ARS) empresas de servicios en las que su producto es la atención médica, la satisfacción de los clientes en el momento de recibir esa atención por parte de los prestadores de servicios constituye el elemento principal del sistema de calidad. Por este motivo, el sistema de calidad centrado en el cliente debe dar prioridad a los aspectos de la atención y monitorizar en forma permanente la satisfacción de sus afiliados en el momento del contacto con los prestadores, con objeto de identificar oportunidades de mejoramiento.

 

Este punto tiene una clara relación con lo que se definió en la planeación de la atención y conformación de la red, así como con los acuerdos a los que se llegó durante el proceso de contratación de prestadores.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar IV.2.A. La organización tiene definidos estándares para la oportunidad del acceso a los servicios contemplados dentro del plan de beneficios.

 

Estándar IV.2.B. La EPS cuenta con un s istema de monitorización permanente para identificar las causas de no atención o de falta en la oportunidad al usuario en un prestador de servicios

 

Estándar IV.2.C. La EPS verifica el trato y el servicio que sus afiliados reciben, lo anterior incluye:

 

• Los pacientes son examinados y tienen la oportunidad de preguntar sus inquietudes en condiciones de privacidad.

 

• Esta privacidad es respetada mientras el paciente se baña, se desnuda o mientras es atendido por un profesional o técnico.  

 

• Se explica claramente el problema y el tratamiento planteado.

 

Estándar IV.2.D. La EPS cuenta con un sistema para evitar las suplantaciones y demás prácticas ilegales, en el contacto de los usuarios con los prestadores.

 

Estándar IV.2.E. La EPS cuenta con un sistema de recolección y trámite de quejas de sus afiliados, bien sea por la atención en la EPS o en alguna de las IPS que hacen parte de la red de prestación.

 

Estándar IV.2.F. La organización evalúa periódicamente la satisfacción del usuario con la calidad del servicio en las IPS y del apoyo prestado en la EPS en la coordinación de dicho contacto.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar IV.2.G. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de monitorizacion del contacto del usuario con los prestadores.

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el, los trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar IV.2.H. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores. Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.

 

• Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:  

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar IV.2.I. Existe un proceso de moni-torización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

Estándar IV.2.J. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

AUDITORIA.

 

Propósito

 

Es el mecanismo sistemático y continuo de evaluación del cumplimiento de estándares de calidad complementarios a los que se determinan como básicos en el Sistema Unico de Habilitación. Los procesos de auditoría serán obligatorios para las entidades departamentales, distritales y municipales de salud, las instituciones prestadoras de servicios de salud, las entidades promotoras de salud, las administradoras del régimen subsidiado, las entidades adaptadas y las empresas de medicina prepagada. La Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud implica:

 

1. La realización de actividades de evaluación y seguimiento de procesos definidos como prioritarios.

 

2. La comparación entre la Calidad Observada y la Calidad Esperada, la cual debe estar previamente definida mediante guías y normas técnicas, científicas y administrativas.

 

3. La adopción por parte de las instituciones de medidas tendientes a corregir las desvi aciones detectadas con respecto a los parámetros previamente establecidos.

 

Las EPS deben establecer acciones y mecanismos que permitan evaluar en forma previa las acciones y mecanismos utilizados por las instituciones prestadoras de servicios de salud para autocontrolar los estándares e indicadores de calidad de los procesos prioritarios de prestación de servicios, definidos en forma conjunta para ser recibidos por los afiliados a la EPS. Deberán precisar en forma clara el proceso de seguimiento y monitoreo de las acciones y mecanismos de auditoría implementados por las instituciones prestadoras de servicios, al igual que las acciones y mecanismos para utilizar en caso de presentarse eventos no previstos o de no acuerdo en lo pactado previamente.

 

La auditoría externa se realiza bajo el prototipo del control de segundo orden. Constituye un tipo de control que promueve auditar lo auditado, es decir, evaluar el autocontrol efectuado por las organizaciones. Su objetivo consiste en permitir que las instituciones mejoren su desempeño ya que se logran los resultados deseados promoviendo el buen funcionamiento de las organizaciones y fortaleciendo la actividad primaria de control (autocontrol y auditoría interna). Su implementación requiere pasar de relaciones estratégicas de dominación, a relaciones comunicativas de alineamiento de intereses. Estas son relaciones basadas en el respeto mutuo, en las que cada parte reconoce el valor de la contribución al otro y por lo tanto está dispuesta a conversar y a negociar; su condición esencial es la actitud de diálogo.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar IV.3.A. La EPS tiene identificada una serie de eventos de atención o patologías, con una serie de criterios explícitos, que una vez ocurridos llevan a realizar procesos de auditoría en el interior del prestador.

 

• Estos criterios incluyen las generalidades del proceso de la atención, así como los pasos que se han de seguir en excepciones.

 

• Estos criterios son tenidos en cuenta desde los compromisos adquiridos en el momento de la contratación.

 

Estándar IV.3.B. De las labores de auditoría se tienen registros que señalan las causales que motivaron la realización de la auditoría, los hallazgos de la misma y un plan que se ha de seguir acordado por los actores involucrados.

 

Estándar IV.3.C. La organización cuenta con un sistema de información que permita moni-torear la sobreutilización de servicios por parte de prestadores y usuarios.

 

Estándar IV.3.D. La EPS cuenta con un proceso de conformación de comités de pares externos para la revisión de casos clínicos que tengan un resultado adverso o que haya de por medio un proceso legal que necesite un concepto experto.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar IV.3.E. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de auditoría.

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el, los trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar IV.3.F. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores. Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.

 

• Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.  

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar IV.3.G. Existe un proceso de monito-rización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

Estándar IV.3.H. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

INTEGRALIDAD Y CONTINUIDAD DE LA ATENCION.

 

Propósito

 

La integralidad y continuidad de la atención desarrolla el papel de coordinación de la EPS frente a sus afiliados para que estos accedan a diferentes prestadores cuyo trabajo en conjunto sea necesario y complementario dentro de un mismo proceso de atención, con el fin de lograr un objetivo propuesto en un tratamiento, bien sea en un momento específico o durante un período de tiempo.

 

Gran parte de los problemas de calidad en la atención resultan de la fragmentación de los servicios, sin embargo, la atención médica requiere un trabajo multidisciplinario y diferentes niveles de complejidad que exigen excelentes mecanismos de comunicación y coordinación entre prestadores y EPS (ARS). Si no se garantizan procesos que permitan el flujo de información entre los diferentes profesionales e instituciones prestadores se tiende a presentar duplicidad en el uso de medios diagnósticos y terapéuticos aumentando el riesgo de complicaciones médicas y la insatisfacción de los usuarios de los servicios.

 

La EPS (ARS) como responsable de la organización de los servicios de salud debe garantizar la coordinación y flujo de información médica entre los diferentes prestadores que atienden un mismo paciente o la continuidad de la atención en caso de que determinado prestador no se encuentre disponible en un momento dado, de manera que los usuarios reciban una atención similar y apropiada para sus condiciones de salud.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar IV.4.A. La organización cuenta con un proceso que surja de la información contemplada en los planes de egreso o solicitudes de servicios, de los usuarios tratados en las diferentes IPS, para garantizar una continuidad e integralidad en la prestación de servicios de salud en un momento dado. Esta información incluye, además, la de servicios o atenciones ambulatorias.

 

Estándar IV.4.B. La organización cuenta con un proceso para asegurar la integralidad y disponibilidad de acceso a las historias clínicas de sus afiliados en todos los niveles de su red de atención, evitando así las duplicaciones o las informaciones incompletas que puedan producir problemas de calidad.

 

• Este proceso es conocido por los prestadores.

 

• Cuenta con un responsable en la EPS.

 

• Garantiza que la información producida "fluya" y se almacene correctamente.

 

Estándar IV.4.C. Existe un responsable organi-zacional para garantizar las labores de integralidad y continuidad.

 

Estándar IV.4.D. La organización cuenta e integra los protocolos farmacéuticos y sus centros de despacho de medicamentos a las labores de continuidad e integralidad. Este proceso incluye la evaluación de la calidad de los medicamentos entregados y en que grado están completas las prescripciones.

 

Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar IV.4.E. La organización cuenta e integra los centros prestadores de servicios de laboratorio y de complemento diagnóstico (rayos X, imagenología) a las labores de continuidad e integralidad, y se hace un proceso formal de selección de la tecnología a emplear.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar IV.4.F. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de integralidad y continuidad de la atención.

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está d iseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con los trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar IV.4.G. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores. Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.

 

• Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar IV.4.H. Existe un proceso de moni-torización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

Estándar IV.4.I. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

ACCIONES PERMANENTES EN EL TIEMPO

 

Propósito

 

Como se mencionó anteriormente, dentro de las funciones de las EPS (ARS) se encuentra la responsabilidad de promover la salud, controlar y manejar el riesgo de enfermar de sus afiliados, y la organización de la prestación de servicios de salud. Estas actuaciones obligan a las EPS (ARS) a realizar actividades permanentes en el tiempo que garanticen que el afiliado puede acceder fácilmente a los servicios de salud brindados por la red de prestadores en caso de requerirlos (y que son tratadas en otro aparte de este manual), y la generación y administración de un conjunto de procesos educativos y preventivos para tratar de mantener y mejorar las condiciones de salud de sus usuarios.

 

Estas acciones deben ser planeadas y adelantadas por la EPS por iniciativa propia, independientemente de que el usuario use con mucha frecuencia la red de prestadores, y puede implicar la inducción de la demanda de servicios con objetivos muy claros. El sistema de calidad debe monitorear que estas actividades se lleven a cabo y que se evalúe permanentemente su efectividad a través de indicadores de acceso y perfiles de morbilidad.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar V.1.A. La EPS provee periódicamente, durante el tiempo que el usuario permanezca como afiliado, información sobre cambios en la conformación (ingr esos o egresos) de la red de prestadores o de la legislación vigente en temas que lo afecten.

 

• La organización tiene en cuenta las características de los evaluados para preparar y particularizar esta información.

 

• Se evalúa el impacto y el entendimiento de la información entregada.

 

Estándar V.1.B. En concordancia con la planeación de la atención realizada, y con base en los grupos poblacionales de riesgo, más allá de la normatividad vigente la EPS realiza un conjunto sistemático de actividades de prevención y promoción para las principales entidades de salud según las particularidades de sus afiliados, teniendo en cuenta criterios de frecuencia de presentación, severidad, etc. Para esto:

 

• Desarrolla o adapta guías específicas de atención para dichos grupos.

 

• Planea y ejecuta los resultados de estas actividades.

 

• Evalúa el impacto generado en sus afiliados mediante el uso de indicadores trazadores.

 

Estándar V.1.C. La organización cuenta con un proceso periódico de planeación de actividades de Educación, Promoción y Prevención más allá de su obligación legal y con base en los diferentes grupos de riesgo identificados

 

Estándar V.1.D. La organización realiza actividades de capacitación permanente a sus usuarios en:

 

• Hábitos saludables de vida.

 

• Detección temprana de riesgos de patologías prioritarias.

 

• Guías o protocolos para seguir en caso de presencia o detección temprana de factores de riesgo.

 

• Uso de servicios para el adecuado diagnóstico y tratamiento.

 

Estándar V.1.E. La EPS comunica a su red los hallazgos de los análisis de riesgo de su población y establece mecanismos que permiten planear de manera uniforme e integral los programas y actividades de educación, promoción y prevención.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar V.1.F. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de acciones permanentes en el tiempo.

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el los trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar V.1.G. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores. Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.

 

• Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.  

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar V.1.H. Existe un proceso de monito-rización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

Estándar V.1.I. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

FUNCIONES DE APOYO

 

DIRECCIONAMIENTO

 

Propósito

 

Se evalúa la importancia que da la institución al desarrollo de la capacidad de liderazgo en todos los niveles y la participación directa de la alta dirección como líder y responsable principal de la creación y mantenimiento de un direccionamiento estratégico claro y visible, que sirva de guía al trabajo diario del equipo humano y actúe como promotor de un proceso permanente de mejoramiento, buscando dar una respuesta más efectiva a los usuarios, otros clientes y la comunidad.

 

El compromiso y el ejemplo impartido por la alta dirección (junta directiva, gerentes y directores de áreas funcionales) en la construcción de una cultura de calidad en la organización es lo que garantiza el éxito de la implementación de políticas y el cumplimiento de objetivos y metas previamente definidos. Así mismo, la claridad de la misión, la visión y los valores de la organización facilitan al equipo humano el desarrollo de sus actividades con criterios de calidad. Esto implica que una política de la alta dirección sea controlar y monitorear la calidad de la gestión en salud para el usuario.

 

El perfil de los miembros de la alta dirección debe reflejar la cultura organizacional, valores y políticas de la organización. Por este motivo, el proceso de selección del cuerpo directivo debe estar estructurado y responder a estos criterios.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar VI.1.A. Los órganos directivos de la organización facilitan y se involucran en el desarrollo del proceso de direccionamiento estratégico de la organización.

 

Estándar VI.1.B. La organización desarrolla un análisis estratégico donde incluye por lo menos la lectura del entorno, la voz del cliente interno y ejercicios de referenciación con su competencia.

 

Estándar VI.1.C. Existe un proceso para la educación continuada de los miembros de la Junta Directiva, este proceso considera:

 

• Todos los integrantes de la Junta Directiva reciben orientación de la organización y sus funciones y de los procesos de direccionamiento en salud.

 

• Cómo realizar reuniones exitosas.  

 

• Esta orientación está soportada con educación continuada en el tiempo.

 

Estándar VI.1.D. Existe un proceso para definir los valores, misión y visión de la organización de acuerdo con los cambios del entorno. Esta definición contempla al menos los siguientes crit erios:

 

• La relación de la organización con la comunidad que sirve.

 

• Su responsabilidad frente a sus trabajadores, el cliente y su familia.

 

• Aspectos que guían la ética de la organización.  

 

• La visión enfoca a la organización en el desarrollo de sus servicios.

 

Estándar VI.1.E. Existe un proceso que a partir del direccionamiento estratégico construye un plan de acción.

 

• Los objetivos contenidos en el plan son priorizados y ejecutados y forman las bases para su posterior planeación, implementación y evaluación.  

 

• La organización garantiza que las diferentes unidades funcionales están involucradas en la formulación del plan y cada una de estas desarrolla su propio plan en coherencia con el de la organización.

 

Estándar VI.1.F. Los líderes están involucrados en la difusión y seguimiento del plan de direccionamiento estratégico de la organización.

 

Estándar VI.1.G. Existe un proceso para establecer los parámetros dentro de los cuales los planes son ejecutados. El proceso garantiza la viabilidad financiera de la organización a través de la confirmación de la disponibilidad de recursos para soportar los actuales y futuros servicios y programas de la organización.

 

Estándar VI.1.H. Existe un proceso para evaluar integralmente la gestión en salud para los usuarios que, con base en procesos de auditoría de la calidad en la organización, les haga seguimiento a unos indicadores trazadores; esto implica seguir factores como:

 

• Oportunidad de la atención por tipos de ser-vicios.

 

• Utilización de servicios por afiliado (por ejemplo, tratando de incentivar la consulta y desincentivar la hospitalización).

 

• Satisfacción global del usuario con la atención recibida.

 

• Calidad de la atención.

 

• Número de desafiliaciones por problemas de la calidad de la atención.

 

Estándar VI.1.I. Existe un proceso para establecer parámetros de orientación al personal, la cual está alineada con el direccionamiento estratégico de la organización.

 

 

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Existe un proceso para determinar el número y perfil del personal requerido para resolver las necesidades de los usuarios.

 

• Existe un proceso por medio del cual el personal de la institución sustenta su gestión ante la junta directiva o comités especiales creados para tal fin.

 

Estándar VI.1.J. Existe una política clara por medio de la cual se define cuándo y cómo los directores de las unidades funcionales asesoran a la junta directiva en caso de ser necesario.

 

• Elaboración de conceptos o documentos téc-nicos.

 

• Entrega de informes sobre solicitudes especí-ficas.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar VI.1.K. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de direccionamiento

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desa rrollados de forma conjunta con el, los trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar VI.1.L. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores. Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.

 

• Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.  

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar VI.1.M. Existe un proceso de monito-rización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

Estándar VI.1.N. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

GERENCIA

 

Propósito

 

Una vez definidas la misión, visión, valores, objetivos y metas de la organización estos deben llegar a todos los niveles de la organización, de manera que se facilite la implementación de los planes y el logro de las metas.

 

La forma como el staff participa en la difusión e implementación de cada una de sus áreas del sistema de calidad contribuye al éxito de los resultados. La misión, visión, objetivos y metas de cada una de las áreas de la organización deben estar alineados con los grandes objetivos de la organización y deben evidenciar el respeto hacia el paciente y su familia.

 

Por conducto de la alta dirección, la organización debe garantizar la adecuada asignación de recursos para el logro de los objetivos formulados y establecer mecanismos de seguimiento que garanticen los resultados propuestos.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar VI.2.A. Cada unidad funcional de la organización tiene identificados sus clientes y proveedores, internos y externos.

 

Estándar VI.2.B. Cada unidad cuenta con un proceso para identificar las necesidades y expectativas de sus clientes (internos y externos), así como el proceso para responder a dichas necesidades. El proceso incluye:

 

• Una metodología para la identificación de las necesidades.

 

• Un grupo o equipo para planear y dar respuesta a las necesidades.

 

Estándar VI.2.C. Existe un proceso por parte de la alta gerencia que garantice una serie de recursos para apoyar todas las labores de monitorización y mejoramiento de la calidad. El soporte es demostrado a través de:

 

• Promover la interacción de la alta gerencia con grupos de trabajo en las unidades.

 

• Un sistema de tutoría o acompañamiento y retroalimentación.

 

• Identificación y remoción de barreras para el mejoramiento.

 

• Asignación de recursos.

 

• Reconocimiento a la labor de las unidades funcionales de la organización.

 

Estándar VI.2.D. La organización garantiza un proceso estructurado para el desarrollo de metas y objetivos para cada unidad funcional, acordes con su tipo de cliente y/o las fases del proceso de atención en las cuales su soporte es necesario.

 

Las metas y objetivos:

 

• Son consistentes con los valores, misión y visión de la organización.

 

• Proveen orientación para el proceso de atención del cliente.

 

Estándar VI.2.E Los objetivos y metas definidos por cada unidad funcional cuentan con un sistema para su monitorización, su estan-darización y método de seguimiento. La monitorización incluye:

 

• Las actividades especificas de monitoreo y mejoramiento.

 

• La evaluación del logro de las metas y obje-tivos.

 

Estándar VI.2.F. Existe un proceso en la organización para identificar, garantizar y cumplir con el respeto a los derechos de los usuarios. El respeto por el paciente incluye:

 

• Dignidad personal.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Privacidad.

 

• Seguridad.

 

Estándar VI.2.G. Existe un proceso organizacional para prevenir y controlar el comportamiento agresivo y abusos de clientes y trabajadores de la organización hacia otros clientes, familias, visitantes y trabajadores. El proceso contempla:

 

• Una política clara emanada de la alta gerencia, que defina las normas de comportamiento frente a los clientes y compañeros de trabajo

 

• Un proceso para asistir a aquellos que han sido, o son, víctimas de abuso o comportamientos agresivos dentro de los procesos de atención.

 

• Educación a los trabajadores y clientes que presentaron conductas de abuso o comportamientos agresivos hacia otras personas.

 

• Información y educación a los clientes y sus familias para reportar y solucionar este tipo de conductas.

 

Estándar VI.2.H. Existen procesos para desarrollar políticas organizacionales que definen el tipo y amplitud de los servicios que se han de proveer.

 

Estándar VI.2.I. Existe un proceso para la asignación de recursos humanos, financieros y físicos de acuerdo con la planeación. Este incluye:

 

• Las prioridades en el plan.

 

• La evaluación de la calidad provista en los servicios.

 

Estándar VI.2.J. Existe un proceso para la protección y control de los recursos. Lo anterior se logra a través de:

 

• Medición de la productividad.

 

• Costeo.

 

• Monitorización de los presupuestos.

 

• Manejo de inventarios.

 

• Manejo de seguros.

 

• Fomento de la cultura del buen uso de los recursos.

 

• Auditoría de procesos.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar VI.2.K. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de gerencia.

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el, los trabajadores e incluye una ficha técnica.

Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar VI.2.L. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores. Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Alto costo.

 

• Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar VI.2.M. Existe un proceso de monito-rización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

Estándar VI.2.N. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

RECURSOS HUMANOS

 

Propósito

 

El componente más valioso, así como el motor de mejoramiento de una empresa promotora de salud, son sus empleados; garantizar que la entidad cuenta con un grupo humano competente motivado y con voluntad de participación es esencial para una gestión que produzca los mejores resultados. Con este propósito, el perfil de los funcionarios, su actitud de servicio, el tipo de formación, la capacidad técnica para desarrollar las actividades propias del cargo que se desempeña, deben estar acordes con las necesidades de la organización.

 

La implementación del sistema de calidad depende en gran medida de la importancia que la institución dé a la conformación de un grupo humano idóneo, a promover el desarrollo de todas las personas que lo constituyen y a generar un adecuado ambiente de trabajo.

 

Aspectos como la autonomía, la creatividad, capacidad de compromiso y colaboración con el mejoramiento de los procesos y resultados de los servicios que presta la institución, son factores críticos de éxito en una organización enfocada al cliente. Por este motivo, la EPS (ARS) debe contar con un proceso de planeación del recurso humano y tener criterios claros para la selección, inducción y entrenamiento de sus funcionarios, adaptándose en forma permanente a los requerimientos de la organización.

 

                                Calificación de la organización

 

                               5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar VI.3.A. Existen procesos para identificar y responder a las necesidades identificadas de los clientes internos de la organización.

 

Estos procesos incluyen:

 

• Legislación relevante.

 

• Aspectos relacionados con la calidad de vida en el trabajo.

 

• Análisis de puestos de trabajo y definición de escala salarial.

 

• Reclutamiento, selección, vinculación, re-tención, promoción, seguimiento y retiro de personal.

 

• Evaluación de desempeño.

 

• Evaluación periódica de expectativas y necesidades que ayuden a dirigir el clima orga-nizacional.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Políticas de compensación.

 

• Estímulos e incentivos.

 

• Bienestar laboral.

 

• Necesidades de comunicación organizacional. Los procesos descritos son consistentes con los valores, misión y visión de la organización. Los procesos mencionados en el estándar debe incluir aquellos aspectos directamente relacionados con los procesos inherentes a la atención al cliente durante cada paso o fase de su atención.

 

Estándar VI.3.B. Existe un proceso para la planeac ión del recurso humano.

 

El proceso descrito considera los cambios que ocurren en su ambiente, tales como:

 

• Cambios en la misión de la organización.  

 

• Cambios en el plan estratégico.

 

• Cambios en la estructura organizacional.

 

• Cambios en la planta física.

 

• Cambios en la complejidad de los servicios.

 

• Disponibilidad de recursos.

 

• Legislación relevante.

 

• Tecnología disponible.

 

• La asignación de personal a todo nivel de la organización apoya la prestación de los servicios y está diseñado de acuerdo con:  

 

• Requisitos y perfil del cargo.

 

• Identificación de los patrones de carga laboral del empleo.

 

• Reubicación y promoción del personal en el evento de que una situación así lo requiera.

 

• La planeación del recurso humano en la organización está basada en las necesidades de los clientes, sus derechos o el Código de Etica organizacional y del diseño del proceso de atención.

 

Estándar VI.3.C. Existe un proceso para garantizar que el personal de la institución, profesional y no profesional, tenga la suficiente calificación y competencia para el trabajo a desarrollar. Estas calificaciones y competencias también aplican para aquel personal (profesional y no profesional) que sea contratado a través de terceras personas y es responsabilidad de la organización contratante la verificación de dichas competencias.

 

• Las calificaciones y competencias están definidas para cada puesto de trabajo.

 

• Las calificaciones incluyen la educación y la experiencia requerida para asumir las tareas y responsabilidades del puesto y se relacionan con: Experiencia. Licen ciamiento o certificación, si aplica.

 

• Las competencias definidas para el personal deben reflejar las expectativas del puesto de trabajo e incluyen: Conocimiento y habilidades. Relaciones interpersonales. Habilidades de liderazgo y administrativas. Conocimiento de estrategias para el mejoramiento de la calidad.

 

Estándar VI.3.D. La organización cuenta con un sistema de identificación de necesidades de educación continuada, el cual es planeado a partir de las necesidades identificadas en sus clientes internos y los servicios instalados o por instalar dentro de la institución.

 

• La educación continuada y actividades de entrenamiento promueven la competencia del personal

 

• Se provee información acerca del ambiente de trabajo y sus responsabilidades e incluyen:

 

• Valores.

 

• Misión y visión.

 

• Plan estratégico.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Regulaciones, estatutos, políticas, normas y procesos.

 

• Servicios disponibles.

 

• Objetivos y metas de la organización.

 

• Estructura organizacional.

 

• Expectativas del desempeño.

 

• Legislación relevante.

 

• Requisitos de actividades de salud ocupacional, seguridad y control de infecciones.

 

• Estrategias para mejorar la calidad del cuidado y servicio.

 

• Existe un proceso de educación integral y permanente para el personal de acuerdo con necesidades identificadas en la organización.

 

• La educación continuada refuerza los conceptos, procedimientos y políticas relacionados con el proceso de atención al cliente y su familia.

 

Estándar VI.3.E. La organización garantiza la evaluación de desempeño de todos los trabajadores, profesionales y no profesionales, asistenciales y administrativos.

 

• El desempeño es revisado y documentado durante el período de prueba.

 

• El mejoramiento de desempeño es revisado y documentado periódicamente o de acuerdo con los requerimientos legales o de la empresa.

 

• Se provee retroalimentación al personal evaluado.

 

Estándar VI.3.F. Se adelantan procesos que garantizan el cumplimiento de la responsabilidad encomendada a los trabajadores. Los procesos se relacionan con:

 

• El entrenamiento o certificación periódica del personal de la organización en aspectos o temas definidos como prioritarios, tanto para el área asistencial como para el área administrativa.

 

• Investigación científica.

 

• Entrenamiento de estudiantes, si aplica.

 

• Conciliación de protocolos médicos.

 

• Comunicación de cambios legislativos referentes a práctica profesional.

 

• Evaluación periódica de las condiciones de trabajo.

 

• Se realiza un plan para mejorar las condiciones de trabajo de los empleados.  

 

• La atención al cliente y su familia.

 

Estándar VI.3.G. Existe un proceso de comunicación y diálogo permanente con el personal y los acuerdos son incorporados en la política de recursos humanos de la organización.

 

Estándar VI.3.H. Existe un mecanismo seguro para mantener la confi dencialidad de los registros del personal de la organización. Lo anterior incluye:

 

• Acceso a los registros.

 

• Consentimiento de los trabajadores para acceder a sus registros. Este consentimiento no aplica para la ejecución de actividades cotidianas de la gerencia del recurso humano propias de la organización.  

 

Estándar VI.3.I. Existen procesos que garantizan la salud ocupacional y seguridad industrial para los trabajadores de la organización.

 

• Estos procesos son consistentes con la legislación o estándares de prácticas aceptados.

 

• Se adelantan programas de entrenamiento en prevención de riesgos y promoción de la salud.

 

Estándar VI.3.J. La organización cuenta con un proceso para evaluar periódicamente la satisfacción de los empleados.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar VI.3.K. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de la gerencia del recurso humano.

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del equipo de salud, el paciente, su familia y los trabajadores en general.

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el, equipo de salud e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados.

 

Estándar VI.3.L. Existe un proceso para diseñar e implementa r actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia, el equipo de salud y los trabajadores. Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.

 

• Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.  

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar VI.3.M. Existe un proceso de monito-rización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

Estándar VI.3.N. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados al equipo de salud, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

SISTEMAS DE INFORMACION

 

Propósito

 

Las EPS (ARS) son organizaciones altamente dependientes de información en todos sus procesos, debido a que requieren coordinar diferentes tipos de actividades en forma simultánea y garantizar que el afiliado demandante de servicios pueda acceder fácilmente a aquellas actividades que demanda. La infraestructura de sistemas y la seguridad y confiabilidad con que la organización maneja sus bases de datos es factor clave de éxito en los servicios; así mismo, la capacidad de la organización para procesar sus bases de datos, analizarlas y generar información confiable y segura es lo que le permite realizar adecuados procesos de planeación que respondan a las necesidades de su población afiliada.

 

Por este motivo, la importancia que se les dé y los recursos que la organización destine a estas actividades deben ser evaluados en un sistema de calidad enfocado al cliente. El diseño del sistema de información y el uso que se dé a sus bases de datos deben responder a las necesidades de la población afiliada y debe garantizar el cumplimiento de los requerimientos legales del sistema.

 

De esta manera, los estándares se encuentran enfocados a evaluar el gerenciamiento que la organización realiza de su sistema de información, resaltando aspectos de planeación y uso como soporte del mejoramiento de los procesos, productos y servicios.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar VI.4.A. Los procesos de la gerencia de la información están diseñados para identificar las necesidades de información dentro de la organización en cada uno de los procesos mencionados en cada sección de estándares del presente manual y responder a dichas necesidades.

 

Estándar VI.4.B. Existe un proceso para la recolección sistemática y permanente de aquellos datos e información identificada como relevante o crítica por las diferentes dependencias de la organización. La información debe contemplar aquella generada en los presta-dores de su red como en los procesos administrativos de la EPS.

 

Estándar VI.4.C. La información recolectada cuenta con protocolos explícitos para su procesamiento y análisis, identificando la periodicidad y el personal responsable.

 

Estándar VI.4.D. Existe un proceso para transmitir o distribuir la información recolectada y analizada. La transmisión debe garantizarla

 

• Oportunidad.

 

• Facilidad de acceso.

 

• Confiabilidad y validez de la información.

 

• Confidencialidad y seguridad.

 

Estándar VI.4.E. Existe un proceso para garantizar el adecuado almacenamiento y mantenimiento de la información. Este almacenamiento y mantenimiento debe contemplar:

 

• Acceso no autorizado.

 

• Pérdida de información.

 

• Manipulación.

 

• Mal uso de los equipos y de la información.

 

• Deterioro físico de los archivos.

 

Estándar VI.4.F. Existe un proceso periódico para recoger las necesidades, opiniones y niveles de satisfacción de los usuarios del sistema de información.

 

Estándar VI.4.G. La organización realiza una investigación exhaustiva cuando el análisis periódico de la información detecta variaciones no esperadas en el desempeño de los procesos o equipos, y se generan acciones preventivas y correctivas.

 

• La organización garantiza el diseño y seguimiento de protocolos por cumplir en caso de variaciones observadas.

 

Estándar VI.4.H. Existe un proceso para consolidar la información asistencial y administrativa. La información asistencial es aquella generada de los procesos de atención a los pacientes y su familia.

 

• Este proceso soporta la toma de decisiones relacionadas con los clientes, las administrativas y las de mejoramiento de la calidad.

 

• La información consolidada está disponible para la comparación frente a mejores prácticas.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar VI.4.I. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de sistemas de información.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el de los trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados

 

Estándar VI.4.J. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los méto dos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores. Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.

 

• Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.  

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar VI.4.K. Existe un proceso de monito-rización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

Estándar VI.4.L. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

GERENCIA DEL AMBIE NTE FISICO.

 

Propósito

 

Coherente con los grandes propósitos, la entidad debe contar con una política y procesos de gerencia del ambiente físico que contemple los recursos físicos, el mantenimiento de la seguridad y la preparación para emergencias y desastres.

 

Para el control y manejo de emergencias y desastres se debe contar con procesos definidos debidamente documentados y articulados con entidades coordinadoras, se contempla la realización de ejercicios periódicos para revisar protocolos y mantener una disciplina y organización de responsabilidades del personal en temas tales como incendios, donde se cuente con prácticas de prevención y capacitación como para el manejo de las situaciones de emergencia, la activación de alarmas, sistemas de evacuación y desactivación de sistemas inflamables; proceso de recepción de personas involucradas en emergencia o desastre, áreas dispuestas.

 

Además, se miden con indicadores la gerencia del ambiente físico, los factores de calidad del proceso de atención de manera priorizada por el riesgo, el volumen, su incidencia sobre factores clave de calidad, y de su medición se desarrollan procesos de mejoramiento que son compartidos y monitorizados permanentemente.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar VI.5.A. Existen procesos para identificar y responder a las necesidades de los usuarios de la organización.

 

Lo anterior incluye:

 

• La gerencia de los riesgos físicos y la seguridad industrial.

 

• La existencia de un plan de readecuación del ambiente físico según necesidades.

 

• La adecuada señalización

 

• Está diseñado y difundido un plan que desarrolla el método o programa que se utilizará para ejecutar las acciones que garantizan la protección de los usuarios y trabajadores dentro de la institución.

 

Estándar VI.5.B. Existen procesos para asegurar que el espacio, equipos e insumos cumplan con la legislación aplicable, códigos y regulaciones acordes con cada una de las organizaciones que regulan estos aspectos.

 

Estándar VI.5.C. Existen procesos para el manejo seguro del espacio físico, equipos e insumos. Los procesos garantizan el manejo seguro tanto para los trabajadores como para los clientes. a través de:

 

• Diseño y despliegue de una cultura institucional para el buen manejo del espacio físico, equipos médicos e insumos.

 

• Mantenimiento preventivo.

 

• Inspecciones regulares de seguridad.

 

• Investigación de incidentes y accidentes serios e implementación de estrategias para prevenir su recurrencia.

 

• Provisión de energía de emergencia.  

 

• Programaciones de limpieza.

 

Estándar VI.5.D. Existen procesos para el manejo seguro de desechos. El proceso considera:

 

• Identificación, clasificación y separación de desechos en la fuente.

 

• No reutilización de materiales.

 

• Impacto ambiental.

 

• Reciclaje y comercialización de materiales.

 

Estándar VI.5.E. Existe un proceso para asegurar la seguridad del usuario al visitar las instalaciones de la EPS

 

Estándar VI.5.F. Existen procesos diseñados que garanticen que la organización cuenta con un plan para los casos relacionados con la preparación para emergencias y desastres (internos o externos).

 

• Existe un plan organizacional que incluye: Análisis de vulnerabilidad institucional actualizado. Integración del plan con los planes de emergencias y desastres de las agencias gubernamentales o privadas responsables. Conexión a la red de urgencias. Desarrollo y revisión permanente de los planes para preparación en casos de emergencias y desastres.

 

• Existen planes individuales de las unidades funcionales que soportan el plan organizacional y describen cómo la unidad se integra al plan organizacional.

 

• Se adelantan ejercicios periódicos de aplicación del plan de emergencias y desastres. Estos ejercicios permitirán: Revisar los protocolos de desastres con todo el personal de la organización. Actualizar periódicamente al personal sobre los protocolos. Documentar la participación y conocimiento sobre los protocolos. Designar personal para reportar los ejercicios y asegurar que las recomendaciones se están llevando a cabo.

 

                                Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• La coordinación institucional del plan de emergencias y desastres contempla las siguientes actividades: Establecimiento de un centro dentro de la organización para facilitar y coordinar las actividades de respuesta. Localización y llamada del personal disponible que no está trabajando en esos momentos. La identificación del personal que está a cargo de los servicios. Asignación de responsabilidades específicas para emergencias particulares. Proveer un sistema de comunicaciones en caso de fallo del sistema telefónico de la organización. Reco-lectar y difundir la información necesaria. Relaciones con las agencias de emergencias y desastres.

 

Estándar VI.5.G. Existe un proceso para prevención y respuesta a incendios.

 

• El proceso está asesorado por guías de departamento de bomberos.  

 

• Capacitación a los empleados de la organización sobre los planes de incendios, localización y uso de equipos de supresión de incendios y métodos de evacuación.

 

• Activación de alarmas y notificación de la emergencia a los empleados y clientes de la organización, así como al departamento de bomberos.

 

• Instrucciones para el uso de sistemas de comunicación y para utilización de ascensores.

 

• Sistemas de evacuación.

 

• Señalización de sistemas de evacuación.

 

• Procesos de desconexión de gases o sustancias inflamables en los servicios.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

Estándar VI.5.H. Existe un plan para mejorar la calidad de los procesos de gerencia del ambiente físico

 

• El plan cuenta con objetivos y estrategias para el mejoramiento de la calidad en la organización y tiene asignado un responsable.

 

• El plan de mejoramiento está diseñado con base en la información obtenida del trabajador, el paciente y su familia.

 

• La información sobre el plan de mejoramiento cuenta con un sistema que garantiza el despliegue y divulgación hacia los trabajadores de la organización.

 

• El plan de mejoramiento cuenta con unos indicadores de seguimiento, los cuales están desarrollados de forma conjunta con el de los trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus valores se comparan frente a estándares aceptados

 

Estándar VI.5.I. Existe un proceso para diseñar e implementar actividades de mejoramiento a las prioridades seleccionadas en el plan mencionado en el estándar anterior.

 

• Los métodos para la determinación de prioridades consideran las necesidades y expectativas del paciente, la familia y los trabajadores. Esa prioridad podría estar asignada de acuerdo con criterios de:

 

• Alto riesgo.

 

• Alto volumen.

 

• Alto costo.< o:p>

 

• Los aspectos de la calidad que son considerados para el diseño e implementación de las actividades de mejoramiento incluyen alguno o todos los siguientes criterios:

 

• Seguridad.

 

• Continuidad.

 

• Coordinación.

 

• Competencia.

 

• Aceptabilidad.

 

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Calificación de la organización

 

                              5                              4                              3                              2                              1                          NA

 

• Efectividad.

 

• Pertinencia.  

 

• Eficiencia.

 

• Accesibilidad.

 

• Oportunidad.

 

Estándar VI.5.J. Existe un proceso de monito-rización permanente del mejoramiento de los procesos seleccionados como prioritarios y a los cuales se les identificó e implementó actividades de mejoramiento.

 

• El sistema de medición cuenta con un método formal y permanente de evaluación, recolección de información, procesamiento y análisis de resultados.

 

Estándar VI.5.K. Los resultados de las actividades del mejoramiento de la calidad son comunicados.

 

• Los resultados son comunicados a los trabajadores, a los proveedores, a las EPS, al paciente y su familia, a la comunidad y a otras entidades, si aplica.

 

• Los resultados son comunicados a través de canales apropiados, diseñados o seleccionados por la organización, para llegar a los destinatarios mencionados.

 

GLOSARIO

 

Para efectos del presente manual se adoptan las siguientes definiciones.

 

Ambiente físico. Medio en el que se desarrollan los seres humanos y que potencialmente puede condicionar su crecimiento, desarrollo, supervivencia y comportamientos. Comprende todos los aspectos externos al organismo humano de tipo físico, químico o biológico, que ejercen alguna influencia sobre su salud, y respecto del cual tiene limitada capacidad de control.

 

Auditoría de calidad: Es el mecanismo sistemático y continuo de evaluación del cumplimiento de estándares de calidad complementarios a los que se determinan como básicos en el Sistema Unico de Habilitación. Los procesos de auditoría serán obligatorios para las entidades departamentales, distritales y municipales de salud, las instituciones prestadoras de servicios de salud, las entidades promotoras de salud, las administradoras del régimen subsidiado, las entidades adaptadas y las empresas de medicina prepagada. La Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud implica:

 

1. La realización de actividades de evaluación y seguimiento de procesos definidos como prioritarios.

 

2. La comparación entre la Calidad Observada y la Calidad Esperada, la cual debe estar previamente definida mediante guías y normas técnicas, científicas y administrativas.

 

3. La adopción por parte de las instituciones de medidas tendientes a corregir las desviaciones detectadas con respecto a los parámetros previamente establecidos.

 

Autocontrol. Cada miembro de la entidad planea, ejecuta, verifica y ajust a los procedimientos en los cuales participa, para que estos sean realizados de acuerdo con los estándares de calidad definidos por la normatividad vigente y por la organización.

 

Benchmarking (referenciación competitiva). Es el proceso de compararse y evaluarse continuamente con otras organizaciones consideradas como las mejores para lograr información sobre filosofías, estrategia, procesos, medidas que le pueden ayudar a su organización a tomar acciones para mejorar su desempeño.

 

Bienestar laboral. Concepto relacionado con la calidad del ambiente de trabajo, que se refiere a una sensación individual medible a través de una valoración subjetiva por parte del trabajador construida por la incidencia de los factores físicos de su entorno, los sentimientos de autoestima y la sensación de pertenencia a una comunidad mediante la integración social en la organización.

 

Cliente. Cualquier individuo, familia, grupo o comunidad (interno o externo a la organización) que recibe cuidados y tratamientos o servicios de la organización. En el contexto de este manual de estándares se homologará la palabra cliente externo con la de paciente o afiliado.

 

Comité ad hoc. Grupo de personas idóneas y especialistas para algún fin que operan para realizar o promover determinadas actividades o iniciativas de interés común.

 

Confidencialidad. Respeto a los derechos del paciente para controlar la distribución y difusión de los datos de su enfermedad. Limitación al acceso, a los datos y la información a los individuos que tengan necesidad, motivo y esté autorizado su acceso.

 

Continuidad. Componente de la calidad de la asistencia al paciente que consiste en la coordinación de la asistencia misma necesaria entre diferentes médicos y centros sanitarios y a lo largo del tiempo.

 

Control. Conjunto de operaciones encaminadas a verificar y comprobar el funcionamiento, productividad, etc., de algún proceso de acuerdo con unas directrices y planes establecidos.

 

Dato. Variable asociada a un acontecimiento. Cuantificación de un fenómeno. Representación de un término de un mensaje (conocimiento) en forma digital. Registro individual y puntual de un hecho. Materia prima de la información.

 

Direccionamiento estratégico. Es un concepto amplio que significa focalizar esfuerzos y lograr solidaridad hacia propósitos comunes. No es un sistema gerencial ni un instrumento específico. Busca orientar la organización hacia el futuro y hacia el mercado (entorno), para garantizar su supervivencia a largo plazo. Es un proceso o método mediante el cual la dirección involucra la planificación, la toma de decisiones y el establecimiento de los procedimientos para ejecutar las decisiones así como hacer que las demás personas de la organización realicen las tareas encomendadas y supervisadas.

 

Efectividad. El grado en que la asistencia médica se presta de forma correcta, según el estado actual del conocimiento, para alcanzar el resultado proyectado o deseado por el paciente.

 

Eficiencia. Indicadores y resultados que miden el nivel de recursos empleados en un proceso para atender los requisitos de los clientes. Relación entre los resultados (resultados de la asistencia) y los recursos utilizados para prestar la asistencia al paciente.

 

Equipo de salud. Grupo de personas del sector salud que realizan diferentes aportes con una metodología compartida, de cara a un objetivo común centrado en el diagnóstico, tratamiento o rehabilitación de la salud, así como las actividades de promoción de la salud y prevención de la enfermedad; donde cada miembro tiene claramente asumidas sus propias funciones y los intereses comunes, y todos los miembros comparten la responsabilidad de los resultados.

 

Equipo administrativo. Grupo de personas dedicadas a acciones de guía, coordinación y dirección de una institución, orientadas hacia la mejora de sus objetivos y el cumplimiento de sus fines.

 

Estándar. Nivel alcanzable y deseable del desempeño contra el cual puede ser comparado el desempeño actual.

 

Estrategia. Acción de largo y mediano plazo necesaria para alcanzar la visión. Camino que ha de seguir la organización para garantizar su supervivencia en el largo plazo. Medios o caminos escogidos (necesarios) para alcanzar posiciones futuras favorables (metas) en relación con otros competidores en determinado mercado.

 

Ficha técnica. Documento de carácter técnico que soporta y estandariza en la organización los aspectos básicos de cada uno de los indicadores. Esta Ficha técnica contiene la conceptualización y referencia bibliográfica importante del indicador incluyendo sus ventajas y limitaciones, el uso que la organización pretende darle la forma de estandarización, la cual comprende las fuentes de recolección de la información, los responsables de la misma, los datos necesarios para conformar el numerador y el denominador, y la fórmula de construcción del indicador. Adicionalmente, se incluye en la Ficha técnica la periodicidad de medición.

 

Integralidad. Papel de coordinación de una organización para que un paciente use una serie de prestadores cuyo trabajo en conjunto sea complementario dentro de un mismo proceso de atención en un punto del tiempo o a lo largo del mismo. Una herramienta, tablero o señal de medición, que se utiliza como una guía para monitorear, evaluar y mejorar la calidad de la atención del cliente, los servicios de apoyo y las funciones de la organización que afectan los resultados del cliente.

 

Monitoreo. Se refiere a la vigilancia constante y la medición sistemática de un fenómeno, se emplea para detectar tempranamente cualquier alejamiento del buen manejo o estándar del proceso y su corrección inmediata. Se utilizan criterios explícitos para temas considerados como importantes, esenciales o básicos, manejados en condiciones específicas.

 

Objetivo. < /b>Resultado o condición esperada que lleva un tiempo alcanzar y que se especifica en una declaración mensurable que sirve de guía para establecer los objetivos intermedios.

 

Oportunidad. Dimensión de la actuación referente a la manera en que se presta la asistencia o se realiza una intervención en el paciente en el momento más beneficioso o necesario.

 

Pares, revisión por. Evaluación de la actuación de un profesional realizada por un compañero de profesión.

 

Personal. Funcionarios que laboran en o para la organización. Incluye a los profesionales de la salud, a los profesionales de áreas diferentes a la salud y a los demás trabajadores no profesionales de cualquier nivel.

 

Pertinencia. Cualidad de lo que exactamente conviene o corresponde al objetivo que se trate.

 

Plan de egreso. Documento que contiene el reporte final de la estadía del paciente, los requerimientos futuros necesarios, el proceso para identificar las necesidades; y la estrategia para el continuo de cuidados al cliente después de su egreso.

 

Proceso. El concepto de proceso puede ser entendido como el conjunto de causas que provocan un o unos efectos. Es una serie de acciones, sucesos, mecanismos, o pasos interrelacionados y orientados hacia un objetivo. También puede ser definido como la secuencia de tareas organizadas, repetitivas que producen un resultado (producto / bien / o servicio) predeterminado, y tienen un solo responsable. En este documento se entenderá por proceso una forma de articular el conjunto de actividades, prácticas, comportamientos, procedimientos, sistemas y mecanismos repetitivos con los cuales opera una organización.

 

Promoción (laboral). Cualquier cambio real en la posición o status dentro de la empresa que suponga un ascenso. Impulso a una determinada acción, y especialmente a una empresa, producto o servicio.

 

Reclutamiento. Conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar puestos de trabajo dentro de la organización. Es, por tanto, una actividad positiva de invitación, de incremento de insumos.

 

Recurso humano. Número de puestos de trabajo ocupados realmente, con independencia de la vinculación jurídica del personal, por lo que no se incluyen las suplencias.

 

Resultado (Outcomes). Efecto y consecuencia de la actuación (o no actuación) de una función o proceso(s).

 

Resultados adversos. Efectos o consecuencias no esperados y no deseables de un proceso de atención a un cliente, los cuales no son dependientes de la historia natural de la enfermedad

 

Salud ocupacional. Se interesa de la salud de los individuos o los grupos en relación con su trabajo y su ambiente laboral. Incluye la capacidad de los individuos para adaptarse a su actividad laboral y, a su vez, la adaptación del ambiente laboral a los individuos que en él trabajan.

 

Seguridad. Es el conjunto de elementos estructurales, procesos, instrumentos y metodologías, basadas en evidencia científicamente probada, que propenden minimizar el riesgo de sufrir un evento adverso en el proceso de atención de salud o de mitigar sus consecuencias.

 

Seguridad industrial. Conjunto de medidas técnicas, educacionales, médicas, sociológicas, empleadas para prevenir accidentes, eliminar las condiciones inseguras del ambiente e instruir o convencer a las personas sobre la implantación de medidas preventivas. Su empleo es in dispensable para el desarrollo satisfactorio del trabajo.

 

Selección. Elección del candidato adecuado para el cargo adecuado o, más ampliamente, entre los candidatos reclutados, aquellos más adecuados a los cargos existentes en la empresa con miras a mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño del personal.

 

Unidad funcional. Conjunto organizado de factores o recursos productivos que interactúan de una manera armónica, se encuentran bajo el control de un centro de decisión único y están dedicados a la obtención de productos o resultados concretos.